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La procedura di creazione saldi e di un nuovo esercizio consente di chiudere l'esercizio contabile al 31/12 dell'anno e riportare i saldi al 01/01 del nuovo anno.

menu nuovo esercizio

La procedura di creazione saldi e passaggio al nuovo esercizio si presenta in questo modo:

Creazione saldi e nuovo esercizio contabile

  • Data chiusura anno precedente: inserire da data finale dell'esercizio contabile anno precedente (solitamente il 31/12(
  • Data apertura nuovo anno: inserire la data iniziale del nuovo esercizio contabile (solitamente 01/01)
  • Solo clienti e fornitori: se selezionato, anziche chiudere e riaprire i saldi di tutti i conti di prima nota, effettua la chiusura e l'apertura solo dei clienti e fornitori
  • Elimina SOLO ultima Chiusura/Apertura: se selezionato elimina l'ultima chiusura e apertura dei conti

Durante la creazione dei saldi del nuovo anno, avvengono in automatico le seguenti operazioni contabili:

  • Giroconto delle rimanenze di fine anno come rimanenze iniziali del nuovo anno
  • Storno dei risconti attivi e passivi (creati con la chiusura di bilancio automatica) nei rispettivi conti economici

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Dopo l'emissione delle fatture o la registrazione delle fatture d'acquisto ricevute, occorre registrare gli incassi ricevuti o i pagamenti effettuati in modo da avere la situazione e gli estratti conto sempre aggiornati.

L'operazione di registrazione degli incassi e pagamenti è semplice.

menu incassi pagamenti

 

La visualizzazione elenco si presenta con la barra elenco che consente di effettuare le seguenti operazioni:

barra elenco

Vedi come funzionano gli elenchi

Vengono mostrate immediatamente le fatture aperte (cioè i documenti che risultano ancora non pagati parzialmente o totalmente). Attraverso la seguente area filtro e barra comandi è possibile eseguire le seguenti operazioni:incassi pagamenti barra comandi

  • Visualizzare le fatture ancora aperte, chiuse o entrambe
  • Visualizzare tutte le fatture oppure solo quelle attive o passive
  • Filtrare le fatture per magazzino/unità locale
  • Filtrare le fatture per soggetto
  • Filtrare le fatture per categoria

Attraverso i tre pulsanti sulla destra è possibile:

  • Creare un'anteprima dell'estratto conto
  • Stampare l'estratto conto
  • Inviare l'estratto conto direttamente al cliente (sollecito di pagamento)

Ecco qui di seguito l'elenco delle fatture aperte:

 incassi pagamenti partite

L'elenco mostrato contiene le fatture che rientrano nell'intervallo di date specificate e secondo i criteri di ricerca specificati

Per ogni fattura, sulla sinistra, sono visualizzati i seguenti comandi:

  • Apri documento: possibilità di aprire il documento senza uscire dall'elenco delle fatture
  • Visualizzare le scadenze della fattura selezionata
  • Incassa o Paga la fattura

Dopo aver selezionato la fattura che interessa, nell'esempio la fattura nr. 1, sotto, sono mostrare le relative scadenze create secondo il metodo di pagamento inserito in fattura:

 incassi pagamenti partite scadenze

Nell'esempio sono mostrate le scadenze della fattura nr. 1 selezionata. È posibile vedere che la fattura nr. 1 ha tre scadenze o rate di cui una è il risultato di un acconto versato al momento stesso dell'emissione della fattura e non è modificabile in questa fase (ma eventualmente modificando direttamente la fattura) e poi due scadenze non ancora saldate.

Per procedere all'incasso (o meglio alla registrazione dell'incasso) seguire l'esempio mostrato qui di seguito:

form incassi pagamenti partite scadenze esempio

  • Selezionare la scadenza/rata da incassare e cliccare sul pulsante incassa
  • Si apre sulla destra un riquadro Registrazione incassi con i dettagli dell'incasso
    • inserire la data dell'incasso (viene proposta la data del giorno)
    • Inserire il tipo di operazione: Incasso per banca, incasso con cassa contanti, ecc... (codificate nella tabella operazioni contabili)
    • Scegliere l'eventuale risorsa diversa da quella predefinita
    • Inserire eventuali note: nr. assegno, ecc...
    • Inserire eventuali spese (in modo da evitare di dover effettuare una registrazione di prima nota separata per le spese di incasso o di pagamento)
  • La colonna 'Importo incassato' viene proposto identico all'importo della rata (o della fattura se questa ha generato un'unica rata). Se l'importo incassato è diverso dall'importo della rata possono verificarsi due situazioni:
    • La rata è stata incassata parzialmente e quindi per differenza verrà creata una nuova rata
    • Oppure la differenza è di modesta entità, (pochi centesimi o pochi euro) e in questo caso trattasi di abbuono o sconto cassa, che verrà riportato anche nella colonna abbuono. In questo caso comunque in alternativa è possibile imputare direttamente l'ammontare dell'abbuono nella rispettiva colonna.

Analogamente se invece dell'incasso è necessario registrare il pagamento di una fattura di un fornitore, l'operazione è identica con l'unica differenza che il pulsante nell'elenco delle scadenza non riporta l'etichetta Incassa ma Paga.

È possibile registrare l'incasso anche di più rate/scadenze della stessa o di più fatture, anche di clienti diversi: basta selezionare le scadenze delle fatture desiderate e premere il pulsante Incassa (o Paga) e si vedrà il riquadro Registrazione incassi popolato dalle scadenze/rate selezionate. Nel caso di registrazione di incassi o pagamenti di clienti diversi, il gestionale provvederà, comunque, ad effettuare tante registrazioni di prima nota, quanti sono i clienti/fornitori coinvolti.

Non è possibile registrare con un'unica operazione incassi e pagamenti contemporaneamente. Nel caso occorre effettuare la compensazione tra fatture ricevute e fatture emesse di uno stesso soggetto (caso di un soggetto che è cliente e fornitore), ci sono due soluzioni secondo il caso che siano avvenuti comunque effettivamente i pagamenti e gli incassi come da movimento bancario, oppure occorre effettivamente compensare:

  • Registrare separamente l'incasso e il pagamento con due distinte operazioni (operazione valida e necessaria se sono avvenuti realmente i movimenti di cassa o di banca)
  • Creare una risorsa di liquidità chiamata Compensazione (come se fosse una cassa o una banca) ed utilizzare questa risorsa nelle due distinte operazioni. Al termine della registrazione il conto comensazione dovrebbe essere zero.

Non è possibile modificare la data della scadenza o l'importo della scadenza in questa fase, ma è possibile farlo direttamente in fattura.

Nel caso una scadenza/rata sia pagata parzialmente, nel riquadro Registrazione incassi, prima di procedere alla Conferma, modificare l'importo nella colonna Importo, inserendone quello reale riscosso o pagato. Al termine della registrazione, verrà creata la rata residua per la differenza.

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Con l'estratto conto puoi visualizzare la scheda contabile del cliente o del fornitore, oppure puoi controllare i movimenti di cassa, di banca e di tutti i conti di prima nota.

menu estratto conto

 

La visualizzazione elenco si presenta con la barra elenco che consente di effettuare le seguenti operazioni:

barra elenco

Vedi come funzionano gli elenchi

 

Per poter visualizzare l'estratto conto di un cliente o fornitore, il mastrino o la situazione contabile, dalla seguente barra Seleziona:

  • Tipo estratto conto: Cliente o fornitore oppure Conto prima nota: selezionare poi il relativo soggetto di cui si vuole l'estratto conto o il conto di prima nota desiderato. 

estratto conto barra comandi soggetti

È possibile richiedere l'estratto conto filtrato anche per magazzino (filiale o locale) e categoria contabile. La visualizzazione dell'estratto mostra una colonna con una casella selezionabile: questa casella si mostra utile per spuntare o selezionare le righe durante un controllo o un riscontro. È possibile spuntare o eliminare la spunta a tutte le righe visualizzate attraverso i due pulsanti situati a destra del pulsante aiuto.

I tre pulsanti presenti nell'estrema destra hanno rispettivamente la seguente funzione:

  • Anteprima estratto conto del soggetto
  • Stampa estratto conto del soggetto
  • Invio estratto conto su email del soggetto

Premere Visualizza estratto conto per ottenere il seguente estratto:

Estratto conto soggetti

Nel piede della colonna Descrizione è visibile il saldo tra la colonna entrata ed uscita: è un saldo parziale che è valido per l'intervallo delle date impostato e che può non coincidere con il saldo finale del conto o del cliente/fornitore. A questo proposito è utile la barra presente in basso che mostra, invece, il saldo iniziale e il saldo finale reale del conto o del cliente/fornitore selezionato.

Sotto l'area di visualizzazione dei movimenti, è visibile una barra di stato che evidenzia alcuni dettagli in base al conto e alla riga su cui ci si è posizionati. Le informazioni disponibili sono:

barra contabilita

  • Saldo precedente alla data iniziale impostata
  • Estratto conto: apre l'estratto conto del conto selezionato
  • Pagamento: se l'operazione di prima nota si riferisce ad una operazione di incasso/pagamento, apre direttamente la maschera di incasso/pagamento
  • Documento: se l'operazione di prima nota si riferisce ad una registrazione di fattura o nota credito, apre direttamente la maschera del documento
  • Descrizione del conto selezionato
  • Saldo finale: saldo finale del conto o cliente/fornitore

L'estratto conto riporta la situazione contabile così come risulta dalle fatture o dagli incassi e pagamenti. Non è possibile modificare direttamente l'estratto conto ma occorre correggere le fatture o modificare gli incassi o i pagamenti se il conto non quadra. 

 

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I mastrini contabili consentono di visualizzare e stampare tutti i movimenti di tutti i clienti o di tutti i fornitori per necessità contabili o fiscali.

menu mastrini contabili

 

La visualizzazione elenco si presenta con la barra elenco che consente di effettuare le seguenti operazioni:

barra elenco

Vedi come funzionano gli elenchi

 

Per poter visualizzare il mastrino contabile dei clienti o dei fornitori dal pannello di filtro Seleziona:

  • Clienti e fornitori e poi a destra seleziona il conto di prima nota Clienti o Fornitori  

Mastrini contabili clienti e fornitori

Analogamente per ottenere i mastrini contabili dei conti di prima nota selezionare Conti prima nota e poi a destra il conto di prima nota

I tre pulsanti sulla destra hanno rispettivamente la seguente funzione:

  • Anteprima mastrino visualizzato
  • Stampa mastrino visualizzato
  • Il pulsante email è disattivato

Premere Visualizza mastrini contabili per ottenere la visualizzazione dei mastrini, tenendo conto dell'intervallo date impostato in alto a sinistra.

Mastrini contabili

Nell'elenco sono visibili le informazioni principali delle operazioni contabili in ordine cronologico.

In ogni riga, sulla sinistra è disponibile il comando: 

Primanotache apre direttamente il movimento di prima nota associato.

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