Manutenzione contabile

La manutenzione contabile riassume una serie di funzionalità di controllo eseguibile ad intervalli regolari e soprattutto prima delle stampe fiscali. I controlli eseguiti sono diversi, sia direttamente sui documenti che sulle operazioni di contabilità e prima nota associata ai documenti.

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L'intervallo delle date serve a definire l'arco temporale in cui effettuare i controlli. 

Controllo documenti:

• Controllo data su: è possibile definire se l'intervallo delle date deve agire sulla data del documento o sulla data di ricezione (per le fatture di acquisto e note credito ricevute)
• Modello documento: selezionare i modelli documenti che producono movimenti contabili su cui effettuare controlli (eventualmente selezionare Tutti gli elettronici)
• Controllo regolarità documenti: se selezionato vengono effettuati vari controlli di correttezza sui documenti
• Controllo esistenza con elenco file AdE: molto utile, serve per confrontare se l'elenco delle fatture presenti nel gestionale coincide con quelle presenti nel cassetto fiscale dell'agenzia delle entrate. Per effettuare questo controllo occorre scaricare preventivamente dal cassetto fiscale, l'elenco delle fatture emesse, ricevute ed estere (autofatture). Gli elenchi scaricati, file di testo, vanno inseriti in una cartella e con il pulsante disponibile è possibile selezionare tutti i files scaricati
• Controllo prima nota con documento: consente di verificare che la registrazione della prima nota coincida con i valori contabili del documento (e che non ci siano stati modifiche arbitrarie)
• Controllo quadratura prima nota: se selezionato consente di verificare che le operazioni di prima nota sia formalmente corrette.

Altri controlli di prima nota

• Confronto movimenti cespiti: effettua il controllo di corretta registrazione delle quote di ammortamento dei cespiti
• Confronto registri iva con totale fatturato: è un controllo molto avanzato, che consente di verificare se il totale fatturato raccolto in un conto economico sia identico agli imponibili risultanti dai registri iva

Ricalcolo (attenzione da fare solo se si sa cosa si sta facendo)

• Ricalcola documenti: effettua la ricontabilizzazione delle fatture
• Rigenera rate e contabilità: effetta la rigenerazione delle partite e dello scadenziario

Dopo avere selezionato le voci interessate, è possibile procedere con la manutenzione. Al termine si riceverà una finestra di riepilogo che potrebbe mostrare le anomalie riscontrate. Le anomalie vanno lette, comprese e verificate e in alcuni casi non occorre fare nulla, in quanto si potrebbe ritenere che l'anomalia evidenziata non è un vero errore ma solo un "attenzione".

In un contesto di lavoro ordinario, si consiglia di limitarsi ai controlli della sezione Controllo documenti, e di ignorare le altre due sezioni.