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Contratto o Commessa - scheda

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L'inserimento dei contratti avviene attraverso la voce di menu Contratti compilandone la scheda anagrafica e le eventuali caratteristiche specifiche del contratto.

menu contratti

 

Selezionare la sezione Dettagli sul lato sinistro e poi utilizzare la barra di navigazione e comandi.

 

dettaglio elenco

La barra di navigazione consente di effettuare le seguenti operazioni:

datanavigator

 

La scheda contratto si presenta in questso modo:

 gestione contratti, manutenzioni, assistenza

  • Contratto Nr: generato automaticamente per i contratti emessi, da inserire manualmente per i contratti ricevuti
  • Alfa: valore alfanumerico del numero contratto
  • Data del contratto
  • Inizio: inizio contratto
  • Fine: Scadenza contratto
  • Giorni entro cui fare disdetta: inserire il numero di giorni precedenti la scadenza per evidenziarne l'imminente scadenza. Il numero dei giorni indicato viene sommato al numero dei giorni indicato nelle impostazioni generale contratti
  • Riferimento: campo libero per poter indicare qualsiasi riferimento utile
  • Soggetto: cliente o fornitore con cui si è sottoscritto il contratto
  • Categoria: utile per categorizzare i contratti ( alla categoria possono essere associate le caratteristiche per consentire l'immissione di informazioni aggiuntive e specifiche del contratto
  • Note:

La sezione Condizioni economiche riepiloga gli estremi del contratto

  • Fatturazione: Periodicità di fatturazione
  • Importo: può essere Unico, oppure Mensile, Bimestrale, Trimestrale, ecc..
  • Inizio fatturazione: facoltativo, da utilizzare se trattasi di contratto di assistenza
  • FIne fatturazione: facoltativo, da utilizzare se trattasi di contratto di assistenza
  • Prossima fatturazione : facoltativo, da utilizzare se trattasi di contratto di assistenza e indica la prossima data utile per la fatturazione
  • Ricorrente: facoltativo, da utilizzare se trattasi di contratto di assistenza e indica se trattasi di un contratto che deve generare fattura ad intervalli regolari
  • Fatturare con l'articolo: consente di associare un articolo ad un contratto nella fatturazione automatica delle manutenzioni per poter effettuare successivamente delle statistiche. Nel caso di fatturazione manuale non occorre specificare nessun articolo in quanto lo si potrà fare direttamente in fattura.
  • Rata corrente: eventuale numero rata corrente
  • Rate totali: eventuali numero di rate totali
  • Genera fattura: attraverso questo pulsante è possibile generare automaticamente la fattura.
  • Configura: apre il configuratore delle opzioni dell'articolo, se l'articolo indicato è del tipo Configuratore (elenco di opzioni da selezionare per determinare il valore del canone)
  • Ricalcolo: se attivato nella generazione automatica delle fatture, viene effettuato il ricalcolo del canone in base alla data di validità delle opzioni
  • Aggiorna: se premuto attiva il ricalcolo immediatamente
  • Oggetto del contratto: testo generato automaticamente da processo di configurazione delle opzioni

Il canone o importo del contratto, nel caso di contratti di manutezione ricorrenti, può essere determinato anche attraverso un configuratore di opzione, che in funzione delle selezioni effettuate viene determinato l'importo da inserire nella scheda del contratto:

Configurazione canone di manutenzione

 

Campi aggiuntivi contratto

Data l'estrema variabilità dei tipi di contratti esistenti e definibili, è proibitivo prevedere in anticipo tutti i campi utili, pertanto è stata sviluppata una funzionalità che consente di definire tutti i campi che riguardano un particolare tipo di contratto. Per utilizzare questa funzionalità occorre creare le Caratteristiche, (che rappresentano i campi) e associarle alla specifica Categoria di contratto. A questo punto, nella compilazione della scheda del contratto occorre selezionare la categoria creata e appariranno tutti i campi (caratteristiche) creati e associati alla categoria.

Nell'esempio che segue sono state definite le caratteristiche (i campi) di un ipotetico contratto di assistenza di un computer:

contratto caratteristiche

Il pulsante Aggiungi campi contratto consente di aggiungere o modificare i campi da associare alla categoria selezionata.

Anche nella stampa occorre una dinamicità che tenga conto della relativa categoria di contratto: se è un contratto di assistenza di un Computer, la stampa sarà probabilmente diversa da un contratto di assistenza di un Software ad esempio. Pertanto è possibile definire nella Personalizzazione dei report, tanti modelli di contratto da associare poi alle categorie contratto. Il collegamento viene effettuato attraverso l'uso del campo Alfa.

Se nel campo alfa della categoria associata è stato inserito un valore, questo viene riportato nel contratto e consente di selezionare automaticamente un modello di stampa diverso (se ovviamente preventivamente creato), identificato attraverso quanto scritto nel campo Alfa

 

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Contratti e commesse - elenco

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La modalità elenco nella gestione dei contratti, delle commesse e delle assistenze consente di gestire, filtrare, stampare, rinnovare i contratti; nonchè analizzare le statistiche dei contratti stessi.

menu contratti

 

Selezionare la sezione Elenco sul lato sinistro.

tab elenco dettaglio

La visualizzazione elenco si presenta con la barra elenco che consente di effettuare le seguenti operazioni:

barra elenco

 

L'elenco dei contratti si apre con la seguente sezione filtro:

 contratti elenco filtro

Quindi si potrà filtrare i contratti in base a:

  • Stato contratto: se sono attivi, non attivi o in lavorazione, o tutti (lo stato è possibile impostarlo nella scheda del contratto)
  • Stato scadenze: se sono in scadenza, tutti quelli non scaduti, quelli scaduti e tutti
  • Da fatturare: sì, no o tutti
  • Tipo fatturazione: se anticipata o posticipata o tutte

Il pulsante "Valori dinamici" consente di aggioranre velocemente i canoni dei servizi a valore variabile (per approfondimenti vedere il seguente link)

Ecco qui di seguito un ipotetico elenco contratti con le informazioni principali. È disponibile anche un'ulteriore colonna 'Disdetta' che mostra la data entro cui fare eventualmente disdetta:

contratto elenco

 

In calce all'elenco dei contratti è disponibile una barra di stato del contratto, che oltre a mostrare le informazioni principali del contratto evidenziato nell'elenco, consente anche di:contratto barra stato

  • Generare la fattura, con aggiornamento automatico delle date di periodicità (È disponibile anche la funzione di fatturazione massiva di tutti i contratti da fatturare in un periodo selezionato)
  • Effettuare il rinnovo (cioè aggiornare le date di periodicità) senza emettere la fattura
  • Visualizzare i movimenti (di magazzino e/o di fatturazione riguardanti il contratto)
  • Visualizzare la statistica di rendimento del contratto

 

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Contratti: aggiornamento veloce massimo valori dinamici

Stella inattivaStella inattivaStella inattivaStella inattivaStella inattiva

La gestione dei contratti offre la possibilità di un aggiornamento veloce del canone, nel caso in cui il canone è costituito in tutto o in parte da un servizio il cui valore varia ogni mese o comunque in ogni periodo di fatturazione.

Per evitare di dover aprire la scheda dei contratti una per una, viene in aiuto la funzionalità di aggiornamento veloce dei valori dinamici. (Questa funzionalità è disponibile sugli articoli, dove è stato attivato il configuratore delle opzioni, e nell'opzione è stato specificato che l'impatto è a valore dinamico).

contratto update valori dinamici

 

Alla pressione del bottone Valori dinamici, otteniamo una griglia di tutte le opzioni con valore dinamico, i cui contratti rientrano nel filtro visibile sopra.

update valore dinamici contratto

Sono visibili:

  • I riferimento del contratto e del cliente (non modificabili)
  • Il valore associato all'opzione del contratto da aggiornare (se viene inserito un valore Zero, l'opzione non viene nè conteggiata e nè menzionata nel riepilogo del contratto
  • L'eventuale sconto
  • Le note

All'uscita il valore totale del canone sarà aggiornato.

In questo modo, in presenza di centinaia di contratti con un canone costituito dalla somma di servizi diversi, alcuni dei quali possono variare ogni mese o ogni periodo di fatturazione, grazie a questa griglia è possibile aggiornare velocemente i canoni, prima della fatturazione massiva.

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