Facile Manager

Documentazione

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L'archiviazione ottica o digitale dei documenti consiste nell'archiviare una fattura, una ricevuta, una lettera, ecc..., in formato digitale consentendo successivamente la visualizzazione e consultazione recuperando direttamente il file desiderato ed evitando di dover ricercare e recuperare la copia cartacea.

Durante la normale gestione dell'azienda capita sempre più spesso di ricevere questi documenti già in formato digitale, per cui l'archiviazione, attraverso la Gestione documenti Archidoc, è semplice e veloce.

Nel caso invece che non si disponga di una copia digitale dei documenti, occorre procedere alla scansione e produrre un unico file da un insieme di documenti o fogli. Per poter fare questo il gestionale Facile Manager, nel menu Archidoc, mette a disposizione la procedura di Scansione documenti.

La scansione documenti, dispone di un numero di funzioni in grado non solo di digitalizzare i documenti cartacei in formato digitale ma anche di effettuare un certo numero di operazioni tra  le quali: eliminare pagine, riordinare le pagine, duplicare, ecc..., 

La maschera di scansione documenti si presenta divisa in tre aree principali: 

  • In alto la barra comandi principale
  • A destra pulsanti con funzioni da applicare ai documenti scansionati e presenti nell'area di lavoro
  • L'area di lavoro dove vengono, via via, presentati i documenti scansionati

form scansione documento

In alto è presente la barra comandi principale:

scansione documento barra comandi

che rende possibili le seguenti operazioni:

  • Play Avvia la scansione immediata secondo le ultime impostazioni utilizzate

  • Scansione: procede alla scansione mostrando i profili di scansione esistenti
  • Allegati Mostra il numero di allegati presenti nell'area di lavoro
  • Profili: consente di definire diversi profili di scansioni: bianco e nero, colore, toni di grigio, diverse risoluzione e diversi gradi di liminosità
  • esporta immagini: nel caso siano state scansionate immagini, consente di esportare le immagini in cartelle del proprio computer
  • esporta pdf: consente di creare un unico file pdf dei documenti scansionati e salvare in una cartella del proprio computer
  • ocr: consente di rendere ricercabile il testo all'interno di un pdf risultante dalla scansione
  • riordina: consente il riordinamento dei documenti presenti nell'area di scansione

Per conoscere le funzioni della barra laterale a sinistra  dell'area di lavoro, portare il mouse su ogni icona e leggerne la funzionalità disponibile.

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Le tabelle Archidoc raggruppano le principali tabelle utilizzate nel modulo di archiviazione ottica. Le tabelle principali contengono già alcune voci che possono essere variate, aumentate, cancellate secondo le necessità.

 

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L'archiviazione ottica consente la conservazione dei documenti in formato digitale per una successiva ricerca e visualizzazione. Non ci sono limiti alla tipologia di documenti che possono essere conservati.

Questa funzione si presta agevolmente a realizzazione la gestione del Protocollo in azienda. Qualsiasi tipo di documento che si ritiene degno di essere conservato ed archiviato viene gestito dall'archiviazione ottica.

Un comodo pannello di ricerca consente poi di effettuare ricerche generiche e specifiche di qualsiasi documento conservato.

La funzionalità di archiviazione ottica, nel gestionale Facile Manager, può avvenire in due modalità:

  • Diretta: aprendo l'archiviazione ottica dal menu Archidoc
  • Indiretta: allegando ai Soggetti, alla Prima nota, ai Documenti, ecc..., nelle rispettive sezioni allegati tutti i documenti che si intende legare all'oggetto che si sta inserendo e/o modificando

L'archiviazione ottica in Facile Manager, è in grado di realizzare la conservazione sostitutiva delle fatture elettronica, prevista dalla legge.

archidoc dettaglio

Alcune funzionalità della gestione di archiviazione ottica sono definite in Impostazioni archivio >> Archidoc.

Archiviazione ottica

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