Facile Manager

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Gestionale Magazzino fatturazione contabilità

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Gestionale Facile Manager: scegli la versione che meglio si adatta alle tue esigenze

Sincronizzazione magazzini punti vendita

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Premessa

Facile Manager è utilizzabile in rete senza limiti di numero di computer collegati, purchè in base al numero di operazioni e alla mole di dati, i computer abbiano le caratteristiche e le capacità sufficienti ad elaborare i dati in tempi abbastanza veloci. L'utilizzo in rete è possibile anche creando una rete remota utilizzando internet, sempre che le performance della linea adsl, sia soddisfacente.

È possibile, inoltre se necessario, prelevare gli archivi, ripristinarli sul un altro computer, lavorarci e poi ripristinarli sul computer originario, ovviamente senza che sul computer originario si sia operato contemporaneamente,  altrimenti le modifiche andranno perse.

Sincronizzazione remota

Esiste comunque un'ulteriore possiiblità: lavorare contemporaneamente su due o più computer disconnessi fra loro (ad esempio computer presenti nelle filiali e nei punti vendita) e poi, in un secondo momento, effettuare la sincronizzazione, che garantirà un archivio unico dato dalla somma delle operazioni e dei dati dei vari punti vendita.  Questo tipo di connessione è utile anche in assenza di una connessione stabile della linea internet, in quanto i computer presenti nelle varie filiali o punti vendita, lavorano autonomamente e solo ad intervalli predefiniti o su richiesta avviene la sincornizzazione.

 

Come funziona:

 La sincronizzazione tra punti vendita e filiali consente:

  • lo scambio di qualsiasi tipo di documento (fatture, ddt, ordini, vendite al banco, ecc) e di conseguenza tutti gli articoli interessati e i clienti/fornitori inclusi nei documenti
  • la sincronizzazione totale dei soggetti dalla sede centrale alla filiale
  • la sincronizzazione totale degli articoli dalla sede centrale alla filiale

 

Operazioni preliminari:

Creare un account di tipo (dropbox, google drive, ecc...), le versioni gratuite sono più che sufficienti ed installare il relativo software su un solo pc per ogni sede, punto vendita o filiale. Nella cartella del pc dell'account cloud verranno salvati tempornamente i files di interscambio dei documenti creati dai vari punti vendita.

Nell Impostazioni archivio di ogni punto vendita o filiale attivare la sincronizzazione: Impostazioni di base >> Sincronizzazione

impostazioni archivio sincronizzazione

Oltre all'attivazione della sincronizzazione, specificare:

  • La data di inizio della sincronizzazione (eventuali documenti antecedenti alla data specificata non verranno sincronizzati)
  • Il progressivo di sincronizzazione è il progressivo di generazione dei files di sincronizzazione e viene gestitio automaticamente
  • Intervallo di attivazione della sincronizzazione automatica in minuti (se 0, la sincronizzazione temporizzata è disattivata)
  • Computer su cui avviare la sincronizzazione: per ogni sede o punto vendita, un solo computer deve effettuare la sincronizzazione: inserire il nome del computer adibito alla sincronizzazione
  • Sincronizza soggetti senza p.iva e c.f.: specifica se nella sincronizzazione dei soggetti, devono essere inclusi o esclusi i soggetti su cui non è stato specificato nè la partita iva nè il codice fiscale (l'attivazione di questa tipologia di soggetti, potrebbe generare dei duplicati)

 

Operazioni preliminari: Sede centrale o principale

Nella tabella dei magazzini il Magazzino principale (e predefinito, ad esempio MC) non deve essere definito come remoto. Creare i magazzini delle filiali (es. Filiale 1) e definirlI come remoto. Poi inserire il percorso o cartella del disco dove verrà effettuato l'interscambio dei documenti. Il percorso deve essere all'interno della cartella di sincronizzazione dell'account cloud (google drive, dropbox) creato in precedenza.

magazzino principale base

 magazzino remoto base

Nella tabella dei Modelli documento, creare i modelli di documenti che servono per lavorare con le filiali, impostando direttamente i magazzini su cui opera il modello documento. Inoltre per ogni modello di documento definire un Alfa nella numerazione specifica per ogni Filiale: questo garantisce che ogni filiale avrà la sua numerazione. I modelli di documento che devono essere sincronizzati, devono essere dichiarati come Tipo documento elettronica: Fattura

modello documento filiale 

Per l'esportazione integrale degli articoli: creare il modello di esportazione dall'elenco articoli>> Opzioni: selezionando i campi che servono : (inserire obbligatoriamente i campi Identità e Data ultimo aggiornamento (Oid e DateUpd))  e definire il formato di esportazione come Predefinito  (vedere qui su come creare il formato di esportazione)

articolo esportazione

Per l'esportazione integrale dei soggetti: creare il modello di esportazione dall'elenco soggetti>> Opzioni: selezionando i campi che servono: (inserire obbligatoriamente  i campi Identità e Data ultimo aggiornamento (Oid e DateUpd)) e definire il formato di esportazione come Predefinito (vedere qui su come creare il formato di esportazione)

 soggetto esportazione

 

 

Operazioni preliminare: Punto vendita o filiale

Nella tabella dei magazzini creare il magazzino delle filiale (es. Filiale 1) e definirlo come remoto. Poi inserire il percorso o cartella del disco dove verrà effettuato l'interscambio dei documenti. Il percorso deve essere all'interno della cartella di sincronizzazione dell'account cloud (google drive, dropbox) creato in precedenza.

magazzino remoto base

È possibile creare anche il magazzino della sede principale se si desidera avere disponibili le quantità della sede principali: in questo caso il magazzino della sede centrale (es. MC) non deve essere definito come remoto, ma in dropsshipping e non c'è necessità di specificare il percorso dei files di sincronizzazione

 magazzino dropshipping

Nella tabella dei Modelli documento, creare escelusivamente modelli di documenti che servono per lavorare con la filiale, impostando direttamente i magazzini su cui opera il modello documento. Inoltre per ogni modello di documento definire un Alfa nella numerazione specifico per ogni Filiale (deve coincidere con l'alfa specificato nella sede centrale): questo garantisce che la filiale avrà la sua numerazione. I modelli di documento che devono essere sincronizzati, devono essere dichiarati come Tipo documento elettronica: Fattura

modello documento filiale

I modelli di documento per il trasferimento degli articoli tra Filiale e Magazzino principale devono essere codificati come scarico semplice e non con la doppia causale e doppio magazzino come avviene di solito.

 

Sincronizzazione:

Dopo aver effettuato le operazioni preliminari, si passa all'operatività quotidiana:

 

Sede centrale:

sincronizzazione magazzini filiali o punti vendita

Filiale:

sincronizzazione magazzini filiali o punti vendita

L'esecuzione della sincronizzazione può avvenire su richiesta manuale oppure in modo temporizzato in base a quanto definito nelle impostazioni archivio visto nelle operazioni preliminari.

Nella maschera di sincronizzazioni sono evidenziati:

  • I magazzini/filiali su cui avverrà la sincronizzazione
  • Esportazione Soggetti da Sede centrale a Filiale: Abilitata o Disabilitata. (L'esportazione dei totali soggetti avviene dalla sede centrale verso le filiali e non viceversa. Rimane comunque salva la sincronizzazione in entrambe le direzioni per i soggetti utilizzati nei documenti)
  • Esportazione Articoli da Sede centrale a Filiale: Abilitata o Disabilitata. (L'esportazione del totale elenco degli articoli avviene dalla sede centrale verso le filiali e non viceversa. Rimane comunque salva la sincronizzazione in entrambe le direzioni per gli articoli utilizzati nei documenti)
  • Sincronizzazione documenti:
    • Occorre specificare in quale stato eventuali fatture elettroniche create dalle filiali devono essere ricevute nella sede principale
    • Numero di giorni oltre i quali i files dei documenti di sincronizzazione presenti nella cartella dell'account cloud devono essere cancellati (una volta sincronizzato il documento, il file di sincronizzazione presente nella cartella dell'account cloud non serve più, ma è utile mantenerlo per più giorni, in presenza di più filiali, nel caso in cui alcune di esse non abbiano fatto le ultime sincronizzazioni per i motivi più diversi)
    • Data di ultima sincronizzazione
  • nel riquadro in basso vengono visualizzati eventuali note di sincronizzazione.

Se la preparazione dei modelli di documento da utilizzare per la sincronizzazione siano stati creati con cura e attenzione, durante la sincronizzazione non ci saranno problemi o segnalazioni. Ad ogni modo nel caso che il sincronizzatore non riesca autonomamente ad abbinare i modelli di documento fra quelli della sede centrale e quelli della filiale, viene notificato un messaggio di avviso e occorre effettuare l'abbinamento attraverso il bottone presente nella maschera a fianco della data di ultima sincronizzazione.

Creazione nuovo archivio o azienda

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Facile Manager è un gestionale multiaziendale, cioè consente di gestire contemporaneamente due o più aziende, mantenendo distinte le rispettive operazioni.

Per operare su qualsiasi azienda è necessario, pertanto, creare il relativo archivio.

La barra di navigazione consente di effettuare le seguenti operazioni:

datanavigator

 

Creazione archivi

Per ogni archivio sono disponibili i seguenti campi:

  • Nome archivio: è il nome dell'archivio che verrà utilizzato dal motore di database che lavora dietro le quinte
  • Descrizione: è il nome visualizzato dell'archivio
  • Archivio attivo: se disabilitato l'archivio è sospeso e non verrà mostrato nel pannello degli Archivi, per essere selezionato e lavorarci
  • Cartella Allegati: è la cartella dove verranno memorizzati alcuni files di supporto e di lavoro dell'archivio. Se è una cartella di rete, occorre indicare il percorso di rete completo, ad esempio: 
    • c:\Facile Manager\Allegati
    • \\SERVER\Dati

La sezione Impostare i parametri per il salvataggio e le copie di sicurezza dei dati contiene le impostazioni per il suggerimento della copia periodica dell'archivio:

  • Cartella backup: è la cartella predefinita dove verrà salvato il file compresso che la procedura di copia produce e contiene tutto l'archivio
  • Ultima copia: è la data dell'ultimo backup effettuato
  • Giorni suggerimento copia: intervallo di giorni necessari per suggerire di effettuare la copia (fermo restando che l'utente arbitrariamente potrà fare un backup ogni volta che lo desidera)
  • Disattiva copia: se abilitata i suggerimenti per effettuare la copia sono sospesi
  • Copia differenziale: se abilitata, il nome del file compresso conterrà anche la data del giorno: esempio: DB_Archivio_12-04-2019.zip
  • Ricorda impostazioni: se abilitata verrano proposti nella copia le selezioni impostate sui singoli elementi da copiare:
    • Archivio dati
    • Archidoc (allegati)
    • Immagini
    • Layout
    • Report

La sezione Parametri connessione archivio server remoto viene utilizzata in particolari casi suggeriti dall'assistenza tecnica.

Importazione clienti, fornitori, articoli nel gestionale

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Il gestionale di contabilità, fatturazione e magazzino, Facile Manager è in grado di importare clienti, fornitori articoli, ecc..., già esistenti, magari esportati da altri gestionali o preparati con Excel, purchè siano preparati in formato CSV, cioè un semplice elenco dove ogni campo è rappresentato da una colonna e i nomi dei campi siano quelli utilizzati da Facile Manager. Sia per i clienti/fornitori che per gli articoli è disponibile una guida in pdf che mostra i nomi dei campi importabili e le regola da seguire per la corretta importazione.

Procedi in questo modo:

menu importazione

importazione clienti, fornitori, articoli

La maschera propone un interuttore per decidere se importare i clienti/fornitori oppure gli articoli.

Se è stata selezionata l'importazione dei Clienti/Fornitori è disponibile la seguente opzione:

  • Consenti duplicati: se selezionato, nel caso che la ragione sociale che si sta importando sia già esistente, viene sovrascritta, altrimenti viene aggiunta

Se è stata selezionata l'importazione degli articoli è disponibile la seguente opzione:

  • Listini iva compresa:  se sono presenti i listini nel file di importazione specificare se il valore è iva compresa

Per entrambe le importazioni sono disponibili i seguenti bottoni:

  • Guida campi: apre il pdf con le istruzioni di creazione/compilazione del file di importazione
  • FIle esempio: apre un file vuoti dei soggetti o degli articoli con i nomi di colonne più usati. È possibile integrare/modificare direttamente questo file oppure crearne uno completamento nuovo.

Importante: per gli articoli è disponibile anche una funzionalità di importazione avanzata specifica che è raggiungibile dal menu Magazzino >> Manutenzione articoli

 

Il video mostra come importare clienti, fornitori e articoli di magazzino nel gestionale.

 

 

 

 

È disponibile anche un pulsante per un'importazione avanzata che consente l'importazione anche di altre tabelle (per utenti esperti). La maschera di importazione avanzata si presenta in questo modo:o

importazione dati

La cartella da importare punta alla posizione dei files standard di Facile Manager e se viene lasciata inalterata verrebbero importati i dati predefiniti. Se si è preparato un file personalizzato, è opportuno posizionarlo in una cartella e  indicare qui il percorso.

L'elenco mostra 

  • Nome tabella: contiene il riferimeno alla tabella da importare. Se si seleziona il pulsante a destra della colonna Nome tabella, si apre il file informativo (se disponibile) della struttua della stessa tabella selezionata
  • Azzera? abilitare se prima di procedere all'importazione occorre procedere con l'azzeramento dei valori attuali (operazione possibile solo per quei valori che non sono stati utilizzati)
  • Importa? abilitare in corrispondenza alla tabella che si vuole importare

Prestare molta attenzione nell'operazione di importazione e di un eventuale azzeramento preventivo. Ripere un operazione di importazione di una tabella più volte, senza azzeramento, provocherebbe il caricamento di valori doppi.

 

Registro risultati

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Il registro dei risultati è una sorta di registro di bordo dove vengono registrati i risultati di alcune operazioni e/o errori riscontri in determinate situazioni. Consultare il registro risultati può essere utile per conoscere il motivo di un mancato invio di email, per esempio.

Procedi in questo modo:

menu registro risultati

Nell'elenco che segue è possibile verificare il motivo di un mancato invio di una fattura via email.

registro risultati

È possibile eliminare le voci dal registro risulati in due modi:

  • Tutte le voci attraverso il pulsante Cancella Esiti/Risultati
  • Selezionando la riga e premendo il pulsante elimina in basso

 

 

Gestionale Magazzino fatturazione contabilità

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