Importazione Fatture elettronica

L'importazione della fattura elettronica consente di acquisire il file della fattura elettronica in formato xml direttamente nel gestionale e ritrovarle nell'elenco dei documenti, per poterli stampare, per la contabilità, per il magazzino, ecc...

La procedura di importazione della fattura elettronica, può essere attivata in due modi:

Direttamente dal menu dei documenti:  da usare nel caso che vi siano stati forniti direttamente i files xml della fattura elettronica. Infatti prima di effettuare l'importazione della fattura elettronica viene richiesto di selezionare i files xml da importare, che ovviamente devono essere stati precedentemente salvati sul disco. (È possibile importare qualsiasi fattura elettronica xml sia emessa che ricevuta). Questa procedura è utile quando si preferisce gestire l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche con un separato servizio web oppure con un altro software, per i motivi più diversi.

Oppure dal registro delle fatture elettroniche (vedi qui), selezionando il comando importa dopo aver selezionato la fattura che il gestionale ha rilevato durante il controllo della posta certificata o del codice SDI, in base al metodo utilizzato.

Analizziamo la maschera di importazione della fattura elettronica:

All'inizio della maschera è visibile la sezione con i parametri essenziali per guidare l'importazione:

Impostazione parametri Importazione Fatture elettroniche:

• Pulsante di selezione per
  • Importazione Contabilità e Magazzino: consente l'importazione della fattura con selezione e abbinamento degli articoli del fornitore ai propri articoli di magazzino, oppure delle voci di fattura riferite a specifici conti di contabilità in modo da canalizzare gli acquisti direttamente nei rispettivi costi.
  • Solo contabilità: consente l'importazione della fattura con la possibilità di associare tutte o una parte delle voci della fattura del fornitore a specifiche voci di contabilità, in modo da canalizzare gli acquisti direttamente nei rispettivi costi. Ad esempio nel caso di una fattura di un forntore per Pulizia del locale, è possibile selezionare il conto Spese di pulizia
• Importazione: molto importante perchè definisce il comportamento da assumere nell'abbinare i propri articoli o le voci di fatture agli articoli rilevati nella fattura del fornitore che si sta importando, ed in dettaglio può assumere i seguenti valori:
  • Fuori magazzino: non viene creato e nè abbinato nessun articolo; la fattura viene importata senza nessun riferimento ad articoli o voci fattura (modalità sostanzialmente usata da  chi non gesisce il magazzino e/o non interessa gestire una contabilità analitica degli acquisti
  • Interattiva: nella modalità interattiva verrà mostrato l'elenco degli articoli presenti nella fattura del fornitore, a sinistra dell'elenco e a destra si deve associare il proprio articolo o voce fattura. È chiaro che in una successiva importazione degli stessi articoli dello stesso fornitore ne viene ricordata l'associazione, senza richiederla nuovamente
• Modello documento: selezionare il tipo di documento del gestionale in cui far confluire la fattura da importare
• Data ricezione  è la data della fattura: se selezionato, come data di registrazione  verrà utilizzata la data del documento; se deselezionato è possibile impostare manualmente la data di ricezione. Tutto questo vale per le importazioni manuali delle fatture. In caso di importazione automatica attraverso il registro delle fatture elettroniche, la data di ricezione verrà ricavata automaticamente dalle informazioni inviate dal sistema SDI dell'agenzia delle entrate.
• Categoria documento: durante la fase di importazione è possibile assegnare una categoria al documento (le categorie si gestiscono in Documenti >> Categorie documenti). Per i negozi di abbigliamento e calzature la categoria documento è la Stagione
• Magazzino: durante la fase di importazione è possibile assegnare il magazzino su cui far confluire gli articoli del documento. Se non indicato, verrà utilizzato il magazzino predefinito sul Modello di documento

Opzioni:

• Crea articoli: se attivata questa opzione (visibile solo nella modalità interattiva), durante l'associazione degli articoli del fornitore con i propri codici, se si lascia alcuni articoli non associati, verranno creati automaticamente (sempre che sia presente il codice fornitore)
• Articolo o voce per tutto: è possibile selezionare l'articolo di magazzino o la voce fattura da abbinare a tutti gli articoli presenti nella fattura che si sta importando, anzichè procedere uno per uno ad assegnare sempre lo stesso articolo
• Mantieni descrizione fornitori: nel caso di abbinamento di articoli propri ai codice del fornitore, è possibile, selezionando questa voce, mantenere comunque la descrizione del fornitore nella fattura
• Sovrascrivere anagrafica soggetto se già presente: se selezionato, e il fornitore della fattura è già presente negli archivi, se viene rilevato un diverso indirizzo, o altri cambiamenti nell'anagrafica, consente di aggiornare anche i dati nel gestionale
• Riporta rif. ddt su riga: se nella fattura elettronica ci sono riferimenti a ddt (documenti di trasporto), selezionando questa voce, su ogni riga viene riportato il riferimento al proprio numero di ddt
• Per gli articoli nuovi: Categoria: nella modalità interattiva, durante la fase di creazione degli articoli, se richiesto, viene impostata questa categoria ai nuovi articoli
• Per gli articoli nuovi: conto: nella modalità interattiva, durante la fase di creazione degli articoli, se richiesto, viene associato il conto qui specificato come centro di costo/ricavo dell'articolo

Operatività:

Ulteriori informazioni: la barra comandi ha ulteriori funzioni, disponibili in base al contesto:

• Apre l'elenco degli articoli e voci fattura
• Apre l'elenco dei conti di prima nota
• Apre l'elenco delle aliquote iva

Premere il pulsante Seleziona le fatture da importare oppure Analizza (se si proviene dal registro delle fatture elettroniche) per analizzare prima dell'importazione vera e propria gli articoli presenti nelle fatture che si stanno importando

Ipotesi fuori magazzino:

Nello scenario "Fuori magazzino" sono visibili solo le righe presenti nella fattura del fornitore.

Ipotesi Interattiva:

Nello scenario interattivo, oltre al contenuto delle righe del fornitore, per ognuna di esse è possibile associare, l'articolo o la voce fattura che si desidera con cui registrare e contabilizzare la fattura.

A questo punto, se fuori magazzino basta procedere con l'importazione e la fattura è importata.

Nel caso di scenario interattivo procedere rigo per rigo ad associare il proprio articolo o la propria voce fattura. Attenzione, l'associazione può risultare noiosa solo la prima volta, poichè dalla volta successiva il gestionale ricorderà per quel fornitore, quel suo articolo a quale articolo o voce fattura del gestionale era stata associata. In sintesi è possibile eseguire le seguenti operazioni:

• Selezionare ed abbinare il proprio articolo alla riga/articolo del fornitore
• Impostare o modificare la categoria articolo
• Escludere una riga/articolo dalla creazione articolo o se con importo zero, evitare che venga importata
• Selezionare il conto di contabilità dove far confluire l'importo (attenzione la selezione dell'articolo serve per gestire il magazzino, il conto di prima nota per canalizzare i valori contabili e in definitiva il bilancio). Se si omette la selezione del conto di prima nota tutti gli importi confluiscono in un conto generico Acquisti per le fatture ricevute, e Vendite per le fatture emesse
• Se trattasi di articoli con varianti (taglie e colori), è disponibile un pulsante per impostare il dettaglio delle varianti, necessario poichè le fatture elettroniche non hanno campi specifici per poterle indicare

Procedere con l'importazione:

A questo punto si può procede con:

• Importa: Importazione della fattura vera e propria
• Annulla l'importazione

Ad importazione ultimata le fatture saranno visibili nell'elenco dei documenti, dovrà potrà essere visionata, stampata o semplicemente per procedere alla modifica dei listini o alla stampa delle etichette.

Importazione avanzata:

Nella barra comandi, in alcuni casi, c'è la disponibilità di meglio definire come associare le informazioni degli articoli del fornitore ai propri articoli. Infatti nella fattura elettronica alcuni fornitori inseriscono perfettamente i codici prodotto, i codici a barre e i propri codici fornitori. Durante la fase di associazione articolo fornitore <=> articolo interno, è possibile decidere come associare e distribuire i codici che il fornitore ha inserito nel file xml. Si tenga comunque presente che l'inserimento dei codici nel file della fattura elettronica è opzionale, per cui molti fornitori per vari motivi, potrebbero decidere di non inserirli tutti o di non inserire proprio nulla