Facile Manager

Documentazione

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Con il gestionale Facile Manager è semplice pubblicare gli articoli di magazzino, con le descrizioni, le foto, i listini, le offerte nel negozio on line realizzato con Prestashop. Il punto di forza dell'integrazione fra Facile Manager e Prestashop è l'estrema semplicità di gestione. Infatti non occorre generare dei files di esportazione ogni volta, poi andare nel pannello di Prestashop ed eseguire l'importazione, così come previsto da altri gestionali, ma il tutto avviene in modo trasparente all'utente.

facile manager

bidirectional

prestashop

Come funziona

Vedi il video d'esempio

Prima fase: configurazione

  1. Avere un dominio e uno spazio web
    • Occorre innanzi tutto che si abbia un dominio e uno spazio web (ambiente Apache/php/mysql) dalle caratteristiche adeguate alle capacità del negozio on line che si desidera creare (numero di articoli, numero di visite potenziali, velocità e performance minime soddisfacenti). Su questo possiamo consigliarvi in base alle nostra esperienza, d'altra parte è possibile iniziare con una configurazione iniziale più economica e poi adeguarla man mano che crescono le esigenze (spesa minima annua circa 50~100 euro)
    • Nel caso si abbia già un dominio e uno spazio web (ambiente Apache/php/mysql) con il software prestashop (versione 1.6 o 1.7) non occorre fare nulla
  2. Installare il software Prestashop nel proprio spazio web: al riguardo Facile Manager aiuta in questo, infatti, dopo aver configurato i parametri di accesso allo spazio web (parametri ftp e mysql) è in grado di trasferire il file zippato Prestashop.zip scaricato dal sito Prestashop.com direttamente nello spazio web e avviare l'installazione. Se si possiede già Prestashop (versione 1.6 o 1.7) non occorre fare nulla.
  3. Configurare in Facile Manager tutti i parametri del Negozio on line:
    • Prima di tutto i parametri ftp e Mysql (vedi Negozio on line)
    • Dopo quelli più specifici di gestione (vedi Negozio on line)
      • selezionare il magazzino su cui operare (si consiglia di adottare due magazzini: uno per la merce del negozio fisico e uno per il negozio on line)
      • selezionare il modello di ordine dalla tabella modelli documento

Seconda fase: gestione

  1. Nelle categorie soggetti: creare i gruppi di clienti, che nella maggior parte dei casi sarà uno solo: quello pubblico, ma potrebbero esserci anche altri gruppi: grossisti, rivenditori, ecc... Un solo gruppo dovrà essere contrassegnato come predefinito ed on line. Gli altri gruppi solo on line. Per tutti i gruppi occorre specificare il listino riservato.
  2. Creare le categorie e/o sottocategorie articoli, prestando attenzione ad arricchirle con foto e descrizioni adeguate ad una visualizzazione pubblica
  3. Inserire o aggiornare gli articoli arrichendoli con descrizioni, foto, listini, scheda tecnica e attivare lo stato dell'articolo in On line
  4. Decidere con che tipo di disponibilità lavorare:
    • Disponibilità reale: in questo caso occorre che per gli articoli destinati nel negozio on line sia registrata la quantità acquistata e in modo che tale quantità sia trasferita su web
    • Disponibilità descrittiva: in questo caso occorre usare le Diponibilità personalizzate, cioè non viene registrata nessuna quantità reale, ma un messaggio che può essere: Disponibile, Non disponibile, In arrivo, ecc...)
  5. Avviare la sincronizzazione (cioè il trasferimento sul web): poi si potra decidere se programmare la sincronizzazione automatica ad intervalli di tempo. Il processo di sincronizzazione provvede a trasferire secondo un'ordine ordine logico prestabilito (prima le categorie, poi gli articoli, ecc...) tutti gli oggetti. Al termine verifca la presenza di nuovi ordine ed eventualmente li scarica.
  6. Durante il normale uso del gestionale tutti gli oggetti che sono contrassegnati come oggetti del negozio on line, se modificati, entrano nella coda di sincronizzazione, per cui la successiva sincronizzazione provvederà ad aggiornare il negozio on line.

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La sincronizzazione è il fulcro dell'integrazione tra il gestionale Facile Manager e il negozio on line creato con Prestashop: qualsiasi inserimento o modifica di articoli, categorie, listini, quantità viene registrato in una coda in attesa di essere sincronizzata con il negozio on line. 

Il vantaggio consiste soprattutto nel lavorare velocemente sul gestionale, caricare e modificare gli articoli, e poi avviare la sincronizzazione che procederà senza ulteriori interventi dell'utente. La sincronizzazione con Prestashop può essere avviata manualmente oppure programmata che si avvii in automatico secondo un intervallo di tempo prefissato e configurato nelle Impostazioni archivio >> E-commerce.

Per avviare la sincronizzazione:

menu sync prestashop

Sincronizzazione gestionale Facile Manager e Prestashop

In alto è visibile il pulsante Avvia sincronizzazione: dopo aver avviata la sincronizzazione non occorre fare nient'altro. Attendere semplicemente che l'operazione termini.

La sincronizzazione provvede al trasferimento di:

  • Categorie
  • Produttori
  • Articoli
  • Listini
  • Quantità
  • Caratteristiche e specifiche teniche
  • Immagini

verso il negozio on line, e provvede a scaricare dal negozio on line nel gestionale Facile Manager:

  • Utenti registrati
  • Ordini web

Nel caso di difficoltà di sincronizzazione per mancanza della linea internet, la sincronizzazione si blocca e riprenderà al successivo tentativo programmato.

Le Opzioni disponibili nella barra in alto sono riservate ai casi di disallineamento dei dati tra il gestionale e il negozio on line e ne consente il riequilibrio:

  • Risincronizza articoli: effettua la lettura degli articoli nel gestionale e li confronta con quelli nel negozio on line, correggendo eventuali differenze
  • Risincronizza quantità articoli: effettua la lettura delle quantità degli articoli nel gestionale e li confronta con quelli nel negozio on line, correggendo eventuali differenze
  • Risincronizza quantita varianti: effettua la lettura delle quantità delle varianti articoli nel gestionale e li confronta con quelli nel negozio on line, correggendo eventuali differenze
  • Segna come già sincronizzati: segna come già sincronizzati gli oggetti in coda di sincronizzazione (solo se si sa cosa si sta facendo)
  • Elimina oggetti dalla sincronizzazione: elimina gli oggetti dalla sincronizzazione (solo se si sa cosa si sta facendo)
  • Risincronizzazione specifica: consente di reimmettere nella coda di sincronizzazione un tipo di oggetto specifico (Articolo, Categoria, ecc...) 

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Gli utenti registrati sono coloro che si sono iscritti nel negozio on line (in Prestashop) e che possono avere effettuato degli ordini oppure no. Gli utenti registrati non vengono importati automaticamente nei Soggetti, ma solo se hanno effettuato degli ordini e con la ragione sociale che hanno indicato come destinatario della fattura. Di conseguenza se l'utente Mario Bianchi è un utente registrato e in fase di ordine ha chiesto l'emissione della fattura a Rossi spa, il soggetto che verrà importato sarà Rossi Spa, fermo restando che nei riferimenti del soggetto viene riportato l'account (Mario Bianchi) che ha effettuato l'ordine.

L'elenco degli utenti registrati, oltra a dare un quadro degli utenti attualmente iscritti nel negozio, consente anche un'associazione veloce degli utenti alle diverse categorie clienti se previste. In altre parole l'utente generico web e il semplice utente registrato vengono assegnati alla categoria soggetti di default (predefinita) con il relativo listino assegnato. Ma se si prevedono listini diversi per clienti rivenditori o grossisti, per esempio,  è possibile creare un nuova categoria clienti, associare il relativo listino e nella maschera degli utenti registrati procedere con l'assegnazione.

Per procedere:

menu customer web

 { snippet barra-elenco}

È presente la seguente barra comandi:

customer web barra comandi

Selezionare il negozio di cui vedere gli utenti registrati. Dopo ogni modifica effettuata provvedere alla conferma attraverso il pulsante Salva. Il terzo comando disponibile 'Elimina tutti e prepara per ri-scincronizzazione' provvede ad eliminare tutti gli utenti registrati dal gestionale Facile Manager ma non dal negozio on line (Prestashop). Con la successiva Sincronizzazione verranno nuovamente scaricati.

customer web elenco

L'elenco mostra le informazioni (tranne la password) che gli utenti registrati forniscono al momento dell'iscrizione, compresa l'eventuale iscrizione alla newsletter. L'ultima categoria rappresenta il gruppo di clienti cui l'utente registrato appartiene, che come detto precedentemente, alla prima iscrizione viene assegnata la categoria predefinita (di default): la categoria è modificabile, e pertanto, è possibile assegnare un'altra categoria con un diverso listino.

Attenzione: l'importazione degli utenti registrati e il trasferimento delle modifiche nel negozio on line avviene sempre con la procedura di Sincronizzazione.

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L'integrazione fra il gestionale Facile Manager e la piattaforma web e-commerce Prestashop garantisce anche il supporto di un negozio con prodotti le cui descrizioni e specifiche sono  in più lingue (inglese, tedesco, francese, ecc...). 

L'impostazione multilingua configurata in Prestashop viene ripresa dal gestionale  che attraverso la funzione Traduzioni rende estremamente veloce compilare ed associare le traduzioni in altre lingue degli articoli e delle categorie alle versioni italiane.

Il modulo di impostazioni delle traduzioni è disponibile in:

 menu traduzione

Attenzione! per salvare il lavoro di compilazione delle traduzioni ricordarsi di premere il pulsante Salva diponibile nella barra comandi.

barra comandi

Prima di iniziare nell'associare ai vari oggetti del gestionale le relative traduzioni, occorre filtrare gli elementi da tradurre:

 traduzione filtro

  • Negozio on line: selezionare il negozio su cui lavorare
  • Lingua: selezionare la lingua di cui associare le traduzioni (vedi tabella lingue)
  • Traduzione di: selezionare Tutti per visualizzare l'intero elenco degli oggetti da tradurre, altrimenti selezionare il tipo di oggetto da tradurre
  • Il pulsante Cerca crea l'elenco degli oggetti da tradurre
  • copiaÈ il pulsante copia da utilizzarsi solo all'inizio del lavoro di traduzione, per copiare i valori dei testi in italiano nei campi dove inserire le traduzioni in altra lingua: l'utilità di questa funzione la si riscontra soprattutto nel caso delle specifiche tecniche che riportano valori per la maggior parte numerici (che non cambierebbero nelle varie lingue, come nell'esempio che segue)

L'esempio che segue mostra la traduzione effettuata degli articoli e degli altri oggetti del negozio dimostrativo in lingua inglese:

traduzione elenco

Nel caso degli articoli, che hanno più campi da tradurre (descrizione, descrizione breve e descrizione estesa) è disponibile il pulsante Modifica che apre una finestra di modifica con più funzioni tra cui: sottolineatura, grassetto, allineamento, ecc...

 traduzione edit

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