Archiviazione documenti: principali caratteristiche
archiviazione documenti nel tuo Gestionale aziendale
La funzionalità Archiviazione documenti è una funzionalità di base ed è compresa in tutte le versioni del gestionale Facile Manager.
Archiviazione documenti
Il modulo di Archiviazione ottica documenti (archidoc) è il fulcro della conservazione del documenti e degli allegati di tutte le operazioni di Facile Manager:
- la ricevuta di una quietanza di pagamento,
- la scansione delle fatture di acquisto,
- la copia di un contratto
L'archiviazione dei documenti può avvenire sia allegando o importando il file già disponibile, sul proprio pc o ricevuto tramite posta elettronica, oppure effettuando la scansione in pdf.
Archiviazione ottica documenti (archidoc)
Archidoc consente di archiviare e gestire tutta la documentazione della propria azienda importando ed allegando file di ogni tipo (la visualizzazione e la modifica è possibile se sul pc è disponibile il relativo programma che lo gestisce: ad esempio è possibile archiviare un preventivo scritto in word, ma per visualizzarlo e modificarlo occorre che sia installato il software Word.
L'archivizione dei documenti è organizzata in categorie e tipologie dei documenti con la posibilità di aggiungere una descrizione sintetica e delle note aggiuntive. Grazie a questa organizzazione è possibile catalogare i documenti secondo le proprie necessità e poi successivamente fare delle ricerche filtrando e cercando attraverso vari parametri.
Esempio: allegare una fattura in pdf alla registrazione della fattura
Per esempio, allegare il file della fattura elettronica, firmata e con bollo virtuale, come prevede la lagge, e successivamente ricercarla e visualizzarla.
Esempio: allegare una copia pdf della ricevuta di un pagamento alla registrazione in prima nota
Un altro esempio: allegare ad un'operazione di incasso di una fattura la scansione della quietanza di pagamento
Elenco dettaglio caratteristiche Archiviazione documenti
- Creazione categorie di archiviazione
- Creazione tipologie documenti
- Archiviazione documenti sulle schede clienti, fornitori, contatti
- Archiviazione documenti allegati alle registrazione di prima nota (quietanze, pagamenti, ecc...)
- Archiviazione documenti allegati agli articoli di magazzino (schede tecniche)
- Archiviazione documenti allegati alle fatture, ddt, ordini, preventivi, ecc.
- Archiviazione documenti sui contratti ( e moduli di assistenza)
- Archiviazione documenti firmati e non firmati
- Archiviazione libera documenti da files
- Apertura e stampa dei documenti allegati attraverso i sofware installati nel computer
- Ricerca avanzata nell'archivio per:
- data
- soggetto
- descrizione
- categoria
- tipologia
- Acquisizione documenti da scanner
- Creazione unico file pdf delle scansioni effettuate