La procedura di manutenzione articoli consente di effettuare veloci operazioni di importazione di articoli, di aumento o diminuzione di listini, di cancellazione di articoli: tutto velocemente in base ai criteri impostati.

Per procedere:

La maschera di manutezione articoli, essendo ricca di funzionalità è divisa in sezioni e quindi per procedere occorre espandere la sezione di interesse e poi avviare la manutenzione.

All'inizio delle varie sezioni c'è la sezione filtro, dove impostare i criteri per filtrare gli articoli su cui effettuare la manutenzione:

>> Impostazione criteri di filtro articoli

I criteri inseriti nel filtro articoli sono molto importanti perchè in base ad essi agirà il tipo di manutenzione richiesta. I filtri disponibili sono:

• Da codice articolo / a codice articolo: ad esempi se si hanno harticoli con codice numerico e si voglio filtrare solo gli articoli dal 100 al 110, inserire questi due valori nelle caselle del codice articolo
• Categoria articolo: filtra solo gli articoli con la categoria qui specificata
• Categoria ricarico: filtra solo gli articoli con la categoria di ricarico qui specificata
• Iva su articolo: filtra solo gli articoli che hanno l'iva qui specificata
• Produttore: filtra solo gli articolo con il produttore qui sepecificato

 

Qui di seguito seguono le varie operazioni di manutenzione disponibili:

 

>> Aggiornamento aliquota iva

Nel caso di nuove norme di legge che cambiano l'aliquota iva sui prodotti, non si deve semplicemente cambiare nella tabella iva l'aliquota dal vecchio al nuovo valore, in quanto andrebbe ad influire su tutti i precedenti documenti che devono conservare l'iva precedente, ma va creata una nuova voce iva nella relativa tabella e associata agli articoli rientranti nei criteri di filtro specificati sopra.

 

 

>> Aggiungi o elimina o aggiorna il tipo di listino sugli articoli

Consente di aggiungere, eliminare o forzare il riaggiornamento dei listini. (il listino da aggiungere o eliminare deve già esistere, altrimenti crearlo nella  tabella listini, 

Operazioni possibili:

• aggiungere il listino specificato agli articoli. Se e già associato, lo conferma
• eliminare un listino dagli articoli che rientrano nei criteri impostati 
• aggiorna, nel senso che legge il listino specificato sugli articoli e forza il riaggiornamento di tutte le dipendenze (ad esempio forzare l'aggiornamento per l'e-commerce). Durante l'aggiornamento è possibile fare le seguenti operazioni:
  • Sostiture gli sconti 
  • aggiornare la data di validità del listino

>> Sostituzione Cambio categoria

Consente la sostituzione e/o l'attribuzione massima delle categorie agli articoli selezionati in base al filtro iniziale.

 

>> Eliminazione articoli

In base ai criteri specificati sopra, consente l'eliminazione degli articoli tranne che per gli articoli movimentati che non verranno cancellati

>> Variazione in percentuale o in valore dei listini articoli

Consente di variari i prezzi dei listini in modo rapido e veloce con operazioni di aumento o di variazione o di copia dei valori di listino da uno ad un altro (sempre in base ai criteri selezionati sopra). In dettaglio:

• Listino da aggiornare: specificare il listino abbinato agli articoli su cui agire
• Validità finale dal / al: imposta il filtro su cui effettuare l'operazione
• Operazione da fare: le operazioni possibili sono:
  • Aumento: per aumentare il valore di listino
  • Diminuzione: per diminuire il valore di listino
  • Copia: per copiare il valore da un listino ad un altro
  • Ricalcolo: 
• Copia listino da: se nell'operazione da fare si è specificato l'operazione di copia, specificare qui il listino di origine
• Tipo manutenzione: indica il tipo di operazione da fare:
  • Percentuale: se l'operazione di Aumento o Diminuzione deve essere fatta in percentuale
  • Importo: se l'operazione di Aumento o Diminuzione deve essere fatta aggiungendo o sottraendo il valore
• Manutenzione su: specificare se l'operazione richiesta deve essere effettuata sul valore imponibile o sul valore ivato
• Valore: inserire il valore percentuale o il valore netto in base alle scelte precedenti

 

>> Importa articoli e aggiorna listino da csv

È sicuramente una delle operazioni che permette di risparmiare tanto tempo nelle operazioni di inserimento e modifica degli articoli. Infatti se si trattano cataloghi completi di produttori, l'importazione consentirà di importarli ingregralmente. L'unica condizione da rispettare è data dalla struttura del file CSV (trattasi di un file di testo preparato con un editor semplice o anche con Excel dove ogni colonna è un campo e i campi sono separati dal punto e virgola (;) Excel lo fa automaticamente quando si salva in formato CSV). La struttura e i campi disponibili sono visualizzati attraverso il pulsante Info (a destra del pulsante seleziona cartella). Il pulsante con l'icona di excel apre un file già pronto con la struttura delle colonne corrispondente ai campi da importare

Tenere presente che non tutti i campi sono obbligatori, infatti i campi obbligatori, che devono essere presenti, sono:

• Codice articolo
• Descrizione articolo
• Iva: che può essere omessa se nella tabella iva è stata definita almeno una voce come predefinita
• Unità di misura: che  può essere omessa se nella tabella unità di misura è stata definita almeno una voce come predefinita

Le voci seguenti regolano alcuni comportamenti durante l'importazione:

• Aggiorna solo articoli già presenti: utile per aggiornare i propri articoli, ma senza crearne dei nuovi nel caso nel file passato per l'importazione siano presenti articoli non presenti nel gestionale
• Il listino importato è iva compresa: abilitare se il file csv comprende i listini con iva compresa
• Usa sigla produttore nel codice articolo (3 car.):  se abilitata inserisce i primi tre caratteri del produttore come prefisso del codice articolo. Potrebbe essere utile se si ritiene che più produttori possano avere codici articoli identici, ovviamente per articoli diversi
• Usa sigla produttore in ricerca codice: durante l'importazione, nel verificare se l'articolo è già presente, la procedura lo cerca con il codice articolo presente nel file CSV oppure con il codice a barre; nell'ipotesi che possano esistere, e si ritiene di percorrere comunque questa strada, è possibile oltrepassare il problema dello stesso codice chiedendo che nella ricerca degli articoli si verifichi l'appartenenza al relativo produttore
• Sostituzione integrale catalogo produttore: molto utile nel caso di importazione di catalogi completi di produttori, in quanto abilitando questa voce, gli articoli del produttore già presenti nel gestionale, ma che non trovano corrispondenza nel file CSV che si sta importando, verrebbeno eliminati, sempre che non siano stati utilizzati nei documenti (fatture, ddt, ordini, preventivi, ecc...), nel qual caso non verrebbero cancellati
• Priorità ricerca articoli con codice a barre: se abilitata avvia la ricerca degli articoli, per verificare che l'articolo che si sta importando non sia presente, cercando prima con il codice a barre e poi con il codice articolo. È una funzione molto utile quando, acquisendo i files da importare non dai produttori direttamente, ma da distributori o grossisti, potrebbe verificarsi che i codici articoli possano avere lievi differenze e che inevitabilmente porterebbe a creare articoli diversi. Per fortuna, in questi casi, se presente il codice a barre, è difficile che sia diverso
• Elimina immagini articoli precedenti: nel caso si stia importanto un elenco di articoli con le immagini, selezionando questa casella, le eventuali precedenti immagini esistenti vengono eliminate, altrimenti vengono aggiunte
• Usa descrizione articolo per le immagini: durante l'importazione delle immagini, la didascalia delle immagini è la stessa descrizione dell'articolo, al posto del nome originale dell'immagine
• Sostituisci categoria articolo: se selezionato, nel caso di un'eventuale discordanza tra la categoria dell'articolo presente nel gestionale e quella presente nel file da importare, prevarrà quella del file importato.
• Categorie aggiuntive articolo: consente di assocare all'articolo categorie aggiuntive
• Cartella files: selezionare la cartella che contiene i file csv da importare; nella cartella possono esserci più files che verrebbero letti uno dopo l'altro. La casella a sinistra del pulsante Seleziona cartella, consente di inserire un carattere particolare che segnalerà al gestionale il carattere di separazione dei campi al posto del punto e virgola (;) standard. Si raccomanda di non utilizzare questa funzione a meno che non si sappia cosa si sta facendo.
• Codifica: consente la selezione della codifica del file da importare (utile nel caso si noti durante l'importazione la non corretta importazione di alcuni caratteri speciali)

Attenzione: l'importazione può essere ripetuta più e più volte senza che crei articoli duplicati, in quanto l'importazione è da intendersi come:

• Inserimento dell'articolo se non trovato
• Modifica dell'articolo se trovato

È possibile automatizzare la procedura di importazione articoli nel processo di sincronizzazione degli articoli con il negozio on line (Prestashop o Woocommerce).

Un esempio: un fornitore rilascia giornalmente  il proprio listino e che si intende importare. I prodotti presenti nel listino devono essere anche pubblicati nel negozio on line. Il processo automatico consiste in:

• Impostare la sincronizzazione automatica in Impostazioni archivio >> E-commerce
• Impostare l'importazione automatica in Impostazioni archivio >> E-commerce
• Impostare l'avvio automatico della sincronizzazione indicando il nome del pc su cui è abilitata e l'intervallo di tempo di attivazione

Questo farà si che prima di avviare la sincronizzazione E-commerce, verrà attivata l'importazione degli articoli, e se ci saranno nuovi articoli o modifiche di prezzi o descrizione in quelli già esistenti, queste modifiche verrebbero accodate alla coda di sincronizzzione.