Facile Manager è un gestionale facile di prima nota e contabilità. La prima nota, nel gestionale di contabilità aziendale, consente la registrazione di tutte le operazioni contabili dell'azienda, in maniera facile e veloce.

• Registrazioni di fatture
• Incassi e pagamenti
• Versamenti e prelevamenti
• Ecc...

Nel gestionale Facile Manager, gestire la prima nota è molto semplice e facile, in quanto:

• Molte operazioni di prima nota vengono generate automaticamente durante la normale attività di lavoro, e questo semplifica molto la gestione contabile: infatti la registrazione di fatture e note credito crea automaticamente il movimento in prima nota e aggiorna automaticamente il mastrino ed estratto conto contabile del cliente o del fornitore.
• Anche la registrazione dei pagamenti e degli incassi avviene attraverso procedure guidate e semplificate: infatti è possibile evitare la registrazione manuale del movimento di prima nota di incasso e/o pagamento, poichè basta selezionare la fattura o la scadenza da incassare e pagare, selezionare il metodo di incasso o pagamento (banca, cassa, carta credito) e confermare.

Pertanto, nel gestionale aziendale di contabilità Facile Manager, una registrazione manuale della prima nota viene utilizzata per tutte le altre operazioni che non interessano le fatture, come ad esempio: i prelevamaneti bancari, i versamenti, giroconti, ecc...

È comunque possibile, se lo si desidera, disattivare la registrazione automatica delle fatture e degli incassi e pagamenti e procedere con registrazioni manuali di prima nota.

Rimane comunque la possibilità, per chi lo desidera di effettuare manualmente tutte le operazioni in prima nota, di qualsiasi tipo: la registrazione in prima nota risulterà comunque facilitata da uno schema di inserimento che guida l'operatore nella compilazione. Ad esempio:

La prima nota utilizza i classici conti di prima nota e le operazioni contabili (le classiche causali di contabilità) che sono gestite nella tabelle contabili. Altre funzionalità della prima nota sono definite nelle Impostazioni archivio >> Contabilità

Prosegui con:

• Introduzione
• Prima nota : dettaglio
• Gestione scadenze manuali
• Prima nota : elenco movimenti
• Allegati di prima nota (Ricevute, quietanze, ecc...)

• Conti di prima nota
• Iva
• Pagamenti
• Operazioni prima nota (causali di contabilità)
• Voci fattura

Il gestionale Facile Manager consente con estrema facilità di generare la liquidazione iva mensile o trimestrale, con i registri di acquisto e vendita del periodo,  e di conseguenza ottenere l'iva da versare.

La semplicità della generazione della liquidazione iva avviene grazie ad una serie di automatismi che lavorano dientro le quinte: infatti dopo aver emesso la fattura di vendita, registrate le fatture di acquisto e i corrispettivi, tutte le operazioni contabili e dei registri iva vengono automaticamente registrate. Non resta che generare la liquidazione mensile o trimestrale.

In una estrema semplificazione si potrebbe essere portati a ritenere che rilevando il totale dell'iva delle fatture di acquisto, il totale dell'iva delle fatture di vendita, (ed eventuali note credito), e il totale dell'iva dei corrispettivi, si potrebbe avere l'iva da versare. In realtà, pur nell'ottica di semplificare molto l'uso del gestionale, la lettura dei totali iva in un dato periodo, non è corretto, al limite potrebbe dare solo un'idea orientativa, in quanto nel processo di liquidazione iva entrano in gioco ulteriori fattori: la data di competenza iva delle fatture, le eventuali autofatture generate da acquisti in reverse charge o da acquisti esteri ue o extra ue.

Prima di procedere con la liquidazione è bene effettuare controlli di contabilità che aiutano a risolvere e/o evitare errori. I controlli è possibile effettuarli attraverso la voce presente nel menu di contabilità Manutenzione contabile

Per procedere con la liquidazione iva, selezionare dal menu di Contabilità, la voce Liquidazione iva:

Per generare una nuova liquidazione, modificare, eliminare una liquidazione iva utilizzare la seguente barra di navigazione:

Selezionare la sezione Dettagli sul lato sinistro e poi utilizzare la barra di navigazione e comandi.

La barra di navigazione consente di effettuare le seguenti operazioni:

La maschera della liquidazione è la seguente:

I parametri da inserire per generare la liquidazione iva sono:

• Anno
• Periodo iva: mensile o trimestrale (le date di inizio e fine periodo vengono impostate automaticamente in base al periodo scelto). In presenza dell'ultimo trimestre o dell'ultimo mese è gestibile anche l'acconto. (In questo caso la data finale del periodo dovrà essere la data in cui rilevare l'acconto iva, esempio 20/12)
• Eventuale data di stampa
• Controlla documenti: (fortemente consigliata) se selezionata, prima di procedere con la generazione vengono effettuati una serie di controlli e verifiche sulle fatture di acquisto, di vendita, e sui corrispettivi affinchè non presentino problemi ai fini della determinazione dell'iva da versare. Per approfondimenti andare su Contabilità >> Manutenzione contabile
• Definitiva: la generazione della liquidazione può essere ripetuta e rigenerata più volte, soprattutto se sono stati riscontrati degli errori. Al termine è possibile selezionare Definitiva in modo da bloccare le registrazioni contabili interessate in modo da evitare che possano essere modificate per errore. Selezionando definitiva, occorrerà inserire l'ID che l'agenzia delle entrate ha generato alla presentazione della liquidazione (oppure scrivere qualsiasi cosa per significare che non dovrà essere pià modificata).
• Genera liquidazione: provvedere alla lettura dei documenti iva in prima nota e crea i registri, i cui totali sono visibili in basso
• Periodo: la selezione del periodo è automatico, dopo aver selezionato il corretto periodo iva. Solo nell'ultimo trimestre, in caso di generazione dell'acconto, si modificherà la data fine, per impostare momentaneamente la data di termine dell'acconto. Una volta generato l'accconto, la data fine si potrà portare alla data reale di fine periodo per il calcolo complessivo dell'iva del periodo.
• Totali: nei totali saranno visibili i dati finali di liquidazione dell'iva scaturita dalla generazione. Sono disponibili campi per inserire e gestire:
  • Debito iva precedente
  • Credito iva periodo precedente
  • Credito iva anno precedente: gestibile manualmente inserendo il relativo importo oppure attivando la gestione avanzata con il pulsante a fianco, in modo da dettgliare l'utilizzo del credito iva anno precedente. Approfondimenti.
  • Credito d'imposta
  • Totale iva a debito o a credito
  • Credito iva anno precedente (viene riportato automaticamente il credito non ancora compensato dell'anno precedente, se esistente)
  • Altri usi (viene riportato l'ammontare del credito iva anno precedente utilizzato non per compensare l'eventuale debito iva, ma per altri usi)
  • Credito finale (credito anno precedente residuo)
• Genera file xml: crea il file da caricare sul sito dell'agenzia delle entrate per la presentazione della liquidazione
• Esporta file: esporta il file generato al punto precedente

Sono visibili, inoltre gli estremi del pagamento dell'eventuale iva versata, per ogni esigenza di promemoria e annotazione.

Il risultato della generazione della liquidazione è il seguente prospetto:

Sono visibili i totali iva per ogni registro e sezionale iva, per ognuno dei quali è possibile procedere con la stampa o conservazione in formato PDF.

Ovviamene è possibile stampare il prospetto di liquidazione con il riepilogo per ogni iva utilizzata. La stampa dei registri iva è possibile attraverso i pulsanti in corrispondenza di ogni registro. Attenzione all'avvio della stampa di ogni registro, tranne per il primo mese o primo trimestre, viene chiesto il numero di pagina finale del periodo precedente, in modo da costruire la numerazione annuale dei fogli.

Attenzione: le fatture di acquisto possono avere una data di competenza iva identica alla data fattura o una data diversa, ovvero la data di ricezione della fattura (o addirittura una data inserita manualmente, sempre che ricorrano i presupposti di legge). Per modificare questo comportamento occorre modificare un parametro sui modelli documento delle fatture di acquisto se si opta per la registrazione automatica da importazione file xml (Vedi qui). Se invece le fatture di acquisto sono inserite manualmente, la data iva viene visualizzata ed eventualmente modificata direttamente in prima nota. 

L'elenco di tutte le liquidazioni sarà il seguente:

Le date, in alto a sinistra, consentono di filtrare le liquidazioni di un determinato periodo. Inoltre nella barra sono disponibili i seguenti pulsanti:

• Riepilogo registri iva: genera una stampa con i totali complessivi di tutti i registri rientranti nel periodo selezionato (solitamento viene effettuato per anno)
• Riepilogo liquidazione iva: genera una stampa con i totali complessivi di tutte le liquidazioni rientranti nel periodo selezionato (solitamento viene effettuato per anno)

La gestione della contabilità consente di:

• Registrare in Prima nota le operazioni contabili avvenute in azienda
• Registrare gli incassi e pagamenti
• Visualizzare lo scadenziario delle scadenze attive e passive
• Visualizzare, stampare, inviare gli estratti conto
• Visualizzare l'elenco dei saldi contabili, dei clienti e dei fornitori
• Produrre un bilancio economico e patrimoniale che mostri l'andamento dell'azienda.

Per iniziare a lavorare con la contabilità, occorre tener presente che:

• Tutte le fatture e note credito create con la gestione documenti, creano automaticamente il movimento in prima nota e la relativa riga negli estratti conto, pertanto non occorre la registrazione manuale delle fatture
• Tutti gli incassi e pagamenti gestiti attraverso la voce di menu Incassi e pagamenti creano automaticamente il movimento in prima nota e la relativa riga negli estratti conto, pertanto non occorre la registrazione manuale degli incassi e pagamenti

Di conseguenza le registrazioni in prima nota riguardano tutte le operazioni non ricondicibili a registrazioni di fatture e agli incassi e pagamenti: 

• Versamenti
• Prelevamenti
• Pagamenti di tasse
• ecc...

Una corretta tenuta della contabilità richiede la creazione di :

• Conti di prima nota
• Operazioni contabili

I conti di prima nota sono ad esempio: Cassa, Banca, Clienti, Fornitori, Spese, Tasse, ecc... dove confluiranno, ovviamente i relativi importi derivanti dalle registrazioni di prima nota.

Le operazioni contabili, invece, guidano la registrazione di prima nota permettendo anche a chi non è ragioniere di poterla effettuare senza problemi. Se ad esempio occorre registrare in prima nota una operazione di versamento di denaro dalla cassa alla banca, occorre:

• Creare i conti cassa e banca nella Tabella Conti di prima nota
• Creare nella tabella Operazioni Contabili, una voce denominata "Versamento" che preveda già quali conti siano interessati, e cioè Cassa e Banca

In questo modo durante la registrazione di prima nota, dopo aver selezionato l'operazione contabile Versamento, automaticamente compariranno i conti Cassa e Banca e  occorrerà inserire solo gli importi e un'eventuale descrizione aggiuntiva.

Attenzione: a seguito dell'installazione di Facile Manager, le tabelle dei conti di prima nota e delle operazioni contabili sono già popolate da alcune voci più utilizzate e/o comuni. pertanto è necessario ampliarle o modificarle secondo le proprie necessità

Alcune funzionalità della contabilità sono definite nelle Impostazioni archivio >> Contabilità