Manca poco più di un mese al 1° gennaio e all'avvio della fatturazione elettronica anche tra privati oltre che verso la pubblica amministrazione. Per coloro che hanno scelto il gestionale Facile Manager qui di seguito riepilogo quali sono i passi da fare per essere pronti al grande evento.

Attenzione tutte le aziende che lavorano con consumatori finali (emissione scontrino) devono comunque considerare i passi seguenti limitatamente alle sole fatture di acquisto. Infatti come sarà evidente, leggendo il seguito, si avrà la possibilità di importare direttamente nel gestionale le fatture in formato xml che si riceverà su posta elettronica.

1. Innanzi tutto occorre comunicare sul sito dell'Agenzia delle Entrate che si intende ricevere le fatture di acquisto attraverso la posta certificata e non tramite il codice SDI di caratteri (vedi questa video guida). (Ricordo che il codice SDI di 7 cifre è alternativo e non deve essere utilizzato)
2. Aderire al Servizio di Conservazione delle fatture messo a disposizione gratuitamente dall'agenzia delle entrate.
   Dopo aver aderito non occorre fare più nulla. La conservazione avviene in automatico: man mano che le fatture transitano sul server SDI dell'agenzia delle entrate, verranno automaticamente conservate. (vedi questa video guida)
3. Se si opera con gli enti pubblici occorre dotarsi della firma digitale, in quanto le fatture emesse nei confronti degli enti pubblici devono essere obbligatoriamente firmate prima dell'invio. (Mentre le fatture ai privati non devono essere firmate)

Quotidianamente ai propri cliente occorrerà chiedere se hanno il codice sdi a 7 cifre oppure la posta certificata, e poi aggiornare la scheda del cliente, in modo che la generazione della fattura possa avvenire senza errori.

A dire il vero la fattura può essere emessa anche solo con la partita iva, solo che in questo caso:

• Se il cliente ha comunicato la sua scelta all'agenzia delle entrate, la fattura gli verrà recapitata normalmente
• Se il cliente non ha comunicato la scelta all'agenzia delle entrate, la fattura è regolare e valida, ma rimane nel cassetto fiscale dell'agenzia per essere scaricata successivamente.

Nel caso di emissione di fatture a privati (solo con codice fiscale) la fattura va emessa regolarmente senza chiedere la posta certificata, ma inserendo il codice SDI generico 0000000

Benchè la stampa della fattura cartacea non è più valida fiscalmente, è possibile comunque stampare tutte le copie cortesie che si desidera o inviarle via mail, per una migliore leggibilità delle fatture stesse.

Il software gestionale Facile Manager, aggiornato all' ultime release, è in grado di emettere le fatture elettroniche e di importare le fatture elettroniche ricevute.

Ma per rendere il lavoro di gestione e controllo delle fatture elettroniche quanto più semplice e veloce, abbiamo realizzato un modulo chiamato "Registro delle fatture elettroniche" che concentra in un unico punto le seguenti funzioni:

1. Firma delle fatture dirette alla pubblica amministrazione
2. Invio di tutte le fatture tramite posta certificata
3. Controllo esiti precedenti invii per verifcare la trasmissione al destinatario oppure lo scarto per presenza di errori
4. Controllo ricezione fatture di acquisto
5. Importazione delle fatture di acquisto
6. Inviare periodicamente o su richiesta al consulente tutte i files xml delle fatture emesse e ricevute in un intervallo di date specificato,

Tutto questo in modo automatico senza aprire o consultare la casella di posta certificata. (Occorre chiaramente configurare all'interno del gestionale i parametri della posta certificata)