Gestione archiviazione documenti allegati

L'archiviazione di una fattura, di una ricevuta, di un contratto in formato digitale, pdf o immagine, è tanto semplice quanto utile, per consentire una successiva consultazione evitando la ricerca e consultazione manuale nell'archivio cartaceo dell'ufficio.

Nel gestionale Facile Manager i seguenti oggetti:

• Prima nota
• Documenti
• Articoli
• Contratti
• Spedizioni

prevedono nella scheda dettaglio la sezione Allegati, che consente di abbinare qualsiasi allegato: ad esempio se si sta caricando una fattura di acquisto, è utile scannerizzare ed allegare il documento originale.

L'inserimento di un documento Archidoc, detto anche allegato, avviene direttamente attraverso la voce di menu Archidoc, oppure indirettamente in allegato ai soggetti, alla prima nota, ai contratti, alle fatture se avviene nella rispettiva sezione Allegati presente nella scheda dettagli.

L'area di gestione Archidoc, e/o allegati, si apre con la seguente barra comandi:

• Nuovo e Modifica: consente l'inserimento e la modifica del singolo documento da archiviare. (In alcuni casi, ad esempio per la fattura elettronica, non occorre seguire questa procedura di creazione, in quanto i documenti vengono creati ed archiviati automaticamente
• Elimina: consente la cancellazione dell'allegato dall'archivio
• Esporta: consente di effettuare le seguenti operazioni sull'allegato selezionato:
  • 
• Firma: consente di firmare digitalmente l'allegato selezionato, attraverso i lettori di firma digitale (le impostazioni del software di firma sono gestite in Impostazioni Archivio >> Archidoc)
• Invia (solo per le fatture elettroniche): consente di inviare l'allegato selezionato al server di gestione fatture elettroniche (le impostazioni dei parametri di invio sono gestiti in Impostazioni Archivio >> Archidoc)
•  Crea un unico file, denominato lotto, che racchiude tutti i documenti, allegati, selezionati, utile per apporre un'unica firma e/o maratura al file lotto anzichè ai singoli file