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Scansione documenti

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L'archiviazione ottica o digitale dei documenti consiste nell'archiviare una fattura, una ricevuta, una lettera, ecc..., in formato digitale consentendo successivamente la visualizzazione e consultazione recuperando direttamente il file desiderato ed evitando di dover ricercare e recuperare la copia cartacea.

Durante la normale gestione dell'azienda capita sempre più spesso di ricevere questi documenti già in formato digitale, per cui l'archiviazione, attraverso la Gestione documenti Archidoc, è semplice e veloce.

Nel caso invece che non si disponga di una copia digitale dei documenti, occorre procedere alla scansione e produrre un unico file da un insieme di documenti o fogli. Per poter fare questo il gestionale Facile Manager, nel menu Archidoc, mette a disposizione la procedura di Scansione documenti.

La scansione documenti, dispone di un numero di funzioni in grado non solo di digitalizzare i documenti cartacei in formato digitale ma anche di effettuare un certo numero di operazioni tra  le quali: eliminare pagine, riordinare le pagine, duplicare, ecc..., 

La maschera di scansione documenti si presenta divisa in tre aree principali: 

  • In alto la barra comandi principale
  • A destra pulsanti con funzioni da applicare ai documenti scansionati e presenti nell'area di lavoro
  • L'area di lavoro dove vengono, via via, presentati i documenti scansionati

form scansione documento

In alto è presente la barra comandi principale:

scansione documento barra comandi

che rende possibili le seguenti operazioni:

  • Play Avvia la scansione immediata secondo le ultime impostazioni utilizzate

  • Scansione: procede alla scansione mostrando i profili di scansione esistenti
  • Allegati Mostra il numero di allegati presenti nell'area di lavoro
  • Profili: consente di definire diversi profili di scansioni: bianco e nero, colore, toni di grigio, diverse risoluzione e diversi gradi di liminosità
  • esporta immagini: nel caso siano state scansionate immagini, consente di esportare le immagini in cartelle del proprio computer
  • esporta pdf: consente di creare un unico file pdf dei documenti scansionati e salvare in una cartella del proprio computer
  • ocr: consente di rendere ricercabile il testo all'interno di un pdf risultante dalla scansione
  • riordina: consente il riordinamento dei documenti presenti nell'area di scansione

Per conoscere le funzioni della barra laterale a sinistra  dell'area di lavoro, portare il mouse su ogni icona e leggerne la funzionalità disponibile.

Registro fatture elettroniche

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Il registro delle fatture elettroniche consente di gestire la fase di invio e di ricezione delle fatture elettroniche emesse e delle fatture elettroniche ricevute (ciclo attivo e passivo).
La creazione di una fattura avverrà sempre nel modo con cui si è fatto fino ad oggi. Ciò che cambia e che sarà firmata (per fatture verso la pubblica amministrazione) e inviata via mail al sistema SDI e controllare, poi, le ricevute di risposta dal server SDI che notifica la trasmissione della fattura al destinatario oppure lo scarto specificandone i motivi, per cui occorrerà effettuare le opportune modifice e ripetere il ciclo.

Per aprire il registro delle fatture elettroniche dal menu principale:

menu registro fatture elettroniche

 

Selezionare la sezione Elenco sul lato sinistro.

tab elenco scheda

La visualizzazione elenco si presenta con la barra elenco che consente di effettuare le seguenti operazioni:

barra elenco

Vedi come funzionano gli elenchi

 

Le operazioni da fare quotidianamente sul registro sono le seguenti:

  • Verificare la presenza di fatture che sono nello stato 'Da generare': si ha una fattura 'Da generare' quando durante il tentativo di creazione del file xml, sono stati rilevati mancanza o errori nei dati: ad esempio partita iva errata o assente, codice sdi non di 7 cifre, codice univoco di 6 cifre non indicato nel caso sia un'ente, ecc...
  • Verificare la presenza di fatture che sono nello stato 'Da firmare': sono le fatture destinate agli enti pubblici
  • Inviare le fatture che sono nello stato 'Da inviare' al sistema SDI
  • Effettuare il controllo delle notifiche: significa che viene effettuato il controllo sulla posta certificata se ci sono state delle notifiche su precedenti invii (ad esempio fatture scartate, fatture trasmesse al destinatario, ecc...) oppure se sono state trovate delle fatture di acquisto da importare

Vediamo in dettaglio il funzionamento.

Fatture elettroniche emesse

 Nel Registro delle fatture elettroniche un interrutore consente di passare dal registro delle fatture elettroniche emesse a quelle delle fatture di acquisto.

Per le fatture elettroniche emesse verrà mostrato un elenco di fatture che sono ancora in uno stato che richiede attenzione e in dettaglio:

  • Appena creata la fattura appare in questo registro con uno dei seguenti stati:
    • Da generare: se la fattura non è completa di tutte le informazioni necessarie come richiesto per la fattura elettronica (occorre modificare la fattura)
    • Da firmare: se la fattura è stata generata correttamente ed è da inviare ad un ente pubblico
    • Da inviare: se è una fattura da inviare al sistema SDI
    • Inviata: quando la fattura è stata inviata al sistema SDI
  • Con i successivi controlli automatici della casella di posta certificata si possono avere i seguenti stati:
    • Scartata: il sistema SDI ha rilevato degli errori di forma nella fattura, pertanto occorre leggere gli errori e porvi rimedio e ripetere il ciclo
    • Respinta: il destinatario ha respinto la fattura, indicando le motivazioni (solo gli enti pubblici possono respingere la fattura)
    • Trasmessa al destinatario: la fattura è stata inoltrata al destinatario
    • Mancata consegna: il sistema non è riuscito a trasmettere la fattura al destinatario, ma farà dei successivi tentativi
    • Impossibilità di recapito: per problemi tecnici inerenti il destinatario (casella posta certificata piena, non funzionante, ecc...) il sistema sdi non è riuscito a trasmettere la fattura al destinatario, in questo caso la fattura resta valida, ma occorre contattare il destinatario ed inoltrargli una copia della fattura
    • Accettazione: il destinatario ha accettato la fattura (vale solo per gli enti pubblici)

Appena aperto il registro delle fatture elettroniche mostra un filtro di ricerca con l'interruttore posizionato sulla visualizzazione delle fatture emesse:

registro fatture elettroniche filtro

  • Data in cui è avvenuto l'ultimo controllo della casella di posta certificata 
  • Elenco degli stati di cui vengono mostrate le fatture (cioè sono escluse dalla visualizzazione le fatture andate a buon fine)

Nella barra comandi sono disponibili i seguenti comandi:

  • ModificaModifica: abilita la modifica manuale di: Stato fattura, Data stato e note
  • EmailInvia tutte le fatture: invia attraverso la posta certificata tutte le fatture che sono nello stato da Inviare
  • controllo notificheControlla notifiche esiti: legge e controlla tutti gli esiti dei precedenti invii, aggiornando lo stato di ogni fatture e riportandone eventuali note o errori

Durante il controllo della posta certificata, se sono state rilevate delle notifiche di esito su precedenti invii di fatture oppure sono state rilevate nuove fatture di acquisto da importare, vengono visualizzate a destra della barra comandi uno o due icone di nuove notifiche:

 

elenco registro fatture emesse

Nell'elenco mostrato, alcune fatture sono state inviate, una è da inviare e una e da firmare.

Per procedere alla firma per le fatture destinate alla pubblica amministrazione, selezionare la fattura nell'elenco e agire sul bottone di firma nel riquadro di dettaglio sotto l'elenco:

dettaglio fattura elettronica

Sono disponibili i seguenti pulsanti:

  • Esporta che apre il seguente menu:
    • Esporta il documento xml 
    • Esporta il documento xml firmato
    • Importa il documento xml
    • Importa il documento xml firmato
  • Firma Fattura ElettronicaIl bottone di firma con in evidenza la data di firma
  • EmailIl bottone di invio email al sistema SDI con in evidenza la data di invio

All'interno del riquadro di dettaglio sono utilizzabili i seguenti bottoni:

  • Apri FileIl bottone di visualizzazione del file xml
  • Documentoil bottone di apertura del documento che ha generato il file xml
  • Anteprimail bottone delle note nel caso siano stati notificati degli errori, utile per prenderne visione

Fatture elettroniche ricevute

Per passare alla visualizzazione del registro delle fatture elettroniche ricevute occore agire sull'interruttore posto nell'area filtro:

registro fatture elettroniche filtro fatture ricevute

Come per il registro delle fatture emesse nell'area filtro sono visibili:

  • Data in cui è avvenuto l'ultimo controllo della casella di posta certificata 
  • Elenco degli stati di cui vengono mostrate le fatture (cioè sono escluse dalla visualizzazione le fatture già importate)

Sono disponibili due comandi:

  • Importa32Importa tutte le fatture ricevute: avvia la procedura di importazione per tutte le fatture ricevute
  • controllo notificheControlla notifiche esiti:l egge e controlla tutti gli esiti dei precedenti invii, aggiornando lo stato di ogni fatture e riportandone eventuali note o errori

registro fatture elettroniche ricevute

Nell'elenco mostrato, sono visibili due fatture da importare rilevate durante il Controlla notiifche esiti. Durante il controllo, il fornitore, se non presente nell'archivio soggetti viene creato automaticamente. Viene rilevato il numero e la data della fattura elettronica, ma il documento non è stato ancora creato: averrà durante la fase di importazione. Nella colonna note si legge 'Fattura Acquisto': è il modello predefinito suggerito da utilizzare durante l'importazione.

Per importare le fatture si può procedere in due modi:

  1. Utilizzare il comando Importa tutte le fatture ricevute: in questo modo attraverso un'unica procedura di importazione vengono importate le fatture e creati automaticamenti i documenti che saranno poi disponibili nell'elenco dei documenti. Questa procedura è utile quando le fatture da importare sono tutte dello stesso tipo.
  2. Oppure si può importare le fatture una per una attraverso il comando importa visibile e selezionabile nell'area di dettaglio in basso sotto l'elenco:

Importazione fatture

Sono visibili i seguenti comandi

  • Apri FileApri e visualizza il file della fattura in formato xml
  • Importa32Apre la procedura di importazione della fattura ricevuta

 

 

Elenco fatture inviate e in attesa esito

Elenco Fatture inviate e in Attesa Esito

La certezza del'avvenuto invio al sistema SDI è rappresentata dall'esito che il sistema ritorna con un messaggio che il gestionale registra nella colonna Stato fattura elettronica e che può essere uno dei seguenti:

  • Trasmesso al destinatario
  • Respinta
  • Scartata
  • Impossibilità di recapito
  • Mancata consegna

Nel caso che lo stato della fattura rimanga ancora come Inviato, non deve allarmare se sono passate poche ore dall'invio o solo uno o due giorni,  a causa dei normali ritardi che il sistema SDI ha nell'elaborazione degli invii. Se invece sono passati diversi giorni e nel riquadro in basso a destra sono visualizzate fatture ancora in stato Inviato, occorre adottare le seguenti azioni:

  • Riportare la data Ultimo controllo indietro di qualche giorno e premere il pulsante di Controllo esiti per aggiornare lo stato 
  • Accedere al sito dell'agenzia delle entrate, e in particolare nel proprio cassetto fiscale, nella sezione Fatture emesse per verificare che la fattura sia presente:
    • Se la fattura è presente nel portale dell'agenzia delle entrate: in questo caso è possibile aggiornare lo stato della fattura elettronica manualmente: premere il pulsante Rimetti in evidenza, e le fatture con lo stato Inviato saranno nuovamente visibili nel pannello principale dove è possibile modificare lo stato in Trasmessa la destinatario
    • Se non è presente nel portale dell'agenzia delle entrate : in questo caso è possibile aggiornare lo stato della fattura elettronica manualmente: premere il pulsante Rimetti in evidenza, e le fatture con lo stato Inviato saranno nuovamente visibili nel pannello principale dove è possibile modificare lo stato in Da inviare

In ogni caso prestare massima attenzione alle modifiche manuali, per evitare:

  • Invii ripetuti della stessa fattura, che verrebbe scartata
  • Oppure il mancato invio della fattura stessa

Fatture al commercialista

Stella inattivaStella inattivaStella inattivaStella inattivaStella inattiva

La procedura di invio delle fatture al commercialista consente di selezionare tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute ed inviarle al commercialista. 

Consente inoltre di estrarre tutti i documenti in formato xml e salvarli sul desktop o in una cartella dedicata, in formato compresso o come elenco di file per tutti gli usi che si desidera farne.

menu fatture al commercialista

Come si evince dalla seguente maschera,  le opzioni richieste sono le seguenti:

invia fatture al commercialista

  • Filtra per: consente di filtrare le fatture in base alla data del documento oppure alla data di ricezione (per le sole fatture di acquisto)
  • Data iniziale: data inizio periodo fatture da inviare
  • Data finale: data fine periodo fatture da inviare
  • Personalizza: se abilitato sono visibili le opzioni Personalizza estrazione file XML: che consente di filtrare le fatture da estrarre attraverso ulteriori parametri, che sono i seguenti:
    • Tipo documento: documenti in uscita, in entrata o tutti
    • Modello: consente di filtrare un solo modello di documento
    • Solo questo alfa: consente di filtrare i documenti che appartengono all'alfa specificato nel relativo campo
    • Crea file compressi: se selezionato,  le fatture estrapolate vengono raggruppate per modello di documento
    • Separa per categoria documento: se selezionata, le fatture estrapolate vengono raggruppate per modello di documento e categoria documento
    • Salva i files nei percorsi impostati nelle categorie: se selezionata, i files compressi o le singole fatture xml, anzichè essere salvate nel percorso indicato nel campo "Salva fatture in" vengono salvate nei percorsi che sono stati indicati nella scheda della categoria
  • Opzioni:
    • Escludi fatture di cui non si è ricevuto ancora l'esito: esclude le fatture non definitve
    • Include fatture precedentemente  escluse perchè non ancora trasmesse: consente di 'non dimenticare' eventuali fatture del periodo precedente che non sono state trasmesse nel precedente invio perchè in quel momento non ancora definitive
    • Escludi le fatture già inviate al commercialista: esclude le fatture che sono state contrassegnate come inviate in un precedente invio

La preparazione delle fatture da inviare al commercialista comporta la creazione di file compressi (zippati), tanti quante sono le tipologie di fatture. Questi files vengono salvati, per impostazione predefinita, sul desktop, ma è possibile indicare una cartella alternativa.

Attenzione, la seguente procedura non invia al commercialista le fatture ricevute in formato cartaceo: ad esempio le fatture per acquisto all'estero o fatture ricevute da soggetti non obbligati all'emissione delle fatture elettroniche (ad esempio coloro che adottano il regime forfettario)

Per avviare la selezione delle fatture premere il pulsante: Prepara fatture per l'invio

Al termine della selezione delle fatture viene visualizzato un messaggio di riepilogo:

 messaggio invia fatture al commercialista

dove sono riepilogati il numero delle fatture che si sta inviando e l'eventuale numero delle fatture escluse perchè di cui esaminare i problemi ed eventualmente risolverli prima dell'invio.

La finestra di riepilogo consente di 

  • Analizzare i risultati prima dell'invio
  • Confermare la creazione dei files di invio salvandoli sul desktop senza inviare l'email
  • Confermare la creazione dei files di invio e aprire la maschera di invio email

 invia email al commercialista

Nella maschera di invio email è possibile personalizzare il messaggio di invio e selezionare il commercialista dall'elenco dei soggetti, o eventualmente selezionare altri soggetti cui inviare il lotto delle fatture elettroniche.

Attenzione: affinchè possa essere utilizzata la procedura di invio email, è necessario configurare i parametri della posta elettronica in Impostazioni archivio >> Generali >> Parametri invio mail

Tabelle Archiviazione ottica

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Le tabelle Archidoc raggruppano le principali tabelle utilizzate nel modulo di archiviazione ottica. Le tabelle principali contengono già alcune voci che possono essere variate, aumentate, cancellate secondo le necessità.

 

Working Hours

Lunedi - Venerdi
09.00-13.00 / 16.30-19.30

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