L'importazione dei documenti consente di acquisire le fatture elettroniche in formato xml direttamente nel gestionale e ritrovarle nell'elenco dei documenti, per poterli stampare, per la contabilità, ecc...

 

Nella presente guida si parla di Voci fattura e/o di Articoli (prodotti) di magazzino: sono sostanzialmente la stessa cosa, entrambi vengono utilizzati nelle fatture, allo stesso modo, con la seguente differenza: le Voci fattura sono articoli fuori inventario (manodopera, spese di energia, utenze telefoniche, manutenzioni e riparazioni, ecc...), mentre gli articoli costituiscono il magazzino vero e proprio e popolano l'inventario. Ad entrambi è possibile associare i conti di prima nota in modo da canalizzare, durante la fase di importazione, gli acquisti nei giusti conti di contabilità

La procedura di importazione può essere attivata in due modi:

Direttamente dal menu dei documentida usare nel caso che vi siano stati forniti direttamente i files xml. Infatti prima di effettuare l'importazione viene richiesto di selezionare i files xml da importare, che ovviamente devono essere stati precedentemente salvati sul disco. (È possibile importare qualsiasi fattura xml sia emessa che ricevuta). Questa procedura è utile quando si preferisce gestire l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche con un separato servizio web oppure con un altro software, per i motivi più diversi.

menu archivio importazione documenti

Oppure dal registro delle fatture elettroniche (vedi qui), selezionando il comando importa dopo aver selezionato la fattura che il gestionale ha rilevato durante il controllo della posta certificata o del codice SDI, in base al metodo utilizzato.

 

Analizziamo la maschera di importazione della fattura elettronica:

All'inizio della maschera è visibile la sezione con i parametri essenziali per guidare l'importazione:

importazione documenti impostazioni

Impostazione parametri Importazione Fatture elettroniche:

  • Pulsante di selezione per
    • Importazione Contabilità e Magazzino: consente l'importazione della fattura con selezione e abbinamento degli articoli del fornitore ai propri articoli di magazzino, oppure delle voci di fattura riferite a specifici conti di contabilità in modo da canalizzare gli acquisti direttamente nei rispettivi costi.
    • Solo contabilità: consente l'importazione della fattura con la possibilità di associare tutte o una parte delle voci della fattura del fornitore a specifiche voci di contabilità, in modo da canalizzare gli acquisti direttamente nei rispettivi costi. Ad esempio nel caso di una fattura di un forntore per Pulizia del locale, è possibile selezionare il conto Spese di pulizia
  • Importazione: molto importante perchè definisce il comportamento da assumere nell'abbinare i propri articoli o le voci di fatture agli articoli rilevati nella fattura del fornitore che si sta importando, ed in dettaglio può assumere i seguenti valori:
    • Fuori magazzino: non viene creato e nè abbinato nessun articolo; la fattura viene importata senza nessun riferimento ad articoli o voci fattura (modalità sostanzialmente usata da  chi non gesisce il magazzino e/o non interessa gestire una contabilità analitica degli acquisti
    • Interattiva: nella modalità interattiva verrà mostrato l'elenco degli articoli presenti nella fattura del fornitore, a sinistra dell'elenco e a destra si deve associare il proprio articolo o voce fattura. È chiaro che in una successiva importazione degli stessi articoli dello stesso fornitore ne viene ricordata l'associazione, senza richiederla nuovamente
  • Modello documento: selezionare il tipo di documento del gestionale in cui far confluire la fattura importata.
  • Data ricezione  è la data della fattura: se selezionato, come data di registrazione  verrà utilizzata la data del documento; se deselezionato è possibile impostare manualmente la data di ricezione. Tutto questo vale per le importazioni manuali delle fatture. In caso di importazione automatica attraverso il registro delle fatture elettroniche, la data di ricezione verrà ricavata automaticamente dalle informazioni inviate dal sistema SDI dell'agenzia delle entrate.

Opzioni:

  • Crea articoli: se attivata questa opzione (visibile solo nella modalità interattiva), durante l'associazione degli articoli del fornitore con i propri codici, se si lascia alcuni articoli non associati, verranno creati automaticamente (sempre che sia presente il codice fornitore)
  • Articolo o voce per tutto: è possibile selezionare l'articolo di magazzino o la voce fattura da abbinare a tutti gli articoli presenti nella fattura che si sta importando, anzichè procedere uno per uno ad assegnare sempre lo stesso articolo
  • Mantieni descrizione fornitori: nel caso di abbinamento di articoli propri ai codice del fornitore, è possibile, selezionando questa voce, mantenere comunque la descrizione del fornitore nella fattura
  • Sovrascrivere anagrafica soggetto se già presente: se selezionato, e il fornitore della fattura è già presente negli archivi, se viene rilevato un diverso indirizzo, o altri cambiamenti nell'anagrafica, consente di aggiornare anche i dati nel gestionale
  • Magazzino: selezionare il magazzino dove far confluire gli articoli acquistati (opzionale)
  • Categoria documento: selezionare quale categoria documento associare alla fattura importata (opzionale)

Operatività:

importazione documenti barra comandi1

  • Premere il pulsante Seleziona le fatture da importare oppure Analizza (se si proviene dal registro delle fatture elettroniche) per analizzare prima dell'importazione vera e propria gli articoli presenti nelle fatture che si stanno importando

importazione documenti analisi

A questo punto procedere rigo per rigo ad associare il proprio articolo o la propria voce fattura. Attenzione, l'associazione può risultare noiosa solo la prima volta, poichè dalla volta successiva il gestionale ricorderà per quel fornitore, quel suo articolo a quale articolo o voce fattura del gestionale era stata associata.

importazione documenti importa

Procedere con l'importazione:

importazione documenti barra comandi

A questo punto si può procede con:

  • importa2Importa: Importazione della fattura vera e propria
  • AnnullaAnnulla l'importazione

Ad importazione ultimata le fatture saranno visibili nell'elenco dei documenti, dovrà potrà essere visionata, stampata o semplicemente per procedere alla modifica dei listini o alla stampa delle etichette.

 

Ulteriori informazioni: la barra comandi ha ulteriori funzioni, disponibili in base al contesto:

  • Articoli o voci fatturaApre l'elenco degli articoli e voci fattura
  • Conti di prima notaApre l'elenco dei conti di prima nota
  • Aliquote ivaApre l'elenco delle aliquote iva

 

Importazione avanzata:

Nella barra comandi, in alcuni casi, c'è la disponibilità di meglio definire come associare le informazioni degli articoli del fornitore ai propri articoli. Infatti nella fattura elettronica alcuni fornitori inseriscono perfettamente i codici prodotto, i codici a barre e i propri codici fornitori. Durante la fase di associazione articolo fornitore <=> articolo interno, è possibile decidere come associare e distribuire i codici che il fornitore ha inserito nel file xml. Si tenga comunque presente che l'inserimento dei codici nel file della fattura elettronica è opzionale, per cui molti fornitori per vari motivi, potrebbero decidere di non inserirli tutti o di non inserire proprio nulla

importazione documenti importa avanzata