Fattura elettronica: come funziona e quale software?

Come funziona, come fare e quale software utilizzare per l'emissione della fattura elettronica? Il 1 gennaio 2019 entra in vigore la fattura elettronica tra privati  e non solo più verso la pubblica amministrazione come è adesso. Occorre, pertanto, conoscere e prepararsi in modo da non trovarsi impreparato. Qui seguito riassumiamo i concetti principali e i passi necessari da compiere.

Cosa fare per essere pronti ad inviare o ricevere le fatture elettroniche?
Fattura elettonica: emissione fatture di vendita (o a clienti)
Fattura elettronica: ricezione fatture di acquisto
Quale software per la fattura elettronica?
Conservazione a norma delle fatture elettroniche
Chi sono esclusi dalla fatturazione elettronica?

Innanzi tutto, va detto che l'entrata in vigore della fattura elettronica non cambia e non deve cambiare i processi amministrativi e contabili propri di ogni azienda, ma semplicemente comporta solo l'invio elettronico della fattura anzichè la stampa cartacea: tutto qui! 

Anche le fatture di acquisto dei propri fornitori si riceveranno per via elettronica e non più in modo cartaceo.

Però va subito detto che per invio elettronico non si intende l'invio del file in PDF, ma di un file creato secondo una struttura particolare definito dal sistema SDI dell'agenzia delle entrate e di cui, in realtà, non ci si deve preoccupare in quanto saranno i gestionali a produrli e ad inviarli. Anche la stampa cartacea o in pdf potranno continuare, ma saranno solo un servizio di cortesia che si intende dare al cliente, in quanto non avranno valore fiscale.

Cosa fare per essere pronti ad inviare o ricevere le fatture elettroniche?

L'invio delle fatture elettroniche, se pur nel formato previsto dal sistema SDI dell'agenzia delle entrate, non avviene inviando il file direttamente al cliente (nel caso di fatture di vendita) oppure la ricezione delle fatture elettroniche non avviene direttamente da ogni fornitore (nel caso di fatture di acquisto). In realtà tutto deve transitare per il sistema SDI dell'agenzia delle entrate: che funge da sistema di inoltro e smistamento di ogni documento. Affinchè le fatture raggiungano la destinazione occorre che il sistema e l'agenzia delle entrate sappia chi siamo e quale mezzo abbiamo scelto per ricevere le suddette fatture.

Ad onor del vero, l'agenzia delle entrate conosce chi siamo, dalla presenza nella fattura della partita iva o del codice fiscale, ma occorrerà che gli segnaliamo quale metodo di ricezione abbiamo scelto fra uno dei seguenti:

1. A mezzo PEC, posta certificata
2. A mezzo servizio FTP (richiede un codice univoco di 7 caratteri)
3. A mezzo servizio WEB API (richiede un codice univoco di 7 caratteri)

Dei tre metodi specificati, sicuramente, il più utilizzato sarà il primo: cioè riceveremo le fatture elettroniche emesse dai nostri fornitori attraverso il sistema di interscambio SDI nella nostra casella di posta elettronica certificata. Analogamente le fatture che noi emettiamo ai nostri clienti e che saranno spedite attraverso al sistema di interscambio verrano recapitate nelle caselle di posta certificate dei nostri clienti. 

Il secondo e il terzo metodo saranno utilizzati da aziende medio/grandi oppure da coloro che sceglieranno di generare e conservare le fatture elettroniche avvalendosi di servizi web, nel cloud, sui cui gestori ricadrà l'onere dell'abilitazione e dell'attivazione servizio. In questi due casi non si dovrà spedire nulla o ricevere nulla su posta certificata, ma tutto è concentrato in un portale web che a seconda di chi si sceglie offrirà piò o meno funzionalità. 

Indipendentemente dal metodo scelto è fortemente consigliato di comunicare sul portale dell'agenzia delle entrate la casella di posta certificata se si è optato per il metodo 1 oppure il codice di 7 caratteri se si è optato per il metodo 2 o 3.

Vediamo più in dettaglio cosa fare nel caso che si scelga, come è probabile, il primo metodo, ovvero l'invio e la ricezione attraverso posta certificata.

Fattura elettonica: emissione fatture di vendita (o a clienti):

La creazione della fattura nel gestionale, non cambierà, sostanzialmente tutto sarà compe prima. Al termina della compilazione della fattura il gestionale provvede a generare il file XML secondo le specifiche richieste. Occorrerà firmare il file con la propria smart card e procedere con l'invio al sistema SDI. (Con il gestionale Facile Manager la firma e l'invio avvengono con 2 semplici clic).

Occorre tener conto dei seguenti casi:

• Fatture alle pubbliche amministrazioni:
  • Emettere fattura normalmente avendo cura di inserire il codice univoco dell'amministrazione, un codice alfanumerico di 6 caratteri che l'amministrazione avrà comunicato e che come un cap per gli indirizzi, rappresenta l'elemento identificativo dell'ente per il sistema di interscambio SDI dell'agenzia delle entrate.
    Il sistema SDI inoltrerà la fattura all'amministrazione destinataria se il codice è corretto, altrimenti la fattura verrà scartata e comunicata la mittente.
• Fatture ad aziende, ovvero a privati con partita iva (B2B)
  • Se il privato comunica di avere un codice univoco di 7 caratteri, deve essere utilizzato quello, altrimenti occorrerà specificare l'indirizzo email pec, di posta certificata
    Il sistema SDI inoltrerà la fattura al cliente attraverso il codice univoco di 7 caratteri, oppure se assente (cioè valorizzato con 7 zeri) procederà con l'invio su posta certificata indicata in fattura. Se in fattura non è indicata nessuna posta certificata verrà utilizzata l'eventuale posta certificata che è stata specificate nel portale dell'agenzia delle entrate nella sezione Fatture elettroniche. L'email comunicata all'agenzia delle entrate per ricevere le fatture prevale, comunque, su quella inserita in fattura, qualora questa sia diversa.
    Nel caso di problemi di consegna, per email pec inesistente, casella piena, ecc..., il sistema SDI notificherà al mittente la mancata consegna. La fattura è comunque valida ma si dovrà notificare al cliente il problema e contemporaneamente inviargli una copia cortesia in formato PDF.
• Fatture a privati, consumatori finali non professionisti non dotati di partita iva (B2C)
  • Emettere la fattura utilizzando un codice univoco generico valorizzato con 7 zeri ed inserire il codice fiscale
    Il sistema SDI non effettuerà nessun inoltro di fattura, ma la renderà disponibile nel cassetto fiscale del contribuente.
    Occorrerà consegnare al cliente un copia in formato cartaceo o pdf della fattura.
• Fatture a clienti dell'Unione Europea o Extra UE
  • Si dovrà in ogni caso emettere fattura elettronica inserendo come codice univoco XXXXXXX (7 X) e inoltrarla al sistema SDI. Contemporaneamente provvedere all'invio della fattura in formato PDF.

Fattura elettronica: ricezione fatture di acquisto:

• Ricezione fatture da Aziende Italiane
  • La ricezione delle fatture di acquisto comporta sicuramente meno interrogativi e dubbi. È consigliabile comunicare all'agenzia delle entrate nella sezione Fatture elettroniche la propria casella di posta certificata dove si desidera ricevere le fatture. Oppure comunicare di volta in volta al proprio fornitore la propria casella di posta certificata. Il gestionale provvederà ad importare il file e a renderla visibile e leggibile.
• Ricezione fatture da Azienda dell'Unione Europea o Extra UE
  • Il processo di ricezione e registrazione non cambia rispetto a quanto già avviene oggi.

Le fatture di acquisto non vanno firmate in quanto sono state firmate dal nostro fornitore. Ma sia le fatture emesse che le fatture di acquisto devono essere conservate, ovvero occorre procedere alla conservazione sostitutiva come previsto dalla legge.

Sia le fatture elettroniche  emesse che le fatture elettroniche ricevute possono scatenare da parte del sistema SDI la creazione di messaggi, quali ad esempio:

• Messaggio di scarto per errori formali di compilazione della fattura
• Messaggio di notifica di inoltro al destinatario
• Messaggio di decorrenza dei termini in caso di non riscontro da parte dell'amministrazione destinatario
• Ecc...

Tutti questi messaggi andranno conservati a corredo della relativa fattura.

Quale software per la fattura elettronica?

Quasi tutti i gestionali offrono o offriranno a breve la gestione della fattura elettronica e quindi rispondono pienamente a tutte le problematiche ad esse connesse. Oltrettutto l'azienda fornitrice del gestionale è sicuramente un ottimo partner nell'analisi dei problemi connessi alla gestione delle fatture elettroniche.

Tra i gestionali occorre distinguere:

• Gestionali con uso in rete locale ( cui appartiene Facile Manager)
• Gestionali con uso in rete locale ma con gestione delle fatture elettroniche in Cloud
• Gestionali con uso esclusivo in Cloud

Occorrerà quindi considerare attentamente le proprie esigenze e valutare i costi dei servizi, i vantaggi e gli svantaggi di una soluzione rispetto all'altra,  valutando sempre e comunque le possibilità di gestire il tutto quanto più in autonomia possibile.

Occorre però rilevare che esistono anche dei servizi gratuiti di compilazione della fattura elettroniche, offerti ad esempio dal sito Fattura Pa e dall'agenzia delle entrate. Consigliamo questi servizi ad aziende che emettono pochissime fatture all'anno, in quanto sono servizi di sola compilazione e non consentono di effettuare calcoli o report di qualsiasi tipo, nè tantomento creare archivi anagrafici. 

Conservazione a norma delle fatture elettroniche

Per quanto riguarda la conservazione delle fatture elettroniche ci sono tre soluzioni:

• Conservazione in azienda, con un software adeguato oppure con lo stesso gestionale (il gestionale Facile Manager consente anche la conservazione sostitutiva) purchè rispetti i requisiti previsti dalla legge.
• Conservazione a mezzo servizi web in cloud: benchè siano dei servizi molto validi, con il vantaggio di poter accedere da ogni pc e da ogni luogo attraverso internet, comporta sicuramente l'adozione di un sistema le cui condizioni non potremo contrattarle ma decidere se aderivi o meno al prezzo indicato. Altri problemi possono verificarsi se, ad esempio, le condizioni economiche del servizio dovessere peggiorare, il trasferimento e/o la migrazione verso un altro servizio web potrebbe essere molto complicato.
• Conservazione presso l'agenzia delle entrate: è un servizio sicuramente valido e, tra l'altro anche gratuito. Non è automatico ma occorrerà sottoscriverlo. Da tenere presente che il servizio di conservazione dell'agenzia delle entrate adempie sicuramente alle necessità di conservazione fiscale, ma non a quelle di tipo civilistico.

Chi sono esclusi dalla fatturazione elettronica?

Non sono tenuti all’obbligo di fatturazione elettronica:
- i soggetti che hanno aderito al regime di vantaggio di cui all’art. 27 co. 1 e 2 del DL 98/2011;
- i soggetti che hanno aderito al regime “forfetario” di cui all’art. 1 co. 54 - 89 della L. 190/2014;
- i produttori agricoli “esonerati”di cui all’art. 34 co. 6 del DPR 633/7213.

Per eventuali informazioni non esitate a contattarci.