Uso e gestione delle Gift Card

Le gift card (o carte regalo) sono strumenti sempre più diffusi nel commercio al dettaglio e online, utili per fidelizzare i clienti e favorire nuovi acquisti. All'interno del gestionale Facile Manager, è possibile gestire in modo completo l'intero ciclo di vita delle gift card, dalla loro emissione alla vendita, fino al loro utilizzo parziale o totale da parte del cliente.

Questa guida fornisce tutte le informazioni riguardanti l'uso delle gift card ( e dei buoni) nel gestionale Facile Manager. Se non si è interessati alla parte contabile, dove si parla di aspetti contabili, la si potrà ignorare.

È inoltre disponibile una gestione semplificata dell'emissione dei buoni monouso e multiuso, idonea solo a riportare le informazioni sullo scontrino. Se ne parla in fondo a questa pagina.

Cos'è una Gift Card

Una gift card è una carta prepagata che ti permette di fare acquisti presso il negozio o l’azienda che l’ha emessa, fino al valore indicato. Può essere usata più volte fino all’esaurimento del credito (multiuso), oppure avere un importo fisso da usare in un’unica volta (monouso).

Buono Monouso e Multiuso: Differenze fiscali

Quando una gift card viene utilizzata in fase di pagamento, è importante distinguerne la natura fiscale:

• Buono Monouso: può essere utilizzato per acquistare beni o servizi in un'unica soluzione e per un importo definito. Fiscalmente, l’IVA si considera assolta al momento della vendita della gift card. Di conseguenza, l’importo pagato va registrato immediatamente come corrispettivo. Quando poi si utilizzerà la Gift Card, l'iva non sarà calcolata nuovamente. Dal punto di vista contabile al momento della vendita della Gift Card l'importo confluisce in un conto Debito Buoni monouso, mentre al momento dell'uso, avviene lo storno dal conto Debito Buoni monouso, e e il contestuale uso del conto Vendite.
• Buono Multiuso: consente più utilizzi e/o l’acquisto di beni/servizi con aliquote IVA diverse. In questo caso, l’IVA è dovuta solo al momento dell’effettivo utilizzo della gift card per l’acquisto dei beni o servizi. Al momento della vendita della gift card, non si genera operazione imponibile ai fini IVA. L'importo confluisce in un conto Debito Buoni multiuso. Al momento dell'uso del buono come metodo di pagamento, si inseriscono gli articoli effettivamente venduti, viene rilevata l'iva, viene stornato il conto Debito Buoni multiuso e utilizzato il conto vendite.

Nel gestionale Facile Manager, questa distinzione viene gestita in fase di configurazione e utilizzo delle gift card, in modo da garantire la corretta gestione contabile e fiscale in fase di emissione, vendita e utilizzo presso i registratori di cassa.

Configurazione e Utilizzo delle Gift Card in Facile Manager

Per utilizzare correttamente le gift card all'interno del gestionale Facile Manager, è necessario seguire alcuni passaggi fondamentali, dalla configurazione iniziale alla gestione della vendita e del successivo utilizzo in cassa.

1. Abilitazione dell’uso delle Gift Card
Prima di iniziare, è necessario verificare che l’uso delle gift card sia abilitato nelle Impostazioni Archivio: Sezione Magazzino: Abilitare Tracciabilità (lotti, matricole, gift card)

2. Inserimento articoli Gift Card
Creare nell’elenco articoli uno o più articoli per ogni tipo di gift card. Per ciascun articolo gift card:

• Impostare il tipo di articolo su: Gift Card
• Assegnare la corretta aliquota IVA: IVA ordinaria (es. 22%) se la gift card è monouso (quindi soggetta a IVA al momento della vendita), invece Natura IVA N2 – Non soggetta se si tratta di buono multiuso (l’IVA si applicherà solo al momento dell’utilizzo)

Ecco un esempio ridotto della maschera di carico di un articolo:

È possibile differenziare articoli gift card per taglio (es. 25€, 50€, 100€) utilizzando anche il listino sull'articolo o utilizzare un solo articolo con valore variabile, poichè il valore sarà determinato al momento della vendita.

Attenzione al conto: Ricavo. Se si gestisce anche la contabilità occorre impostare il conto di prima nota verso cui sarà canalizzato il flusso finanziario della vendita delle Gift Card: il conto dovrà essere diverso se la Gift Card è monouso oppure multiuso.

3. Carico delle Gift Card disponibili
Dopo aver creato gli articoli, è necessario caricare le quantità delle gift card disponibili. Il metodo dipende dalla provenienza:

• Se le gift card sono prodotte o generate internamente, utilizzare un documento di Carico manuale
• Se le gift card sono state acquistate da terzi, occorre caricarle tramite documento di acquisto (es. fattura o DDT)

Durante il carico, è possibile indicare i codici univoci delle gift card (codici seriali, codice a barre o QRcode) che verranno poi selezionati in fase di vendita.

Ecco un esempio ridotto della maschera di un documento di carico: dopo aver immesso l'articolo GC, ed aver inserito 5 come quantità, compare la maschera di richiesta dei codici delle Gift Card:

4. Vendita delle Gift Card
Una volta caricate, le gift card sono pronte per essere vendute, tramite:

• Vendita al banco (Scontrino)
• Fatturazione

Durante l’inserimento della riga di vendita, selezionare l’articolo Gift Card e verrà richiesto di associare o selezionare un codice gift card tra quelli disponibili (caricati in precedenza).
La vendita registrerà la gift card come attiva e pronta per essere utilizzata dal cliente.

Ecco un esempio rirdotto della maschera di vendita al banco: dopo aver inserito il codice articolo della Gift Card GC, compare la maschera di inserimento o selezione della Gift Card, precedemente caricata, che si sta vendendo. Qui si specifica anche l'importo, e che sarà poi il valore nominale della Gift Card. Se si è utilizzato un listino associato, il valore compare automaticamente:

5. Utilizzo della Gift Card come mezzo di pagamento
La gift card potrà essere utilizzata come metodo di pagamento, preferibilmente attraverso la Vendita al Banco.
In fase di chiusura del documento, cliccare sul bottone presente in basso  "Buoni M.uso", quindi selezionare la voce Gift Card ed inserire il codice da utilizzare.

Il valore della gift card può essere utilizzato in modo totale o parziale. Se il valore residuo è superiore all’importo speso, il saldo resterà disponibile per futuri acquisti. Il gestionale aggiornerà automaticamente lo storico e il saldo residuo della gift card.

Ecco un esempio d'uso: dopo il clic sul bottone Buoni M.uso, compare la maschera di inserimento del codice della Gift Card, che il cliente ha presentato. Il valore utilizzato della Gift Card potrà essere inserito per intero oppure parzialmente.

6. Configurazione contabile per buoni monouso e multiuso
Se nel gestionale è attiva la gestione contabilità, è fondamentale canalizzare correttamente gli incassi dei buoni, distinguendo tra:

• Buoni monouso → generano ricavo immediato e devono essere associati a un conto di ricavo IVA incluso
• Buoni multiuso → non generano ricavo al momento della vendita ma vanno registrati in un conto di passività

In dettaglio occorre creare nella tabella dei conti di prima nota, due conti:

• Debito Buoni Monouso, con tipo conto Buono monouso (che poi sarà associato nella scheda articolo, alla voce Conto ricavo, per le gift card di tipo monouso)
• Debito Buoni Multiuso, con tipo conto Buono multiuso  (che poi sarà associato nella scheda articolo, alla voce Conto ricavo, per le gift card di tipo multiuso)

E per finire, sempre ai fini della contabilità, nella configurazione del modello di documento Vendita al banco occorre associare questi due conti nella sezione Risorse di liquidità:

Questa configurazione permette al gestionale di generare correttamente le scritture contabili durante la registrazione di ogni vendita.

7. Tracciabilità e storico delle gift card
Per avere una visione completa dello stato delle gift card (vendute, caricate, utilizzate, scadute), Facile Manager mette a disposizione un pannello di tracciabilità.

Gestione semplificata dei buoni monouso e multiuso senza gestione delle Gift Card

Utilizzo alternativo dei buoni senza gestione gift card ( gestione veloce senza codici )

In alcuni casi, potrebbe non essere necessario attivare la gestione completa delle gift card, ad esempio per utilizzi occasionali o per buoni cartacei senza serializzazione. In questi casi, è comunque possibile specificare manualmente se il buono è monouso o multiuso in fase di vendita al banco, senza attivare l’intera funzionalità gift card.

Per farlo, in vendita al banco, dopo aver immesso gli articoli in vendita, invece di chiudere lo scontrino con il pulsante Scontrino, occorre cliccare sull’icona dello scontrino interattivo e selezionare la voce "Buono monouso" o "Buono multiuso" inserendo l'importo desiderato, come illustratato nella schermata seguente.

L'utilizzo di questa funzionalità si limita ad inviare al registratore di cassa le informazioni essenziali riguardi i buoni monouso e multiuso.

È possibile esplorare le singole funzionalità sopra descritte, cliccando sui link in fondo alla pagina.

Prosegui con:

• Per iniziare
• Carico Gift Card
• Vendita Gift Card
• Uso Gift Card durante la vendita
• Movimenti delle Gift Card (utilizzate, vendute, non vendute, ecc...)
• Importazione corrispettivi fiscali