Facile Manager

Documentazione

Valutazione attuale: 5 / 5

Stella attivaStella attivaStella attivaStella attivaStella attiva

La procedura di manutenzione articoli consente di effettuare veloci operazioni di importazione di articoli, di aumento o diminuzione di listini, di cancellazione di articoli: tutto velocemente in base ai criteri impostati.

Per procedere:

menu manutenzione articoli

La maschera di manutezione articoli, essendo ricca di funzionalità è divisa in sezioni e quindi per procedere occorre espandere la sezione di interesse e poi avviare la manutenzione.

All'inizio delle varie sezioni c'è la sezione filtro, dove impostare i criteri per filtrare gli articoli su cui effettuare la manutenzione:

>> Impostazione criteri di filtro articoli

manutenzione articoli filtro

I criteri inseriti nel filtro articoli sono molto importanti perchè in base ad essi agirà il tipo di manutenzione richiesta. I filtri disponibili sono:

  • Da codice articolo / a codice articolo: ad esempi se si hanno harticoli con codice numerico e si voglio filtrare solo gli articoli dal 100 al 110, inserire questi due valori nelle caselle del codice articolo
  • Categoria articolo: filtra solo gli articoli con la categoria qui specificata
  • Categoria ricarico: filtra solo gli articoli con la categoria di ricarico qui specificata
  • Iva su articolo: filtra solo gli articoli che hanno l'iva qui specificata
  • Produttore: filtra solo gli articolo con il produttore qui sepecificato

Qui di seguito seguono le varie operazioni di manutenzione disponibili:

>> Aggiungi o elimina il tipo di listino sugli articoli

manutenzione aggiungi elimina aggiorna listino

Consente di aggiungere, eliminare o forzare il riaggiornamento dei listini. (il listino da aggiungere o eliminare deve già esistere, altrimenti crearlo nella  tabella listini

  • aggiungere il listino specificato agli articoli. Se e già associato, lo conferma
  • eliminare un listino dagli articoli che rientrano nei criteri impostati 
  • aggiorna, nel senso che legge il listino specificato sugli articoli e forza il riaggiornamento di tutte le dipendenze (ad esempio forzare l'aggiornamento per l'e-commerce oppure il ricalcolo dei profili listino)

>> Aggiungi o elimina offerte dagli articoli

manutenzione aggiungi elimina offerta

Come la precedente manutenzione, ma anzichè riferirsi al listino normale si applica alle offerte sugli articoli e di conseguenza ci sono i campi aggiuntivi dello sconto da applicare sul listino  e alle date di inizio e fine offerta:

>> Aggiornamento aliquote iva

manutenzione aggiornamento iva

Nel caso di nuove norme di legge che cambiano l'aliquota iva sui prodotti, non si deve semplicemente cambiare nella tabella iva l'aliquota dal vecchio al nuovo valore, in quanto andrebbe ad influire su tutti i precedenti documenti che devono conservare l'iva precedente, ma va creata una nuova voce iva nella relativa tabella e associata agli articoli rientranti nei criteri di filtro specificati sopra.

>> Eliminazione articoli

manutenzione eliminazione articoli

In base ai criteri specificati sopra, consente l'eliminazione degli articoli tranne che per gli articoli movimentati che non verranno cancellati

>> Variazione in percentuale o in valore dei listini articoli

manutenzione variazione valore listini

Consente di variari i prezzi dei listini in modo rapido e veloce con operazioni di aumento o di variazione o di copia dei valori di listino da uno ad un altro (sempre in base ai criteri selezionati sopra). In dettaglio:

  • Listino da aggiornare: specificare il listino abbinato agli articoli su cui agire
  • Operazione da fare: le operazioni possibili sono:
    • Aumento: per aumentare il valore di listino
    • Diminuzione: per diminuire il valore di listino
    • Copia: per copiare il valore da un listino ad un altro
  • Copia listino da: se nell'operazione da fare si è specificato l'operazione di copia, specificare qui il listino di origine
  • Tipo manutenzione: indica il tipo di operazione da fare:
    • Percentuale: se l'operazione di Aumento o Diminuzione deve essere fatta in percentuale
    • Importo: se l'operazione di Aumento o Diminuzione deve essere fatta aggiungendo o sottraendo il valore
  • Manutenzione su: specificare se l'operazione richiesta deve essere effettuata sul valore imponibile o sul valore ivato
  • Valore: inserire il valore percentuale o il valore netto in base alle scelte precedenti

>> Importa articoli e aggiorna listino da csv

manutenzione importazione

È sicuramente una delle operazioni che permette di risparmiare tanto tempo nelle operazioni di inserimento e modifica degli articoli. Infatti se si trattano cataloghi completi di produttori, l'importazione consentirà di importarli ingregralmente. L'unica condizione da rispettare è data dalla struttura del file CSV (trattasi di un file di testo preparato con un editor semplice o anche con Excel dove ogni colonna è un campo e i campi sono separati dal punto e virgola (;) Excel lo fa automaticamente quando si salva in formato CSV). La struttura e i campi disponibili sono visualizzati attraverso il pulsante Info struttura file.

Tenere presente che non tutti i campi sono obbligatori, infatti i campi obbligatori, che devono essere presenti, sono:

  • Codice articolo
  • Descrizione articolo
  • Iva: che può essere omessa se nella tabella iva è stata definita almeno una voce come predefinita
  • Unità di misura: che  può essere omessa se nella tabella unità di misura è stata definita almeno una voce come predefinita

Le voci seguenti regolano alcuni comportamenti durante l'importazione:

  • Il listino importato è iva compresa: abilitare se il file csv comprende i listini con iva compresa
  • Usa sigla produttore nel codice articolo (3 car.):  se abilitata inserisce i primi tre caratteri del produttore come prefisso del codice articolo. Potrebbe essere utile se si ritiene che più produttori possano avere codici articoli identici, ovviamente per articoli diversi
  • Usa sigla produttore in ricerca codice: durante l'importazione, nel verificare se l'articolo è già presente, la procedura lo cerca con il codice articolo presente nel file CSV oppure con il codice a barre; nell'ipotesi che possano esistere, e si ritiene di percorrere comunque questa strada, è possibile oltrepassare il problema dello stesso codice chiedendo che nella ricerca degli articoli si verifichi l'appartenenza al relativo produttore
  • Sostituzione integrale catalogo produttore: molto utile nel caso di importazione di catalogi completi di produttori, in quanto abilitando questa voce, gli articoli del produttore già presenti nel gestionale, ma che non trovano corrispondenza nel file CSV che si sta importando, verrebbeno eliminati, sempre che non siano stati utilizzati nei documenti (fatture, ddt, ordini, preventivi, ecc...), nel qual caso non verrebbero cancellati
  • Priorità ricerca articoli con codice a barre: se abilitata avvia la ricerca degli articoli, per verificare che l'articolo che si sta importando non sia presente, cercando prima con il codice a barre e poi con il codice articolo. È una funzione molto utile quando, acquisendo i files da importare non dai produttori direttamente, ma da distributori o grossisti, potrebbe verificarsi che i codici articoli possano avere lievi differenze e che inevitabilmente porterebbe a creare articoli diversi. Per fortuna, in questi casi, se presente il codice a barre, è difficile che sia diverso
  • Cartella files: selezionare la cartella che contiene i file csv da importare; nella cartella possono esserci più files che verrebbero letti uno dopo l'altro. La casella a sinistra del pulsante Seleziona cartella, consente di inserire un carattere particolare che segnalerà al gestionale il carattere di separazione dei campi al posto del punto e virgola (;) standard. Si raccomanda di non utilizzare questa funzione a meno che non si sappia cosa si sta facendo.

Attenzione: l'importazione può essere ripetuta più e più volte senza che crei articoli duplicati, in quanto l'importazione è da intendersi come:

  • Inserimento dell'articolo se non trovato
  • Modifica dell'articolo se trovato

È possibile automatizzare la procedura di importazione articoli nel processo di sincronizzazione degli articoli con il negozio on line (Prestashop).

Un esempio: un fornitore rilascia giornalmente  il proprio listino e che si intende importare. I prodotti presenti nel listino devono essere anche pubblicati nel negozio on line. Il processo automatico consiste in:

Questo farà si che prima di avviare la sincronizzazione E-commerce, verrà attivata l'importazione degli articoli, e se ci saranno nuovi articoli o modifiche di prezzi o descrizione in quelli già esistenti, queste modifiche verrebbero accodate alla coda di sincronizzzione.

Stella inattivaStella inattivaStella inattivaStella inattivaStella inattiva

La procedura di produzione automatica degli articoli composti (distinta base)  consente di:

  • Verificare tutti gli articoli composti (questi che sono costituiti da più articoli, ad esempio gli articoli kit o distinta base)  con disponibilità negativa
  • Creare automaticamente un movimento di produzione che contemporaneamente carica a magazzino gli articoli composti e scarica gli articoli componenti
  • Se gli articoli componenti hanno disponibilità negativa, diventa facile capire quali prodotti sono da ordinare

Produzione articoli composti (distinta base)

Per il funzionamento, selezionare:

  • Il modello di documento da utilizzare per la movimentazione nel magazzino: sono selezionabili solo i modelli documento che hanno i seguenti requisiti:
    • Hanno la doppia causale per il carico e lo scarico
    • Hanno un listino associato
    • Hanno la voce "Inserisci componenti articoli" selezionata
  • Magazzino: se indicato verrano prodotti solo gli articoli presenti nel magazzino selezionato
  • Data produzione: la data che avrà il movimento di produzione

Valutazione attuale: 5 / 5

Stella attivaStella attivaStella attivaStella attivaStella attiva

La gestione del magazzino nel gestionale Facile Manager, comprende la generazione dell'inventario degli articoli di magazzino secondo diversi parametri: ultimo costo, costo medio, in base ad un listino.

La flessibilita della generazione dell'inventario è tale che, oltre all'inventario, è possibile generare una statistica di fatturato, di acquistato e di rimanenze delle merci in un determinato periodo di tempo: sellout (sell out).

Per procedere con la generazione, selezionare la voce Inventario articoli dal menu Magazzino

menu valorizzazione articoli 

La valorizzazione può essere effettuata in base:

  • Ultimo costo degli articoli
  • Costo medio degli articoli
  • Listino

valorizzazione articoli filtro

Nel caso sia stata scelta la valorizzazione Listino, occorrerà specificare il relativo listino.

Le altre opzioni presenti sono:

  • Magazzino: in presenza di più magazzini, è possibile ottenere la valorizzazione degli articoli presenti in un solo magazzino
  • FIltra esistenza: consente di filtrare gli articoli da valorizzare per esistenza: 
    • Maggiore di zero
    • Minore di zero
    • Diverso da zero
    • Tutti
  • Tipo inventario
    • Ad oggi:  verrà generato l'inventario con le esistenze aggiornate al giorno corrente
    • Ad una data: verrà generato l'inventario in base ai seguenti parametri:
      • Data finale: inserire la data limite per l'inventario da generare
      • Produttore: inserire l'eventuale produttore dei cui articoli si vuole generare l'inventario (opzionale)
      • Categoria articoli: inserire l'eventuale categoria articoli di cui si vuole generare l'inventario (opzionale)
    • Sellout: è un particolare tipo di inventario utilizzato per generare un inventario specifico di un determinato periodo basandosi esclusivamente sull'acquistato e venduto nel periodo selezionato, utilizzando anche i seguenti filtri
      • Data iniziale
      • Data finale
      • Categoria documenti
      • Fornitore
    • Inventario finale: è simile all'inventario Ad una data, con l'aggiunta della creazione di un documento di chiusura di fine anno e uno di apertura di inizio anno (storicizzazione delle esistenza): in questo modo sarà sempre possibile visionare nella scheda articolo l'esistenza (l'inventario iniziale) ad inizio anno senza dover necessariamente generare sempre l'inventario  alla data specificata.

 Ecco la richiesta di selezione della data finale nel caso di richiesta di inventario Ad oggi, Ad una data o in caso di invetario di fine anno:

data inventario

Il modello di chiusura e modello di apertura sono i modelli di documento da utilizzare nel caso di inventario finale (storicizzazione delle esisenze): il modello di chiusura crea il movimento di chiusura al 31/12, il modello di apertura crea il movimento di apertura all'01/01

Nel caso di richiesta inventario di tipo Sellout, i dati richiesto sono:

richiesta inventario sell out

Occorre inserire la data iniziale e finale del periodo che si vuole esaminare, filtrando i movimenti eventualmente per categorie documento e/o per fornitore.

Per generare la valorizzazione premere il relativo pulsante nella barra comandi: Genera inventario

valorizzazione articoli barra comandi

Nella barra comandi è disponibile anche il campo per la ricerca di un articolo nell'elenco che risulterà dalla generazione dell'inventario. Viene mostrata anche la data dell'ultima generazione effettuata.

 

La visualizzazione elenco si presenta con la barra elenco che consente di effettuare le seguenti operazioni:

barra elenco

Vedi come funzionano gli elenchi

Questo è l'elenco in caso di  inventario: Ad una data, Ad oggi, Inventario finale

valorizzazione articoli elenco

Questo è l'elenco in caso di valorizzazione con sell out:

valorizzazione articoli elenco sell out

Oltre alle colonne visualizzate sono presenti anche colonne nascoste da rendere visibili se necessario:

 

Nell'Inventario articoli è presente anche la sezione Rettifica veloce inventario da utilizzare quando, nel mezzo della gestione, durante l'anno, si decide di rilevare l'inventario fisico delle merci e adeguare l'esistenza del gestionale a quelle effettivamente rilevate.

valorizzazione articoli rettifica inventario

Questa procedura è resa abbastanza semplice in quanto anziché provvedere ad effettuare singole correzioni in aumento o in diminuzione (soluzione comunque possibile) si provvede a caricare un documento (magari come preventivo) e utilizzare le quantità ivi presenti come inventario: il gestionale colcolerà in automatico le correzioni da apportare.

Occorre specificare:

  • Modello di carico: specificare il modello di documento da utilizzare per poter registrare le correzioni in aumento delle merci
  • Modello di scarico: specificare il modello di documento da utilizzare per poter registrare le correzioni in diminuzione delle merci
  • Data rettifica: indicare la data che i due modelli di documento devono avere
  • Rettifica inventario leggendo le esistenze da:
    • Da altro documento: occorrerà specificare quali sono i documenti da cui prelevare le esistenze
    • Da importazione file: occorrerà specificare un file esterno contenente le quantità di inventario (leggere anche importazione righe documento)

Per procedere con la rettifica premere il pulsante Esegui rettifica.

Valutazione attuale: 5 / 5

Stella attivaStella attivaStella attivaStella attivaStella attiva

Monitorare l'andamento dell'azienda, verificare quali sono i prodotti e/o le categorie più venduti o con un più alto rendimento è semplicissimo: basta utilizzare Statistiche vendite

menu statistica vendite

La maschera delle statistiche vendite si presenta con le seguenti aree:

statistiche vendite

  1. Area filtro: in questa area è possibile filtrare le statistiche per categorie, per produttori, fornitori e clienti
  2. Area comandi: in questa area è possibile filtrare le statistiche per un periodo, limitare il numero di categorie o articoli da visualizzare e mostrare le statistiche per valore o per quantità
  3. Area statistica: rappresenta il grafico delle statistiche corrispondenti ai filtri impostati. È possibile visualizzare le statistiche per:
    • acquistato
    • fatturato
    • utile ricavato

Più in dettaglio:

Area filtro:

Nell'area filtro è possibile selezionare e/o limitare le statistiche a tutte le categorie oppure selezionare solo quelle desiderate.  La voce 'Mostra statistiche per' consente di scegliere se i valori mostrati nel grafico devono essere visualizzati per categorie, per articoli o per soggetti (produttori). Per le statistiche per categorie è possibile selezionare la visualizzazione sintetica (raggruppamento per categoria principale) oppure no (in questo caso i valori sono visualizzati per singola sottocategoria)

È possibile filtrare le statistiche anche per produttori, per clienti e per fornitori attraverso il filtro Soggetti sotto l'elenco delle categorie. 

  • Produttore (visualizza solo i movimenti i cui articoli appartengono al produttore o produttori selezionati
  • Cliente (visualizza solo i movimenti che riguardano il cliente o i clienti selezionati
  • Fornitore (visualizza solo i movimenti, i cui articoli sono trattati dal fornitore o dai fornitori selezionati (ma che sono stati venduti a clienti diversi)

Area Comandi:

Nell'area comandi è possibile selezionare:

  • Magazzino: la visualizzazione può essere filtrata per singoli magazzini o tutti i magazzini
  • Dal / Al: periodo di analisi
  • Calcola su: sul venduto (cioè considerare solo i movimenti di vendita) o su tutti i movimenti di carico e scarico 
  • Vedi i primi: numero di articoli o di categorie di cui riportare i risultati
  • Visualizza per: la statistica può essere generata per valore o per quantità

Attraverso il pulsante Genera si avvia la lettura dei movimenti corrispondenti ai filtri impostati. Il pulsante di stampa consente di stampare i dati statistici in forma tabellare e numerica.

Area statistica

Nell'area statistica viene rappresentato attraverso un grafico l'andamento statistico richiesto in base ai filtri impostati. Per ogni categoria, articolo o produttore di cui si è richiesta la statistica è possibile conoscere il volume dell'aquistato, del fatturato e dell'utile. Ognuna di queste informazioni può essere disattivata sui checkbox a fianco dei valori:

ipiu venduti dettgalio

È possibile selezionare la generazione delle statistiche per valori imponibili oppure per valori ivati.

Le tre caselle possono essere abilitate contemporaneamente oppure solo alcune. In caso di abilitazione completa verrà mostrato un grafico con in sovraimpressione, con diverso colore, i tre tipi di risultati:

  • Totale acquistato: se abilitato, visualizza l'andamento del totale valore dell'acquistato riferito agli articoli o alle categorie
  • Totale fatturato periodo: se abilitato, visualizza l'andamento del totale valore del venduto nel periodo specificato
  • Totale utile periodo: se abilitato visualizza l'andamento del totale utile come differenza fra il venduto e l'acquistato.

Working Hours

Lunedi - Venerdi
09.00-13.00 / 16.30-19.30

Iscriviti alla Newsletter

Ricevi aggiornamenti e novità riguardo ai nostri prodotti.
Accetto Informativa sulla privacy

Abilita il javascript per inviare questo modulo

Potrai disiscriverti in qualsiasi momento