La procedura di importazione articoli consente di importare tutte le informazioni degli articoli, compresi i listini, attraverso un file CSV, (Excel), comodo e veloce da preparare, le cui colonne da preparare sono specificate nella guida raggiungibile dal pulsante presente nella schermata.

Per procedere, dal menu Magazzino >> Importa articoli

Importazione articoli e listini

La maschera di importazione si presenta nel seguente modo:

Importazione articoli

È sicuramente una delle operazioni che permette di risparmiare tanto tempo nelle operazioni di inserimento e modifica degli articoli. Infatti se si trattano cataloghi completi di produttori, l'importazione consentirà di importarli ingregralmente. L'unica condizione da rispettare è data dalla struttura del file CSV (trattasi di un file di testo preparato con un editor semplice o anche con Excel dove ogni colonna è un campo e i campi sono separati dal punto e virgola (;) Excel lo fa automaticamente quando si salva in formato CSV). La struttura e i campi disponibili sono visualizzati attraverso il pulsante Info (a destra del pulsante seleziona cartella). Il pulsante con l'icona di excel apre un file già pronto con la struttura delle colonne corrispondente ai campi da importare

Tenere presente che non tutti i campi sono obbligatori, infatti i campi obbligatori, che devono essere presenti, sono:

  • Codice articolo
  • Descrizione articolo
  • Iva: che può essere omessa se nella tabella iva è stata definita almeno una voce come predefinita
  • Unità di misura: che  può essere omessa se nella tabella unità di misura è stata definita almeno una voce come predefinita

Le voci seguenti regolano alcuni comportamenti durante l'importazione:

  • Tipo importazione:
    • Importa nuovi prodotti e aggiorna gli articoli eventualmente già presenti
    • Aggiorna solo articoli già presenti (sono esclusi i nuovi prodotto, cioè i prodotti presenti nel file ma non presenti nel gestionale)
    • Inserisce solo i nuovi prodotti (sono esclusi i prodotti presenti nel file e presenti anche nel gestionale; utile per non sovrascrivere le informazioni di prodotti già perfette)
  • Il listino importato è iva compresa: abilitare se il file csv comprende i listini con iva compresa
  • Usa sigla produttore nel codice articolo (3 car.):  se abilitata inserisce i primi tre caratteri del produttore come prefisso del codice articolo. Potrebbe essere utile se si ritiene che più produttori possano avere codici articoli identici, ovviamente per articoli diversi
  • Usa sigla produttore in ricerca codice: durante l'importazione, nel verificare se l'articolo è già presente, la procedura lo cerca con il codice articolo presente nel file CSV oppure con il codice a barre; nell'ipotesi che possano esistere, e si ritiene di percorrere comunque questa strada, è possibile oltrepassare il problema dello stesso codice chiedendo che nella ricerca degli articoli si verifichi l'appartenenza al relativo produttore
  • Sostituzione integrale catalogo produttore: molto utile nel caso di importazione di catalogi completi di produttori, in quanto abilitando questa voce, gli articoli del produttore già presenti nel gestionale, ma che non trovano corrispondenza nel file CSV che si sta importando, verrebbeno eliminati, sempre che non siano stati utilizzati nei documenti (fatture, ddt, ordini, preventivi, ecc...), nel qual caso non verrebbero cancellati
  • Priorità ricerca articoli con codice a barre: se abilitata avvia la ricerca degli articoli, per verificare che l'articolo che si sta importando non sia presente, cercando prima con il codice a barre e poi con il codice articolo. È una funzione molto utile quando, acquisendo i files da importare non dai produttori direttamente, ma da distributori o grossisti, potrebbe verificarsi che i codici articoli possano avere lievi differenze e che inevitabilmente porterebbe a creare articoli diversi. Per fortuna, in questi casi, se presente il codice a barre, è difficile che sia diverso
  • Elimina immagini articoli precedenti: nel caso si stia importanto un elenco di articoli con le immagini, selezionando questa casella, le eventuali precedenti immagini esistenti vengono eliminate, altrimenti vengono aggiunte
  • Usa descrizione articolo per le immagini: durante l'importazione delle immagini, la didascalia delle immagini è la stessa descrizione dell'articolo, al posto del nome originale dell'immagine
  • Sostituisci categoria articolo: se selezionato, nel caso di un'eventuale discordanza tra la categoria dell'articolo presente nel gestionale e quella presente nel file da importare, prevarrà quella del file importato.
  • Categorie aggiuntive articolo: consente di assocare all'articolo categorie aggiuntive
  • Seleziona file o cartella: questo interruttore consente di selezionare per l'importazione un singolo file oppure una cartella contenente i files da importare:
    • Se l'interruttore è su File: selezionare il file da importare
    • Se l'interruttore è su Cartella files: selezionare la cartella che contiene i file csv da importare; nella cartella possono esserci più files che verrebbero letti uno dopo l'altro. La casella a sinistra del pulsante Seleziona cartella, consente di inserire un carattere particolare che segnalerà al gestionale il carattere di separazione dei campi al posto del punto e virgola (;) standard. Si raccomanda di non utilizzare questa funzione a meno che non si sappia cosa si sta facendo.
  • Codifica: consente la selezione della codifica del file da importare (utile nel caso si noti durante l'importazione la non corretta importazione di alcuni caratteri speciali)

Inoltre sono disponibili due pulsanti:

  • Il pulsante Info, per richiamare la guida dei campi utilizzabili e del loro significato
  • Il pulsante di Excel, che apre un file vuoto pronto per essere utilizzato, già con le colonne principali presenti

Attenzione: l'importazione può essere ripetuta più e più volte senza che crei articoli duplicati, in quanto l'importazione è da intendersi come:

  • Inserimento dell'articolo se non trovato
  • Modifica dell'articolo se trovato (la chiave di ricerca è il codice articolo o il codice a barre o aggiuntivo)

È possibile automatizzare la procedura di importazione articoli nel processo di sincronizzazione degli articoli con il negozio on line (Prestashop o Woocommerce).

Un esempio: un fornitore rilascia giornalmente  il proprio listino e che si intende importare. I prodotti presenti nel listino devono essere anche pubblicati nel negozio on line. Il processo automatico consiste in:

Questo farà si che prima di avviare la sincronizzazione E-commerce, verrà attivata l'importazione degli articoli, e se ci saranno nuovi articoli o modifiche di prezzi o descrizione in quelli già esistenti, queste modifiche verrebbero accodate alla coda di sincronizzzione.

 

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