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La procedura di manutenzione articoli consente di effettuare veloci operazioni di importazione di articoli, di aumento o diminuzione di listini, di cancellazione di articoli: tutto velocemente in base ai criteri impostati.

Per procedere:

menu manutenzione articoli

La maschera di manutezione articoli, essendo ricca di funzionalità è divisa in sezioni e quindi per procedere occorre espandere la sezione di interesse e poi avviare la manutenzione.

All'inizio delle varie sezioni c'è la sezione filtro, dove impostare i criteri per filtrare gli articoli su cui effettuare la manutenzione:

>> Impostazione criteri di filtro articoli

manutenzione articoli filtro

I criteri inseriti nel filtro articoli sono molto importanti perchè in base ad essi agirà il tipo di manutenzione richiesta. I filtri disponibili sono:

  • Da codice articolo / a codice articolo: ad esempi se si hanno harticoli con codice numerico e si voglio filtrare solo gli articoli dal 100 al 110, inserire questi due valori nelle caselle del codice articolo
  • Categoria articolo: filtra solo gli articoli con la categoria qui specificata
  • Categoria ricarico: filtra solo gli articoli con la categoria di ricarico qui specificata
  • Iva su articolo: filtra solo gli articoli che hanno l'iva qui specificata
  • Produttore: filtra solo gli articolo con il produttore qui sepecificato

Qui di seguito seguono le varie operazioni di manutenzione disponibili:

>> Aggiungi o elimina il tipo di listino sugli articoli

manutenzione aggiungi elimina listino

Consente di aggiungere o eliminare un listino dagli articoli che rientrano nei criteri impostati inizialmente (ad esempio se negli articoli si vuole aggiungere un listino Ingrosso, creare prima il tipo di listino nella tabella listini, e poi, qui, in manutenzione articoli, aggiungerlo a tutti gli articoli desiderati): questo tipo di manutenzione evita che in una situazione appena descritta, si debba richiamare e modificare tutti gli articoli.

>> Aggiungi o elimina offerte dagli articoli

manutenzione aggiungi elimina offerta

Come la precedente manutenzione, ma anzichè riferirsi al listino normale si applica alle offerte sugli articoli e di conseguenza ci sono i campi aggiuntivi dello sconto da applicare sul listino  e alle date di inizio e fine offerta:

>> Aggiornamento aliquote iva

manutenzione aggiornamento iva

Nel caso di nuove norme di legge che cambiano l'aliquota iva sui prodotti, non si deve semplicemente cambiare nella tabella iva l'aliquota dal vecchio al nuovo valore, in quanto andrebbe ad influire su tutti i precedenti documenti che devono conservare l'iva precedente, ma va creata una nuova voce iva nella relativa tabella e associata agli articoli rientranti nei criteri di filtro specificati sopra.

>> Eliminazione articoli

manutenzione eliminazione articoli

In base ai criteri specificati sopra, consente l'eliminazione degli articoli tranne che per gli articoli movimentati che non verranno cancellati

>> Variazione in percentuale o in valore dei listini articoli

manutenzione variazione valore listini

Consente di variari i prezzi dei listini in modo rapido e veloce con operazioni di aumento o di variazione o di copia dei valori di listino da uno ad un altro (sempre in base ai criteri selezionati sopra). In dettaglio:

  • Listino da aggiornare: specificare il listino abbinato agli articoli su cui agire
  • Operazione da fare: le operazioni possibili sono:
    • Aumento: per aumentare il valore di listino
    • Diminuzione: per diminuire il valore di listino
    • Copia: per copiare il valore da un listino ad un altro
  • Copia listino da: se nell'operazione da fare si è specificato l'operazione di copia, specificare qui il listino di origine
  • Tipo manutenzione: indica il tipo di operazione da fare:
    • Percentuale: se l'operazione di Aumento o Diminuzione deve essere fatta in percentuale
    • Importo: se l'operazione di Aumento o Diminuzione deve essere fatta aggiungendo o sottraendo il valore
  • Manutenzione su: specificare se l'operazione richiesta deve essere effettuata sul valore imponibile o sul valore ivato
  • Valore: inserire il valore percentuale o il valore netto in base alle scelte precedenti

>> Importa articoli e aggiorna listino da csv

manutenzione importazione

È sicuramente una delle operazioni che permette di risparmiare tanto tempo nelle operazioni di inserimento e modifica degli articoli. Infatti se si trattano cataloghi completi di produttori, l'importazione consentirà di importarli ingregralmente. L'unica condizione da rispettare è data dalla struttura del file CSV (trattasi di un file di testo preparato con un editor semplice o anche con Excel dove ogni colonna è un campo e i campi sono separati dal punto e virgola (;) Excel lo fa automaticamente quando si salva in formato CSV). La struttura e i campi disponibili sono visualizzati attraverso il pulsante Info struttura file.

Tenere presente che non tutti i campi sono obbligatori, infatti i campi obbligatori, che devono essere presenti, sono:

  • Codice articolo
  • Descrizione articolo
  • Iva: che può essere omessa se nella tabella iva è stata definita almeno una voce come predefinita
  • Unità di misura: che  può essere omessa se nella tabella unità di misura è stata definita almeno una voce come predefinita

Le voci seguenti regolano alcuni comportamenti durante l'importazione:

  • Il listino importato è iva compresa: abilitare se il file csv comprende i listini con iva compresa
  • Usa sigla produttore nel codice articolo (3 car.):  se abilitata inserisce i primi tre caratteri del produttore come prefisso del codice articolo. Potrebbe essere utile se si ritiene che più produttori possano avere codici articoli identici, ovviamente per articoli diversi
  • Usa sigla produttore in ricerca codice: durante l'importazione, nel verificare se l'articolo è già presente, la procedura lo cerca con il codice articolo presente nel file CSV oppure con il codice a barre; nell'ipotesi che possano esistere, e si ritiene di percorrere comunque questa strada, è possibile oltrepassare il problema dello stesso codice chiedendo che nella ricerca degli articoli si verifichi l'appartenenza al relativo produttore
  • Sostituzione integrale catalogo produttore: molto utile nel caso di importazione di catalogi completi di produttori, in quanto abilitando questa voce, gli articoli del produttore già presenti nel gestionale, ma che non trovano corrispondenza nel file CSV che si sta importando, verrebbeno eliminati, sempre che non siano stati utilizzati nei documenti (fatture, ddt, ordini, preventivi, ecc...), nel qual caso non verrebbero cancellati
  • Priorità ricerca articoli con codice a barre: se abilitata avvia la ricerca degli articoli, per verificare che l'articolo che si sta importando non sia presente, cercando prima con il codice a barre e poi con il codice articolo. È una funzione molto utile quando, acquisendo i files da importare non dai produttori direttamente, ma da distributori o grossisti, potrebbe verificarsi che i codici articoli possano avere lievi differenze e che inevitabilmente porterebbe a creare articoli diversi. Per fortuna, in questi casi, se presente il codice a barre, è difficile che sia diverso
  • Cartella files: selezionare la cartella che contiene i file csv da importare; nella cartella possono esserci più files che verrebbero letti uno dopo l'altro. La casella a sinistra del pulsante Seleziona cartella, consente di inserire un carattere particolare che segnalerà al gestionale il carattere di separazione dei campi al posto del punto e virgola (;) standard. Si raccomanda di non utilizzare questa funzione a meno che non si sappia cosa si sta facendo.

Attenzione: l'importazione può essere ripetuta più e più volte senza che crei articoli duplicati, in quanto l'importazione è da intendersi come:

  • Inserimento dell'articolo se non trovato
  • Modifica dell'articolo se trovato

È possibile automatizzare la procedura di importazione articoli nel processo di sincronizzazione degli articoli con il negozio on line (Prestashop).

Un esempio: un fornitore rilascia giornalmente  il proprio listino e che si intende importare. I prodotti presenti nel listino devono essere anche pubblicati nel negozio on line. Il processo automatico consiste in:

Questo farà si che prima di avviare la sincronizzazione E-commerce, verrà attivata l'importazione degli articoli, e se ci saranno nuovi articoli o modifiche di prezzi o descrizione in quelli già esistenti, queste modifiche verrebbero accodate alla coda di sincronizzzione.

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La valorizzazione degli articoli consiste nell'elencare gli articoli disponibili oppure disponibili in un intervallo di date ed ottenerne il valore totale delle quantità: l'inventario.

La flessibilita della valorizzazione è tale che, oltre all'inventario, è possibile generare una statistica di fatturato, di acquistato e di rimanenze delle merci in un determinato periodo di tempo (sell out).

Per procedere con la valorizzazione:

menu valorizzazione articoli 

La valorizzazione può essere effettuata in base:

  • Ultimo costo degli articoli
  • Costo medio degli articoli
  • Listino

valorizzazione articoli filtro

Nel caso sia stata scelta la valorizzazione Listino, occorrerà specificare il relativo listino.

Le altre opzioni presenti sono:

  • Iva compresa: se abilitata i valori visualizzati saranno iva compresa
  • Magazzino: in presenza di più magazzini, è possibile ottenere la valorizzazione degli articoli presenti in un solo magazzino
  • FIltra esistenza: consente di filtrare gli articoli da valorizzare per esistenza: 
    • Maggiore di zero
    • Minore di zero
    • Diverso da zero
    • Tutti
  • Personalizza: se abilitata vengono visualizzate altre voci per meglio filtrare gli articoli in base a determinati criteri:

valorizzazione articoli filtro personalizza

Questo è il pannello filtro visualizzato nel caso sia stata abilitata la voce Personalizza. I campi aggiuntivi sono:

  • Data iniziale e data finale:  per ottenere l'inventario aggiornato all'ultimo minuto occorre lasciare vuota la data iniziale e inserire la data del giorno corrente nella data finale; se si vuole l'inventario ad un dato periodo, ad esempio al 31 dicembre dell'anno appena concluso, occorre lasciare vuota la data iniziale e inserire la data di fine anno nella data finale, se si desidera ottenere la valorizzazione degli articoli movimentati in un dato periodo di tempo occorre inserire le due date, iniziale e finale del periodo desiderato

I campi che seguono sono utilizzati per produrre il sell out degli articoli in un determinato periodo di tempo e/o di un fornitore particolare, di un contratto particolare (visto anche come commessa, progetto, stagione), ecc... (abilitare anche la voce Sell out per visualizzare alcune colonne nascoste)

  • Modelli documento: selezionare i modelli di documento che hanno movimentato gli articoli di cui si desidera il sell out 
  • Contratto: se valorizzato filtra gli articoli in base ai contratti assegnati ai documenti (il contratto può essere visto anche come come commessa, progetto, stagione)
  • Fornitore: se valorizzato filtra gli articoli acquistati dal fornitore selezionato
  • Cliente : se valorizzato filtra gli articoli venduti al cliente selezionato

La logica dell'estrazione del Sell out consiste nel leggere tutti i documenti di acquisto che corrispondono ai criteri impostati e per queste stesse merci vengono rilevate le vendite, con il calcolo della differenza.

Per generare la valorizzazione premere il relativo pulsante nella barra comandi:

valorizzazione articoli barra comandi

La visualizzazione elenco si presenta con la barra elenco che consente di effettuare le seguenti operazioni:

barra elenco

Vedi come funzionano gli elenchi

Questo è l'elenco in caso di valorizzazione, inventario, semplice:

valorizzazione articoli elenco

Questo è l'elenco in caso di valorizzazione con sell out:

valorizzazione articoli elenco sell out

Oltre alle colonne visualizzate sono presenti anche colonne nascoste da rendere visibili se necessario:

 

Nella valorizzazione degli articoli è presente anche la sezione Rettifica veloce inventario da utilizzare quando, nel mezzo della gestione, si decide di rilevare l'inventario fisico delle merci e adeguare l'esistenza del gestionale a quelle effettivamente rilevate.

valorizzazione articoli rettifica inventario

Questa procedura è resa abbastanza semplice in quanto anziché provvedere ad effettuare singole correzioni in aumento o in diminuzione (soluzione comunque possibile) si provvede a caricare un documento (magari come preventivo) e utilizzare le quantità ivi presenti come inventario: il gestionale colcolerà in automatico le correzioni da apportare. Occorre specificare:

  • Modello di carico: specificare il modello di documento da utilizzare per poter registrare le correzioni in aumento delle merci
  • Modello di scarico: specificare il modello di documento da utilizzare per poter registrare le correzioni in diminuzione delle merci
  • Rettifica articoli in elenco non presenti nel documento di origine: nel caso nella valorizzazione siano presenti articoli con quantità negative o positive, e viene selezionata questa voce, mentre nel documento utilizzato come inventario non ce ne siano gli articoli vengon portati con quantità zero
  • Data rettifica: indicare la data che i due modelli di documento devono avere

Per procedere con la rettifica, occorre prima generare l'inventario, come sopra indicato e poi premere il pulsante Esegui rettifica: verrà richiesto di selezionare il documento o i documenti utilizzati come inventario.

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Monitorare l'andamento dell'azienda, i prodotti e/o le categorie con un più alto rendimento è semplicissimo.

menu ipiu venduti

La maschera di visualizzazione degli articoli e delle categorie più vendute si apre con la seguente barra comandi:

i più venduti barra comandi

La visualizzazione delle categorie e degli articoli più venduti viene filtrata attraverso la barra comandi:

  • Magazzino: la visualizzazione può essere filtrata per singoli magazzini o tutti i magazzini
  • Dal / Al: periodo di analisi
  • Calcola su: si può scegliere la statistica per Articolo o per Categoria
  • Vedi i primi: numero di articoli o di categorie di cui riportare i risultati
  • Visualizza per: la statistica può essere generata per valore o per quantità

Il pulsante Genera crea i dati tenendo conto delle caselle qui di seguito mostrate: (è possibile anche stampare il grafico con il pulsante stampa Stampa

ipiu venduti dettgalio

Le tre caselle possono essere abilitate contemporaneamente oppure solo alcune. In caso di abilitazione completa verrà mostrato un grafico con in sovraimpressione, con diverso colore, i tre tipi di risultati:

  • Totale acquistato: se abilitato, visualizza l'andamento del totale valore dell'acquistato riferito agli articoli o alle categorie
  • Totale fatturato periodo: se abilitato, visualizza l'andamento del totale valore del venduto nel periodo specificato
  • Totale utile periodo: se abilitato visualizza l'andamento del totale utile come differenza fra il venduto e l'acquistato.

Oltre alla visualizzazione grafica,  nelle caselle su menzionate sono mostrati anche i rispettivi valori numerici.

Ecco qui di seguito il grafico statistico:

 i più  venduti grafico

 

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La procedura di ricostruzione provvede ad effettuare dei controlli sugli articoli e sui documenti ed eventualmente a correggere determinate situazioni. Questa operazione si rende necessaria se durante la normale operatività si dovessere incontrare delle incongruenze nelle esistenze degli articoli o dei documenti.

menu ricostruzione articoli

La procedura di ricostruzione si presenta in questo modo:

ricostruzione articoli

La procedura di ricostruzione richiede la selezione delle attività desiderate che in dettaglio sono:

  • Ricostruzione esistenze: provvede a ricostruire le esistenze degli articoli, rileggendo completamente tutti i movimenti
  • Elim. articoli doppi: elimina gli articoli doppi, cioè con codice identico ad un altro (che potrebbero capitare nel caso di importazione massiva di articoli)
  • Ricostruzione immagini: provvede ad eliminare i riferimenti ad immagini inesistenti degli articoli
  • Valorizza ddt da fatture: molto utile nel caso si inseriscano i documenti di trasporto solo con le quantità, senza prezzi, e poi si generano le fatture dove vengono inseriti i prezzi. Normalmente il magazzino è movimentato dal documento di trasporto e non dalla fattura differita che la richiama, ma se il ddt non riporta i prezzi, in magazzino risulteranno scarichi a prezzo zero.
  • Ricostruzione valori per movimenti a 0: molto utile nel caso siano stati generati movimenti di carico o di produzione indicando solo le quantità. Con questa funzione viene ricavato il valore recuperandolo da precedenti documenti
  • Ricalcola documenti: provvede a ricalcolare i totali di tutti i documenti compreso le rate e calcoli iva
  • Ricosruzione listini a generazione automatica: se il listino a generazione automatica (cioè quando in seguito ad ogni acquisto viene generato quello di vendita secondo il ricarico impostato) risulta compromesso oppure se si decide di adottare la generazione automatica successivamente, si può utilizzare questa funzione di ricostruzione
  • Ricostruzione utile: provvede a ricalcolare l'utile lordo nei documenti di vendita come differenza tra il prezzo di vendita e l'ultimo costo o costo medio come indicato in Impostazioni archivio > Documenti

La procedura di ricostruzione potrebbe richiedere da pochi a tanti minuti in base alla quantità degli articoli e dei documenti.

Soluzioni

Per ogni negozio fisico presente sul territorio diventa sempre più urgente proporre i propri prodotti sul web con il proprio negozio on line, l'e-commerce, dove applicare prezzi, sconti e offerte dedicate.

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