Documenti e fatture: principali caratteristiche
La funzionalità Documenti e fatture è compresa in tutte le versioni del gestionale facile Manager
Basic Standard Professional Light Professional Plus E-commerce Light E-commerce Plus Contratti Light Contratti Plus
Fatturazione, preventivi, ordini, documenti di trasporto.
La funzionalità Documenti e fatture nel gestionale Facile Manager consente la gestione dei documenti, la fatturazione (gestione fattura elettronica), l'emissione di documenti di trasporto (ddt), di ordini, di preventivi, la vendita al banco, o anche il semplice carico e scarico di magazzino. Sono infiniti i modelli di documenti che è possibile creare.
Il gestionale Facile Manager è ideale anche per gli studi professionali, anche se in regime forfettario, per l'emissione delle fatture con ritenuta d'acconto e contributi cassa.
Consente la gestione completa delle attività di vendita, di acquisto e di fatturazione in genere, con il pieno governo di tutto il flusso di documenti in entrata e in uscita: preventivi, ordini, ddt e bolle, fatture e ricevute fiscali, e di qualsiasi altro tipo di documento definibile a piacere. Con Facile Manager puoi emettere la Fattura Elettronica per la pubblica amministrazione e per i privati: la procedura di emissione è semplice e perfettamente integrata al gestionale tramite una serie di passi guidati che rendono la gestione della fattura elettronica facile ed immediata.
Attraverso i documenti è possibile gestire diverse politiche di listino prezzi: utilizzare il listino predefinito, utilizzare il prezzo personalizzato per cliente, oppure praticare delle promozioni e offerte a tempo. Durante la fatturazione o bollettazione è possibile visualizzare i precedenti prezzi praticati o i diversi costi di acquisti ricevuti. Il calcolo delle provvigioni, nel caso sia previsto l’agente, è automatico ed immediato.
Fatture, ordini, ddt, preventivi, ecc...
La generazione della fattura da preventivo e/o da ordine si integra perfettamente con la possibilità di utilizzare palmari per la raccolta delle quantità nel magazzino e poi importare il tutto nel documento senza nessun intervento manuale. Se necessario puoi stampare le etichette dei prodotti solo per gli articoli con costo variato o per tutti.
Facile Manager è multi magazzino e questo consente la fatturazione di prodotti appartenenti a diversi magazzini in maniera automatica in base alla disponibilità oppure in base ad specifiche priorità.
Spese accessorie
Durante la fatturazione è possibile specificare spese addizionali come spese di trasporto o di incasso, oppure gestire le provvigioni dell'agente.
Dati accompagnatori
Nei dati accompagnatori viene eventualemtente specificata una destinazione diversa rispetto all'indirizzo principale, oltre ai dati utili alla spedizione e al trasporto dei prodotti.
Stampa etichette
Al termine della registrazione della fattura di acquisto è possibile stampare le etichette dei prodotti acquistati, seppure è possibile gestire il numero: ad esempio stamparne esattamente la quantità acquistata oppure un numero diverso, o solamente le etichette degli articoli il cui prezzo è variato.
Fattura differita
La fatturazione differita consente di raggruppare le bolle emesse durante il mese o in un particolare intervallo di tempo e generare una fattura riepilogativa. La fatturazione può essere globale, cioè fatturando per ogni cliente le relative bolle oppure per selezione di alcuni parametri: per data, per numero, per cliente, ecc...
Punto vendita (vendita al banco)
Facile Manager dispone inoltre di una semplice interfaccia per il punto vendita (utilizzabile in collegamento con i lettori ottici e con i registratori di cassa), che consente di gestire in maniera completa la vendita al banco; questa gestione consente infatti di aggiornare in tempo reale il magazzino in fase di emissione dello scontrino.
Statistica fatturato
La statistica fatturato restituisce in maniera chiara ed immediata l'andamento economico dell'azienda mostrandone graficamente il fatturato e l'utile d'esercizio.
Registro delle fatture elettroniche
Con l'arrivo dell'obbligatorietà delle fatture elettroniche, il registro è sostanzialmente un pannello o un cruscotto dove sono raggruppate tutte le funzioni connesse alla gestione delle fatture elettroniche:
- Invio delle fatture
- Controllo degli esiti delle fatture inviate
- Controllo ricezione fatture di acquisto
- Importazione delle fattture di acquisto
Invio fatture al commercialista
La procedura di invio delle fatture elettroniche al commercialista, consente in modo semplice ed immediato di estrarre dall'archivio tutti i file xml delle fatture, generare due archivi compressi ed inviarli via mail al commercialista, in modo che possa provvedere ad importarle nel suo gestionale.
Elenco dettagliato delle caratteristiche e funzionalità Documenti e fatture:
Documenti
- Illimitata tipologia di documenti: fatture, fatture elettroniche, documenti di trasporto, ordini, preventivi, buoni di consegna, ricevute, carico e scarico, ecc...
- Illimitate numerazioni impostabili
- Documenti con indicazione del magazzino a livello globale o per articolo
- Documenti con indicazione del listino, del prezzo manuale, dell'ultimo prezzo praticato
- Selezione contratto o commessa di riferimento per ogni documento
- Fatturazione con articoli del magazzino o con articoli fuori magazzino
- Fino a quattro sconti riga per articolo
- Fino a quattro sconti di chiusura documento
- Uso omaggio articoli (solo imponibile, imponibile e iva, sconto merce)
- Spese accessorie documento: spese d'incasso, di trasporto, d'imballo o conai, spese bolli
- Possibilità di personalizzazione per soggetto le spese di incasso, trasporto ed imballo
- Calcolo ritenuta d'acconto
- Calcolo contributi cassa
- Calcolo provvigione come da tabella agenti, ma modificabile riga per riga
- Uso destinazione diversa consegna merci
- Uso destinazione diversa spedizione fattura
- Invio automatico email
- Generazione fattura elettronica
- Stampa etichette articoli acquistati
- Fatturazione differita dei documenti di trasporto con selezione manuale o automatica
- Importazione articoli da file esterno
- Importazione articoli da lettori di codice barre
- Copia articoli da altro documento
- Calcolo utile per ogni documento
- Visualizzazione statistiche articolo durante la vendita: ultimo costo e ultimo prezzo cliente
- Visualizzazione statistiche articolo durante la vendita: storia dell'articolo nei giorni e mesi precedenti
- Visualizzazione statistiche articolo durante la vendita: visualizzazione listini fornitori
- Visualizzazione statistiche articolo durante la vendita: visualizzazione listini di vendita
- Calcolo automatico dei colli
- Calcolo automatico del peso
- Trasporto a mezzo mittente, destinatario o con vettore
- Vendita al banco (eventuale collegamento regisratore di cassa). Con le seguenti funzionalità opzionali:
- Prenotazione tavoli
- Multi operatore
- Inserimento codice lotteria degli scontrini
- Vendita veloce con lettori di codici a barre
- Gestone carte fedeltà per raccolta punti
- Statistica fatturato acquistato
- Statistica fatturato venduto
- Statistica utile
- Segnalazione scadenza consenso privacy
- Generazione veloce Fattura da Ddt, Ddt o fattura da Ordine, Ordine da Preventivo
- Generazione veloce di un documento con copia integrale o parziale da altro documento
- Modifica veloce con eliminazione degli articoli trovati in uno o più documenti selezionati
- Rilevazione automatica dello scenario di applicazione delle spese di bollo virtuale su fattura elettronica
- Gestione dichiarazione d'intento per fatture all'estero
- Visualizzazione affidabilità, solvibilità e rating clienti con Cribis (richiede contratto con Cribis)
Ordini
- Impostazione stati ordine (da ordinare, da consegnare, consegnato, ordinato, annullato, evaso parzialmente, evaso totale)
- Evasione totale o parziale ordine
- Evidenza degli ordini inevasi
Contabilità (Se presente il modulo di contabilità)
- Creazione scadenze in base al pagamento
- Scadenze modificabili in caso di necessità
- Generazione automatica in prima nota delle fatture e note credito
- Registrazione automatica incasso in caso di pagamento contestuale all'emissione del documento
- Registrazione in prima nota del venduto e acquistato per centro di costo
Gestione lotti (Se presente il modulo di magazzino)
- Per gli articoli che usano i lotti, carico dei lotti acquistati
- Per gli articoli che usano i lotti, scarico dei lotti disponibili
- Scarico dei lotti automatico (in base alla data più vecchia)
- Scarico dei lotti in manuale
Gestione produzione (Se presente il modulo distinta base)
- Gestione articoli composti o articoli kit: articolo principale e articoli componenti
- gestione stato produzione: Da produrre, In produzione, Parziale, Completa
- Data inizio produzione
- Data fine produzione
Gestione Officina
- Per le officine o per tutte le necessità nei documenti sono disponibili i seguenti campi: Modello veicolo, Targa veicolo, Autista e Km
Importazione/Esportazione
- Importazione articoli da file csv
- Formato importazione definibile, in modo da consentire l'importazione dai tracciati più diversi
- Esportazione fattura nel formato Fileconad
Registro delle fatture elettroniche
- Gestione delle fatture elettroniche a mezzo PEC o attraverso un codice SDI
- Pannello unico di controllo delle fatture elettroniche emesse e ricevute
- Invio delle fatture elettroniche emesse: singolarmente o in modo massivo
- Controllo degli esiti degli invii delle fatture elettroniche
- Ricezione fatture di acquisto direttamente nel gestionale o attraverso importazione file xml
- Importazione delle fatture di acquisto singolarmente o massiva
- Importazione righe fattura fornitore con creazione automatica articoli se magazzino attivato e se codice fornitore presente
- Importazione righe fattura fornitore senza creazione articoli, trattando tutte le righe per descrizione
- Importazione interattiva delle fatture con possibilità di associare i propri articoli a quelli del fornitore (se magazzino attivo) con memorizzazione dell'associazione per future importazioni
- Invio fatture al commercialista
Invio fatture al commercialista
Grazie all'importazione delle fatture elettroniche in formato xml e alla sua naturale conservazione, il gestionale è in grado di estrapolarle e inviarle al commercialista in base al periodo di date impostato.
In dettaglio la procedura di invio fatture elettroniche al commercialista consente di:
- Impostare il periodo di date (data iniziale, data finale) nel quale estrarre le fatture elettroniche
- Consente di escludere dall'invio le fatture non ancora definitive (cioè non ancora confermate dal sistema SDI)
- Consente di includere o escludere dall'invio le fatture firmate o non firmate
- La procedura di invio fatture si chiude con una delle seguenti opzioni:
- Salvataggio degli archivi compressi contenenti le fatture emesse e le fatture elettroniche
- Salvataggio e invio via mail dei due archivi contenenti le fatture emesse e le fatture elettroniche direttamente dal gestionale, senza l'utilizzo di sofware esterni