L'importazione dei documenti consente di acquisire le fatture elettroniche in formato xml direttamente nell'archivio delle fatture del gestionale.

La procedura di importazione può essere attivata in due modi:

Direttamente dal menu dei documentida usare nel caso che vi siano stati forniti direttamente i file xml. Infatti prima di effettuare l'importazione viene richiesto di selezionare i file xml da importare, che ovviamente devono essere stati precedentemente salvati sul disco. (È possibile importare qualsiasi fattura xml sia emessa che ricevuta).

menu archivio importazione documenti

Oppure dal registro delle fatture elettroniche (vedi qui), selezionando il comando importa sulle fatture di cui il gestionale ha rilevato la presenza durante il controllo della posta certificata (in questo caso importa solo fatture e/o note credito ricevute)

La maschera di importazione si presenta nel seguente modo:

Importazione documenti analisi

Prima di procedere con l'importazione delle fatture, è possibile selezionare:

  • Modello documento: selezionare il tipo di documento del gestionale in cui far confluire la fattura importata. Viene proposto in automatico il modello di documento impostato come predefinito nella tabella Modelli documento
  • Tipo importazione articoli: molto importante perchè definisce il comportamento di gestione degli articoli rilevati nella fattura che si sta importando, ed in dettaglio può assumere i seguenti valori:
    • Fuori magazzino: non viene creato nessun articolo, ma utilizzate direttamente le descrizioni nel corpo fattura
    • Interattiva: mostra una tabella, visibile nell'elenco raffigurato sotto, dove a sinistra sono mostrati gli articoli del fornitore e a destra si deve associare il proprio articolo. È chiaro che in una successiva importazione degli stessi articoli dello stesso fornitore ne viene ricordata l'associazione, senza richiederla nuovamente
  • Magazzino: selezionare il magazzino dove far confluire gli articoli acquistati (opzionale)
  • Data ricezione  è la data della fattura: se selezionato, come data di registrazione  verrà utilizzata la data del documento; se deselezionato è possibile impostare manualmente la data di ricezione. Tutto questo vale per le importazioni manuali delle fatture. In caso di importazione automatica attraverso il registro delle fatture elettroniche, la data di ricezione verrà ricavata automaticamente dalle informazioni inviate dal sistema SDI dell'agenzia delle entrate.
  • Mantieni descrizione fornitori: nel caso di abbinamento di articoli propri ai codice del fornitore, è possibile, selezionando questa voce, mantenere comunque la descrizione del fornitore nella fattura
  • Categoria documento: selezionare quale categoria documento associare alla fattura importata (opzionale)
  • Sovrascrivere anagrafica soggetto se già presente: se selezionato, e il fornitore della fattura è già presente negli archivi, se viene rilevato un diverso indirizzo, o altri cambiamenti nell'anagrafica, consente di aggiornare anche i dati nel gestionale
  • Crea articoli se non specificato: se attivata questa opzione (visibile solo nella modalità interattiva), durante l'associazione degli articoli del fornitore con i propri codici, se si lascia alcuni articoli non associati, verranno creati automaticamente (sempre che sia presente il codice fornitore)

Premere il pulsante Seleziona le fatture da importare per analizzare prima dell'importazione vera e propria gli articoli presenti nelle fatture che si sta importando

Importazione documenti

A questo punto si può procede con:

  • importa2Importazione della fattura vera e propria
  • AnnullaAnnulla l'importazione

Ad importazione ultimata le fatture saranno visibili nell'elenco dei documenti, dovrà potrà essere visionata, stampata o semplicemente per procedere alla modifica dei listini o alla stampa delle etichette.