Facile Manager

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Facile Manager e Prestashop: come funziona

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Con il gestionale Facile Manager è semplice pubblicare gli articoli di magazzino, con le descrizioni, le foto, i listini, le offerte nel negozio on line realizzato con Prestashop. Il punto di forza dell'integrazione fra Facile Manager e Prestashop è l'estrema semplicità di gestione. Infatti non occorre generare dei files di esportazione ogni volta, poi andare nel pannello di Prestashop ed eseguire l'importazione, così come previsto da altri gestionali, ma il tutto avviene in modo trasparente all'utente.

facile manager

bidirectional

prestashop

 

Prima fase: configurazione

  1. Avere un dominio e uno spazio web
    • Occorre innanzi tutto che si abbia un dominio e uno spazio web (ambiente Apache/php/mysql) dalle caratteristiche adeguate alle capacità del negozio on line che si desidera creare (numero di articoli, numero di visite potenziali, velocità e performance minime soddisfacenti). Su questo possiamo consigliarvi in base alle nostra esperienza, d'altra parte è possibile iniziare con una configurazione iniziale più economica e poi adeguarla man mano che crescono le esigenze (spesa minima annua circa 50~100 euro annue)
    • Nel caso si abbia già un dominio e uno spazio web (ambiente Apache/php/mysql) con il software prestashop non occorre fare nulla
  2. Installare il software Prestashop nel proprio spazio web. Se si possiede già Prestashop (versione 1.6 o 1.7) non occorre fare nulla.
  3. Configurare in Facile Manager tutti i parametri del Negozio on line:
    • Prima di tutto i parametri ftp e Mysql (vedi Negozio on line)
    • Dopo quelli più specifici di gestione (vedi Negozio on line)
      • selezionare il magazzino su cui operare (si consiglia di adottare due magazzini: uno per la merce del negozio fisico e uno per il negozio on line)
      • selezionare il modello di ordine dalla tabella modelli documento

Seconda fase: gestione

  1. Nelle categorie soggetti: creare i gruppi di clienti, che nella maggior parte dei casi sarà uno solo: quello pubblico, ma potrebbero essercene anche altri gruppi: grossisti, rivenditori, ecc... Un solo gruppo dovrà essere contrassegnato come predefinito ed on line. Gli altri gruppi solo on line. Per tutti i gruppi occorre specificare il listino riservato.
  2. Creare le categorie e/o sottocategorie articoli, prestando attenzione ad arricchirle con foto e descrizioni adeguate ad una visualizzazione pubblica
  3. Inserire o aggiornare gli articoli arrichendoli con descrizioni, foto, listini, scheda tecnica e attivare lo stato dell'articolo in On line
  4. Decidere con che tipo di disponibilità lavorare:
  5. Avviare la sincronizzazione (cioè il trasferimento sul web): poi si potra decidere se programmare la sincronizzazione automatica ad intervalli di tempo. Il processo di sincronizzazione provvede a trasferire secondo un'ordine ordine logico prestabilito (prima le categorie, poi gli articoli, ecc...) tutti gli oggetti. Al termine il sincronizzatore verifca la presenza di nuovi ordini ed eventualmente li scarica, in modo da poter essere trasformati in Ddt, Fatture, Scontrini, Buoni, ecc...
  6. Durante il normale uso del gestionale tutti gli oggetti che sono contrassegnati come oggetti del negozio on line, se modificati, entrano nella coda di sincronizzazione, per cui la successiva sincronizzazione provvederà ad aggiornare il negozio on line.

 

Negozio on line Facile Manager e Prestashop: come funziona

 

 

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Sincronizzazione prestashop

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La sincronizzazione è il fulcro dell'integrazione tra il gestionale Facile Manager e il negozio on line creato con Prestashop: qualsiasi inserimento o modifica di articoli, categorie, listini, quantità viene registrato in una coda in attesa di essere sincronizzata con il negozio on line. 

Il vantaggio consiste soprattutto nel lavorare velocemente sul gestionale, caricare e modificare gli articoli, e poi avviare la sincronizzazione che procederà senza ulteriori interventi dell'utente. La sincronizzazione con Prestashop può essere avviata manualmente oppure programmata che si avvii in automatico secondo un intervallo di tempo prefissato e configurato nelle Impostazioni archivio >> E-commerce.

Per avviare la sincronizzazione:

menu sync prestashop

 

La maschera di sincronizzazione si presenta con le seguenti sezioni:

sync prestashop avvio

In alto è visibile il pulsante Avvia sincronizzazione: dopo aver avviata la sincronizzazione non occorre fare nient'altro. Attendere semplicemente che l'operazione termini.

Il pulsante Opzioni consente di avviare alcune attività di manutenzione. (Vedi attività di manutenzione negozio on line)

 

sync prestashop parametri

Nella sezione filtro negozio on line è possibile:

  • Abilitare l'interruttore per il solo scarico degli ordini e dei clienti web: è utile quando la coda di sincronizzazione è molto lunga, e si ha necessità di scaricare subito gli ordini
  • Filtro negozio on line: in caso di uso di più negozi on line nel gestionale, è possibile limitare la sincronizzazione ad uno specifico negozio on line.

 

Elementi da sincronizzare (ovvero coda di sincronizzazione)

sync prestashop avvio elementi

La sincronizzazione provvede al trasferimento di dal gestionale verso il negozio on line dei seguenti elementi:

  • Categorie
  • Produttori
  • Articoli
    • Descrizioni aggiuntive
    • Listini
    • Specifiche tecniche
    • Quantità
    • Codici a barre
    • Immagini
    • Varianti articoli (attributi, esempio: taglie e colori)
    • Allegati articoli (pdf, files excel, ecc...)

e provvede a scaricare dal negozio on line nel gestionale Facile Manager:

  • Utenti registrati
  • Ordini web

Nel caso di difficoltà di sincronizzazione per mancanza della linea internet, la sincronizzazione si blocca e riprenderà al successivo tentativo programmato.

 

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Manutenzione sincronizzazione

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La sincronizzazione è il fulcro dell'integrazione tra il gestionale Facile Manager e il negozio on line creato con Prestashop: qualsiasi inserimento o modifica di articoli, categorie, listini, quantità viene registrato in una coda in attesa di essere sincronizzata con il negozio on line. 

Per vari motivi possono crearsi i problemi durante la sincronizzazione e alcuni articoli possono essere visualizzati incompleti o in modo errato sul negozio on line. È disponibile, pertanto nella maschera di sincronizzazione, un menu opzioni che consente di risolvere un ampio ventaglio di problemi:

 

Monitoraggio catalogo on line

L'attività Monitoraggio catalogo on line verifica ed eventualmente corregge le seguenti situazioni:

  • Ricerca nella tabella di sincronizzazione che i riferimenti ID delle tabelle del negozio on line associati abbiano un'associazione univoca con gli oggetti del gestionale, articoli, categorie, ecc...: un ID deve puntare ad un singolo oggetto (OID)
  • Ricerca di articoli senza immagine sul web ma l'immagine è presente nel gestionale
  • Ricerca di articoli senza quantità sul web, ma la quantità è presente nel gestionale
  • Ricerca di articoli senza prezzo sul web, ma il prezzo è presente nel gestionale

 

Risincronizza categorie

L'attività di sincronizzazione delle categorie esegue le seguenti operazioni:

  • Recupera le categorie del negozio on line
  • Legge le categorie locali e se risulta non on line, ma che al contempo risulta avere articoli on line, provvede a rimetterla on line
  • Legge le categorie locali e se on line verifica l'esistenza tra le categorie del negozio on line ed eventualmente la risincronizza, se non on line, verifica che non ci sia online ed eventualmente la elimina 

 

Risincronizza quantità articoli

L'attività di sincronizzazione delle quantità articoli esegue le seguenti operazioni:

  • Recupero prodotti attivi nel negozio on line
  • Lettura nel gestionale delle disponibilità degli articoli nel magazzino associato al negozio on line e solo per gli articoli on line
  • Se un articolo ha delle difformità nel confronto con la quantità web, viene marcato per la risincronizzazione

Utenti registrati

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Gli utenti registrati sono coloro che si sono iscritti nel negozio on line (in Prestashop) e che possono avere effettuato degli ordini oppure no. Gli utenti registrati non vengono importati automaticamente nei Soggetti, ma solo se hanno effettuato degli ordini e con la ragione sociale che hanno indicato come destinatario della fattura. Di conseguenza se l'utente Mario Bianchi è un utente registrato e in fase di ordine ha chiesto l'emissione della fattura a Rossi spa, il soggetto che verrà importato sarà Rossi Spa, fermo restando che nei riferimenti del soggetto viene riportato l'account (Mario Bianchi) che ha effettuato l'ordine.

L'elenco degli utenti registrati, oltra a dare un quadro degli utenti attualmente iscritti nel negozio, consente anche un'associazione veloce degli utenti alle diverse categorie clienti se previste. In altre parole l'utente generico web e il semplice utente registrato vengono assegnati alla categoria soggetti di default (predefinita) con il relativo listino assegnato. Ma se si prevedono listini diversi per clienti rivenditori o grossisti, per esempio,  è possibile creare un nuova categoria clienti, associare il relativo listino e nella maschera degli utenti registrati procedere con l'assegnazione.

Per procedere:

menu customer web

 { snippet barra-elenco}

È presente la seguente barra comandi:

customer web barra comandi

Selezionare il negozio di cui vedere gli utenti registrati. Dopo ogni modifica effettuata provvedere alla conferma attraverso il pulsante Salva. Il terzo comando disponibile 'Elimina tutti e prepara per ri-scincronizzazione' provvede ad eliminare tutti gli utenti registrati dal gestionale Facile Manager ma non dal negozio on line (Prestashop). Con la successiva Sincronizzazione verranno nuovamente scaricati.

customer web elenco

L'elenco mostra le informazioni (tranne la password) che gli utenti registrati forniscono al momento dell'iscrizione, compresa l'eventuale iscrizione alla newsletter. L'ultima categoria rappresenta il gruppo di clienti cui l'utente registrato appartiene, che come detto precedentemente, alla prima iscrizione viene assegnata la categoria predefinita (di default): la categoria è modificabile, e pertanto, è possibile assegnare un'altra categoria con un diverso listino.

Attenzione: l'importazione degli utenti registrati e il trasferimento delle modifiche nel negozio on line avviene sempre con la procedura di Sincronizzazione.

 

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Gestionale Magazzino fatturazione contabilità

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