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Documentazione

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Dopo l'emissione delle fatture o la registrazione delle fatture d'acquisto ricevute, occorre registrare gli incassi ricevuti o i pagamenti effettuati in modo da avere la situazione e gli estratti conto sempre aggiornati.

L'operazione di registrazione degli incassi e pagamenti è semplice.

menu incassi pagamenti

 

La visualizzazione elenco si presenta con la barra elenco che consente di effettuare le seguenti operazioni:

barra elenco

Vedi come funzionano gli elenchi

Vengono mostrate immediatamente le partite aperte (cioè i documenti che risultano ancora non pagati parzialmente o totalmente). Attraverso la seguente barra comandi è possibile selezionare tutte le partite (i documenti chiusi e aperti), solo le partite chiuse oppure ritornare alle sole partite aperte:

incassi pagamenti barra comandi

Ecco qui di seguito l'elenco delle partite aperte:

 incassi pagamenti partite

L'elenco mostrato contiene le partite aperte che rientrano nell'intervallo di date specificate.

Dopo aver selezionato la partita (cioè il documento) che interessa, nell'esempio la fattura nr. 1, sotto, sono mostrare le relative scadenze create secondo il metodo di pagamento inserito in fattura:

 incassi pagamenti partite scadenze

Nell'esempio sono mostrate le scadenze della fattura nr. 1 selezionata. È posibile vedere che la fattura nr. 1 ha tre scadenze o rate di cui una è il risultato di un acconto versato al momento stesso dell'emissione della fattura e non è modificabile in questa fase (ma eventualmente modificando direttamente la fattura) e poi due scadenze non ancora saldate.

Per procedere all'incasso (o meglio alla registrazione dell'incasso) seguire l'esempio mostrato qui di seguito:

form incassi pagamenti partite scadenze esempio

  • Selezionare la scadenza/rata da incassare e cliccare sul pulsante incassa
  • Si apre sulla destra un riquadro Registrazione incassi con i dettagli dell'incasso
    • inserire la data dell'incasso (viene proposta la data del giorno)
    • Inserire la risorsa utilizzata per l'incasso (banca o cassa)
    • Confermare l'operazione

Analogamente se invece dell'incasso è necessario registrare il pagamento di una fattura di un fornitore, l'operazione è identica con l'unica differenza che il pulsante nell'elenco delle scadenza non riporta l'etichetta Incassa ma Paga.

È possibile registrare l'incasso anche di più rate/scadenze della stessa o di più fatture, ma sempre dello stesso soggetto: basta selezionare le scadenze delle fatture desiderate e premere il pulsante Incassa (o Paga) e si vedrà il riquadro Registrazione incassi popolato dalle scadenze/rate selezionate.

Non è possibile registrare con un'unica operazione incassi e pagamenti contemporaneamente. Nel caso occorre effettuare la compensazione tra fatture ricevute e fatture emesse di uno stesso soggetto (caso di un soggetto che è cliente e fornitore), ci sono due soluzioni secondo il caso che siano avvenuti comunque effettivamente i pagamenti e gli incassi come da movimento bancario, oppure occorre effettivamente compensare:

  • Registrare separamente l'incasso e il pagamento con due distinte operazioni (operazione valida e necessaria se sono avvenuti realmente i movimenti di cassa o di banca)
  • Creare una risorsa di liquidità chiamata Compensazione (come se fosse una cassa o una banca) ed utilizzare questa risorsa nelle due distinte operazioni. Al termine della registrazione il conto comensazione dovrebbe essere zero.

Non è possibile modificare la data della scadenza o l'importo della scadenza in questa fase, ma è possibile farlo direttamente in fattura.

Nel caso una scadenza/rata sia pagata parzialmente, nel riquadro Registrazione incassi, prima di procedere alla Conferma, modificare l'importo nella colonna Importo, inserendone quello reale riscosso o pagato. Al termine della registrazione, verrà creata la rata residua per la differenza.

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L'estratto conto è la scheda contabile del cliente, del fornitore o di un conto di prima nota (cassa, banca, ecc...) di cui consente di visualizzare i movimenti e il relativo saldo in riferimento al periodo di tempo selezionato.

menu estratto conto

 

La visualizzazione elenco si presenta con la barra elenco che consente di effettuare le seguenti operazioni:

barra elenco

Vedi come funzionano gli elenchi

 

Per poter visualizzare l'estratto conto di un soggetto (cliente o fornitore o entrambi), il mastrino o la situazione contabile, dalla seguente barra comandi:

form estratto conto barra comandi soggetti

Selezionare:

  • Seleziona estratto conto per Soggetto
  • Selezionare il soggetto desiderato

Premere Visualizza estratto conto per ottenere il seguente estratto:

 estratto conto soggetti

 

Nel caso si voglia visualizzare la scheda contabile (estratto conto) di un conto di prima (cassa, banca, assicurazioni, spese, ecc...) per ottenere la situazione di cassa o di banca, per esempio, dalla barra comandi selezionare:
estratto conto barra comandi conti

  • Seleziona estratto conto per Conto prima nota
  • Selezionare il conto di prima nota desiderato

Premere Visualizza estratto conto per ottenere il seguente estratto:

estratto conto conti

L'estratto conto riporta la situazione contabile così come risulta dalle fatture o dagli incassi e i pagamenti. Non è possibile modificare direttamente l'estratto  conto ma occorre correggere le fatture o modificare gli incassi o i pagamenti se il conto non quadra.

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Le tabelle contabili raggruppano le principali tabelle utilizzate nella gestione della contabilità e della prima nota. Le tabelle principali contengono già alcune voci che possono essere variate, aumentate, cancellate secondo le necessità.

 

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La prima nota consente la registrazione di tutte le operazioni contabili dell'azienda.

  • Registrazioni di fatture
  • Incassi e pagamenti
  • Versamenti e prelevamenti
  • Ecc...

Molte operazioni, comunque,  vengono generate automaticamente durante la normale attività di lavoro, e questo semplifica molto la gestione contabile:

  • La registrazione di fatture e note credito creano automaticamente il movimento in prima nota e la conseguente scheda contabile del cliente o del fornitore.
  • Anche la registrazione dei pagamenti e degli incassi avviene attraverso procedure guidate e semplificate

Pertanto, in un contesto normale, la prima nota viene utilizzata per tutte le altre operazioni che non interessano le fatture: prelievi, versamenti, giroconti.

Alcune funzionalità della prima nota sono definite nelle Impostazioni archivio >> Contabilità

Contabilità

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