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Scansione documenti

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L'archiviazione ottica o digitale dei documenti consiste nell'archiviare una fattura, una ricevuta, una lettera, ecc..., in formato digitale consentendo successivamente la visualizzazione e consultazione recuperando direttamente il file desiderato ed evitando di dover ricercare e recuperare la copia cartacea.

Durante la normale gestione dell'azienda capita sempre più spesso di ricevere questi documenti già in formato digitale, per cui l'archiviazione, attraverso la Gestione documenti Archidoc, è semplice e veloce.

Nel caso invece che non si disponga di una copia digitale dei documenti, occorre procedere alla scansione e produrre un unico file da un insieme di documenti o fogli. Per poter fare questo il gestionale Facile Manager, nel menu Archidoc, mette a disposizione la procedura di Scansione documenti.

La scansione documenti, dispone di un numero di funzioni in grado non solo di digitalizzare i documenti cartacei in formato digitale ma anche di effettuare un certo numero di operazioni tra  le quali: eliminare pagine, riordinare le pagine, duplicare, ecc..., 

La maschera di scansione documenti si presenta divisa in tre aree principali: 

  • In alto la barra comandi principale
  • A destra pulsanti con funzioni da applicare ai documenti scansionati e presenti nell'area di lavoro
  • L'area di lavoro dove vengono, via via, presentati i documenti scansionati

form scansione documento

In alto è presente la barra comandi principale:

scansione documento barra comandi

che rende possibili le seguenti operazioni:

  • Play Avvia la scansione immediata secondo le ultime impostazioni utilizzate

  • Scansione: procede alla scansione mostrando i profili di scansione esistenti
  • Allegati Mostra il numero di allegati presenti nell'area di lavoro
  • Profili: consente di definire diversi profili di scansioni: bianco e nero, colore, toni di grigio, diverse risoluzione e diversi gradi di liminosità
  • esporta immagini: nel caso siano state scansionate immagini, consente di esportare le immagini in cartelle del proprio computer
  • esporta pdf: consente di creare un unico file pdf dei documenti scansionati e salvare in una cartella del proprio computer
  • ocr: consente di rendere ricercabile il testo all'interno di un pdf risultante dalla scansione
  • riordina: consente il riordinamento dei documenti presenti nell'area di scansione

Per conoscere le funzioni della barra laterale a sinistra  dell'area di lavoro, portare il mouse su ogni icona e leggerne la funzionalità disponibile.

Registro fatture elettroniche

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Il registro delle fatture elettroniche consente di gestire la fase di invio e di ricezione delle fatture elettroniche emesse e delle fatture elettroniche ricevute (ciclo attivo e passivo).
La creazione di una fattura avverrà sempre nel modo con cui si è fatto fino ad oggi. Ciò che cambia e che sarà firmata (per fatture verso la pubblica amministrazione) e inviata via mail al sistema SDI e controllare, poi, le ricevute di risposta dal server SDI che notifica la trasmissione della fattura al destinatario oppure lo scarto specificandone i motivi, per cui occorrerà effettuare le opportune modifice e ripetere il ciclo.

Per aprire il registro delle fatture elettroniche dal menu principale:

menu registro fatture elettroniche

 

Selezionare la sezione Elenco sul lato sinistro.

tab elenco scheda

La visualizzazione elenco si presenta con la barra elenco che consente di effettuare le seguenti operazioni:

barra elenco