>> Accettazione delle riparazioni e gestione laboratorio assistenza
Facile Manager è il tuo miglior gestionale per la gestione delle riparazioni e assistenza clienti. È stato progettato per semplificare il processo di gestione delle riparazioni e degli interventi tecnici di laboratorio.
Come programma e software di gestione assistenza utilizza un modulo di accettazione delle riparazioni e assistenze da effettuare, registrando tutti i dati necessari ad effettuare la riparazione: descrizione dell'oggetto da riparare, descrizione del problema o del guasto, elenco degli articoli e dei ricambi utilizzati, compreso la manodopera e il lavoro del tecnico.
Con il gestionale Facile Manager è possibile utilizzare il modulo di riparazione anche per gestire le richieste di intervento tecniche esterne.
Il gestionale Facile Manager, nella gestione del modulo di assistenza, ne consente successivamente la chiusura attraverso uno dei tipi o modelli di documento disponibili: fattura, ddt, ricevuta, scontrino o semplice rapporto di consegna.
L'inserimento o la creazione di una scheda o modulo di riparazione o di intervento tecnico, nel gestionale, è simile alla creazione di qualsiasi altro tipo di documento: fatture, ddt, ordine, ecc..., con la particolarità di avere dei campi specifici per le riparazioni compreso lo stato di riparazione (definibili liberamente):
- da riparare
- riparato
- evaso
- ecc...
Modulo di riparazione (Accettazione delle riparazioni e assistenza)
Una scheda di riparazione o intervento deve avere necessariamente uno "stato di riparazione". Nel gestionale è già definita un Modulo di riparazione attraverso il quale è possibile creare la scheda di intervento o riparazione. Se occorrono altre schede attraverso cui fare l'accettazine (Moduli di riparazione) per differenziare i tipi di interventi procedere nel modo seguente:
- Nella tabella Modelli documenti, creare un modello simile ad un modulo di riparazione già esistente, attivando le voci 'Modello riparazione' e 'Mostra nel menu'
- Nella tabella Categorie definire eventuali categorie cui associare determinate caratteristiche (o campi aggiuntivi) per abilitare la richiesta di campi liberi nel modulo di riparazione
- Nella tabella Stato Riparazione definire i vari stati della riparazione
Vediamo in dettaglio il modulo di accettazione delle riparazioni. Per l'accesso procedere dal menu Contratti e assistenza e selezionare Modulo Riparazione
Il dettaglio del modulo di riparazione si presente nel seguente modo:
Le voci evidenziate nel modulo di riparazioni significano:
- Stato della riparazione: può assumere diversi stati liberamente definibili come ad esempio: Da riparare, Riparato, Consegnare, ecc... (definibili nella tabella Stato riparazione)
- Data di accettazione della riparazione o data di apertura dell'intervento
- Categoria: facoltativa, è possibile categorizzare le riparazioni, anche a fini statistici. Sulle categorie sono definibili liberamente dei campi, che possono essere utili per raccogliere informazioni in modo parametrizzato
- Contratto: al modulo di riparazione è possibile associare un contratto, sia a livello di tutta la riparazione oppure sul singolo rigo del prodotto o manodopera. Ad esempio si è effettutata una riparazione o assistenza da imputare a contratti diversi.
- Soggetto: è il cliente a cui fatturare la riparazione o assistenza
- Oggetto: descrizione sommaria dell'oggetto in riparazione o assistenza
- Problema: descrizione sommaria del problema
- Elenco degli articoli, ricambi, prodotti utilizzati per l'assistenza o riparazione, compresa eventuale manodopera
- Campi liberamente definibili sulla categoria associata al modulo di riparazione
- Riepilogo contabile dell'intervento tecnico
- Tecnico: riporta automaticamente (in base all'utente che ha effettuato l'accesso) il tecnico che apre la riparazione oppure l'ultimo tecnico che ha effettuato una modifica o intervento
- Importo max: eventuale importo massimo da non superare che il cliente ha comunicato
- Matricola del prodotto in riparazione. Se l'oggetto in riparazione è stato più volte in laboratorio, grazie alla matricola è possibile effettuare una ricerca dei precedenti interventi tecnici
- Garanzia: riporta (grazie alla matricola) se l'oggetto è ancora in garanzia e ne consente di aprire il documento di vendita
- Note: eventuali note del tecnico a chiusura della riparazione, magari l'esito finale
A seguito del salvataggio del modulo di riparazione, il software consente la stampa del modulo di riparazione stesso, ma anche eventualmente di un'etichetta da applicare sull'oggetto ai fini dell'identificazione nel laboratorio
Le voci evidenziate significano:
- Consente l'evasione e la chiusura del modulo di riparazione, con l'emissione di una fattura o di un ddt o di uno scontrino, ecc...
- Consente la personalizzazione con frasi di apertura e chiusura della riparazione, molto utile se si desidera contemporaneamente generare un preventivo per approvazione
- Consente la stampa del modulo di riparazione
- Consente la stampa di un secondo modulo o di un etichetta da applicare all'oggetto per l'identificazione in laboratorio
Elenco riparazioni ed evasione e chiusura delle riparazioni ed assistenza
Ecco qui di seguito l'elenco delle riparazioni con in evidenza le riparazioni ancora aperte:
Nell'elenco delle riparazioni tra le altre operazioni possibili le principali sono:
- Raggruppamento dei documenti (o moduli di riparazione) per categoria
- Statistica delle riparazioni
- Evasione delle riparazioni, attraverso la selezione del tipo di documento con cui evadere: fattura, ddt, scontrino, ricevuta, ecc...
- Stato riparazione: è il filtro principale di selezione delle riparazioni: normalmente si opera con lo stato delle riparazioni in stato "Aperte", che mostra tutte le riparazioni non evase e non annullate