Conservazione sostitutiva gratuita: conferma e rinnovo.

Per tutti coloro che hanno optato per la conservazione sostitutiva gratuita dell'agenzia delle entrate, all'avvio della fatturazione elettronica obbligatoria il 1 gennaio 2019, si raccomanda di prestare la massima attenzione alla necessità di conferma e rinnovo della conservazione stessa. Benchè il servizio di conservazione dell'agenzia delle entrate sia gratuito, è però necessario confermare e/o rinnovare l'adesione ogni 3 anni.

Si ricorda che la conservazione sostitutiva è obbligatoria, e nel caso si sia optato per la conservazione sostituiva dell'agenzia delle entrate, il servizio è gratuito. Una volta aderito, non occorre fare nulla, è tutto automatico.

Siccome quando è partita la fatturazione elettronica, tutti coloro che hanno richiesto la conservazione sostitutiva dell'agenzia delle entrate (insieme alla registrazione della PEC o del Codice SDI),  lo hanno fatto fra la fine del 2018 e l'inizio del 2019, si vedranno l'adesione Revocata o in Scadenza.

Come rinnovare la conservazione sostitutiva: entrare nel sito dell'agenzia delle entrate con le proprie credenziali, accedere alla sezione della fatturazione elettronica, poi alla sezione Conservazione e aderire nuovamente al servizio. Visionare il video  "Come rinnovare il servizio di conservazione sostitutiva dell'agenzia delle entrate" per maggiori informazioni. Nel caso la conservazione sia scaduta da alcuni giorni, settimane o anche mesi, non è un problema, perchè in fase di rinnovo viene chiesta la data a partire dalla quale riavviare il servizio di conservazione. In questo caso si avrà cura di inserire il giorno in cui era scaduta.

Conservazione sostitutiva e consultazione

Spesso si fa confusione tra i due servizi offerti dall'agenzia delle entrate:

  • Conservazione sostitutiva
  • Consultazione fatture

Il servizio di conservazione consiste nella conservazione delle fatture, come previsto dalla legge, dei files xml, attribuendo ad essi data e ora di emissione, e che potranno essere oggetto di verifiche e richieste fiscali. Una volta aderito al servizio di conservazione, non occorre fare nulla: è tutto automatico. In caso di necessità, cioè nel caso occorra recuperare i files xml in conservazione, occorre fare richiesta attraverso il modulo predisposto dall'agenzia delle entrate, che generalmente in pochi giorni rende disponibili i files richiesti. Quindi i files xml non sono immediatamente visualizzabili e scaricabili, ma dietro richiesta all'agenzia delle entrate.

Il servizio di consultazione, facoltativo, non obbligatorio, consiste nella possibilità di consultare le fatture xml direttamente nell'area dell'agenzia delle entrate, senza necessità di fare alcuna richiesta: entrando nell'area riservata sarà possibile visionare e scaricare direttamente i files xml emessi e ricevuti degli ultimi due anni. È evidente la comodità del servizio, in quanto è possibile recuperare le fatture per controllo contabile o in caso di perdita di dati e occorre ricostruire l'archivio.