Il registro delle fatture elettroniche consente di gestire la fase di invio e di ricezione delle fatture elettroniche emesse e delle fatture elettroniche ricevute (ciclo attivo e passivo).
La creazione di una fattura avverrà sempre nel modo con cui si è fatto fino ad oggi. Ciò che cambia e che sarà firmata (per fatture verso la pubblica amministrazione) e inviata via mail al sistema SDI e controllare, poi, le ricevute di risposta dal server SDI che notifica la trasmissione della fattura al destinatario oppure lo scarto specificandone i motivi, per cui occorrerà effettuare le opportune modifice e ripetere il ciclo.

Per aprire il registro delle fatture elettroniche dal menu principale:

menu registro fatture elettroniche

 

Selezionare la sezione Elenco sul lato sinistro.

tab elenco scheda

La visualizzazione elenco si presenta con la barra elenco che consente di effettuare le seguenti operazioni:

barra elenco

Vedi come funzionano gli elenchi

 

Le operazioni da fare quotidianamente sul registro sono le seguenti:

  • Verificare la presenza di fatture che sono nello stato 'Da generare': si ha una fattura 'Da generare' quando durante il tentativo di creazione del file xml, sono stati rilevati mancanza o errori nei dati: ad esempio partita iva errata o assente, codice sdi non di 7 cifre, codice univoco di 6 cifre non indicato nel caso sia un'ente, ecc...
  • Verificare la presenza di fatture che sono nello stato 'Da firmare': sono le fatture destinate agli enti pubblici
  • Inviare le fatture che sono nello stato 'Da inviare' al sistema SDI
  • Effettuare il controllo delle notifiche: significa che viene effettuato il controllo sulla posta certificata se ci sono state delle notifiche su precedenti invii (ad esempio fatture scartate, fatture trasmesse al destinatario, ecc...) oppure se sono state trovate delle fatture di acquisto da importare

Vediamo in dettaglio il funzionamento.

Fatture elettroniche emesse

 Nel Registro delle fatture elettroniche un interrutore consente di passare dal registro delle fatture elettroniche emesse a quelle delle fatture di acquisto.

Per le fatture elettroniche emesse verrà mostrato un elenco di fatture che sono ancora in uno stato che richiede attenzione e in dettaglio:

  • Appena creata la fattura appare in questo registro con uno dei seguenti stati:
    • Da generare: se la fattura non è completa di tutte le informazioni necessarie come richiesto per la fattura elettronica (occorre modificare la fattura)
    • Da firmare: se la fattura è stata generata correttamente ed è da inviare ad un ente pubblico
    • Da inviare: se è una fattura da inviare al sistema SDI
    • Inviata: quando la fattura è stata inviata al sistema SDI
  • Con i successivi controlli automatici della casella di posta certificata si possono avere i seguenti stati:
    • Scartata: il sistema SDI ha rilevato degli errori di forma nella fattura, pertanto occorre leggere gli errori e porvi rimedio e ripetere il ciclo
    • Respinta: il destinatario ha respinto la fattura, indicando le motivazioni (solo gli enti pubblici possono respingere la fattura)
    • Trasmessa al destinatario: la fattura è stata inoltrata al destinatario
    • Mancata consegna: il sistema non è riuscito a trasmettere la fattura al destinatario, ma farà dei successivi tentativi
    • Impossibilità di recapito: per problemi tecnici inerenti il destinatario (casella posta certificata piena, non funzionante, ecc...) il sistema sdi non è riuscito a trasmettere la fattura al destinatario, in questo caso la fattura resta valida, ma occorre contattare il destinatario ed inoltrargli una copia della fattura
    • Accettazione: il destinatario ha accettato la fattura (vale solo per gli enti pubblici)

Appena aperto il registro delle fatture elettroniche mostra un filtro di ricerca con l'interruttore posizionato sulla visualizzazione delle fatture emesse:

registro fatture elettroniche filtro

  • Data in cui è avvenuto l'ultimo controllo della casella di posta certificata 
  • Elenco degli stati di cui vengono mostrate le fatture (cioè sono escluse dalla visualizzazione le fatture andate a buon fine)

Nella barra comandi sono disponibili i seguenti comandi:

  • ModificaModifica: abilita la modifica manuale di: Stato fattura, Data stato e note
  • EmailInvia tutte le fatture: invia attraverso la posta certificata tutte le fatture che sono nello stato da Inviare
  • controllo notificheControlla notifiche esiti: legge e controlla tutti gli esiti dei precedenti invii, aggiornando lo stato di ogni fatture e riportandone eventuali note o errori

Durante il controllo della posta certificata, se sono state rilevate delle notifiche di esito su precedenti invii di fatture oppure sono state rilevate nuove fatture di acquisto da importare, vengono visualizzate a destra della barra comandi uno o due icone di nuove notifiche:

 

elenco registro fatture emesse

Nell'elenco mostrato, alcune fatture sono state inviate, una è da inviare e una e da firmare.

Per procedere alla firma per le fatture destinate alla pubblica amministrazione, selezionare la fattura nell'elenco e agire sul bottone di firma nel riquadro di dettaglio sotto l'elenco:

dettaglio fattura elettronica

Sono disponibili i seguenti pulsanti:

  • Esporta che apre il seguente menu:
    • Esporta il documento xml 
    • Esporta il documento xml firmato
    • Importa il documento xml
    • Importa il documento xml firmato
  • Firma Fattura ElettronicaIl bottone di firma con in evidenza la data di firma
  • EmailIl bottone di invio email al sistema SDI con in evidenza la data di invio

All'interno del riquadro di dettaglio sono utilizzabili i seguenti bottoni:

  • Apri FileIl bottone di visualizzazione del file xml
  • Documentoil bottone di apertura del documento che ha generato il file xml
  • Anteprimail bottone delle note nel caso siano stati notificati degli errori, utile per prenderne visione

Fatture elettroniche ricevute

Per passare alla visualizzazione del registro delle fatture elettroniche ricevute occore agire sull'interruttore posto nell'area filtro:

registro fatture elettroniche filtro fatture ricevute

Come per il registro delle fatture emesse nell'area filtro sono visibili:

  • Data in cui è avvenuto l'ultimo controllo della casella di posta certificata 
  • Elenco degli stati di cui vengono mostrate le fatture (cioè sono escluse dalla visualizzazione le fatture già importate)

Sono disponibili due comandi:

  • Importa32Importa tutte le fatture ricevute: avvia la procedura di importazione per tutte le fatture ricevute
  • controllo notificheControlla notifiche esiti:l egge e controlla tutti gli esiti dei precedenti invii, aggiornando lo stato di ogni fatture e riportandone eventuali note o errori

registro fatture elettroniche ricevute

Nell'elenco mostrato, sono visibili due fatture da importare rilevate durante il Controlla notiifche esiti. Durante il controllo, il fornitore, se non presente nell'archivio soggetti viene creato automaticamente. Viene rilevato il numero e la data della fattura elettronica, ma il documento non è stato ancora creato: averrà durante la fase di importazione. Nella colonna note si legge 'Fattura Acquisto': è il modello predefinito suggerito da utilizzare durante l'importazione.

Per importare le fatture si può procedere in due modi:

  1. Utilizzare il comando Importa tutte le fatture ricevute: in questo modo attraverso un'unica procedura di importazione vengono importate le fatture e creati automaticamenti i documenti che saranno poi disponibili nell'elenco dei documenti. Questa procedura è utile quando le fatture da importare sono tutte dello stesso tipo.
  2. Oppure si può importare le fatture una per una attraverso il comando importa visibile e selezionabile nell'area di dettaglio in basso sotto l'elenco:

Importazione fatture

Sono visibili i seguenti comandi

  • Apri FileApri e visualizza il file della fattura in formato xml
  • Importa32Apre la procedura di importazione della fattura ricevuta

 

 

Elenco fatture inviate e in attesa esito

Elenco Fatture inviate e in Attesa Esito

La certezza del'avvenuto invio al sistema SDI è rappresentata dall'esito che il sistema ritorna con un messaggio che il gestionale registra nella colonna Stato fattura elettronica e che può essere uno dei seguenti:

  • Trasmesso al destinatario
  • Respinta
  • Scartata
  • Impossibilità di recapito
  • Mancata consegna

Nel caso che lo stato della fattura rimanga ancora come Inviato, non deve allarmare se sono passate poche ore dall'invio o solo uno o due giorni,  a causa dei normali ritardi che il sistema SDI ha nell'elaborazione degli invii. Se invece sono passati diversi giorni e nel riquadro in basso a destra sono visualizzate fatture ancora in stato Inviato, occorre adottare le seguenti azioni:

  • Riportare la data Ultimo controllo indietro di qualche giorno e premere il pulsante di Controllo esiti per aggiornare lo stato
  • Accedere al sito dell'agenzia delle entrate, e in particolare nel proprio cassetto fiscale, nella sezione Fatture emesse per verificare che la fattura sia presente: in questo caso è possibile aggiornare lo stato della fattura elettronica manualmente, premendo prima il pulsante di modifica in alto a sinistra (a destra del pulsante Aiuto) e poi cliccando nella colonna Stato per scegliere manualmente lo stato da assegnare (probabilmente Trasmessa la destinatario)
  • Se le due azioni precedenti hanno dato esito negativo è possibile tentare il reinvio, procedento in questo modo: premere il pulsante di modifica (in alto a sinistra, l'icona vicino al pulsante di Aiuto) e poi modificare lo Stato in Da inviare