L'inserimento dei contratti avviene attraverso la voce di menu Contratti compilandone la scheda anagrafica e le eventuali caratteristiche specifiche del contratto.

 

Selezionare la sezione Dettagli sul lato sinistro e poi utilizzare la barra di navigazione e comandi.

 

 

La scheda contratto si presenta in questso modo:

 

• Nr: numero contratto, generato automaticamente per i contratti emessi, da inserire manualmente per i contratti ricevuti
• Alfa: valore alfanumerico del numero contratto
• Data del contratto
• Inizio: inizio contratto
• Fine: Scadenza contratto
• Giorni entro cui fare disdetta: inserire il numero di giorni precedenti la scadenza per evidenziarne l'imminente scadenza. Il numero dei giorni indicato viene sommato al numero dei giorni indicato nelle impostazioni generale contratti
• Soggetto: cliente o fornitore con cui si è sottoscritto il contratto
• Riferimento: campo libero per poter indicare qualsiasi riferimento utile

La sezione Condizioni economiche riepiloga gli estremi del contratto

• Fatturazione: Periodicità di fatturazione
• Fatturare: se abilitato consente la visualizzazione nell'elenco dei contratti da fatturare massivamente
• Importo: può essere Unico, oppure Mensile, Bimestrale, Trimestrale, ecc.., rappresenta il canone del contratto. Attenzione: il canone o importo del contratto, nel caso di contratti di manutezione ricorrenti, può essere determinato anche attraverso un configuratore di opzione, che in funzione delle selezioni effettuate viene determinato l'importo da inserire nella scheda del contratto:
• Sc %: sconto in % da utilizzare durante la fatturazione
• Sc o Magg: sconto o maggiorazione in valore da utilizzare durante la fatturazione
• Rata corrente: eventuale numero rata corrente
• Rate totali: eventuali numero di rate totali
• Articolo: è possibile abbinare un articolo al contratto e verrebbe utilizzato durante la fatturazione. Se l'articolo è dotato di opzioni (articolo con configurazione) attraverso il pulsante configura sarà possibile configurare e selezionare le opzioni.
• Costo: costo del contratto, in modo da consentire di calcolare l'utile sul contratto 
• Durante la fatturazione: se abilitato durante la fatturazione massiva del contratti, il canone viene ricalcolato (in presenza di articoli con opzioni) 
• Pulsante Aggiorna: effettua il ricalcolo del canone, utile se l'articolo è con opzioni
• Pulsante Configura: consente di effettuare la selezione delle opzioni sul contratto
• Stato del contratto: è un campo di sola lettura che visualizza lo stato del contratto:
  • In scadenza
  • Non Scaduto
  • Scaduto
  • In pro forma

 

• Inizio fatturazione: facoltativo, da utilizzare per il calcolo del periodo di fatturazione se la periodicità è stata specificata
• FIne fatturazione: facoltativo, da utilizzare per il calcolo del periodo di fatturazione se la periodicità è stata specificata
• Prossima fatturazione : facoltativo, da utilizzare per il calcolo del periodo di fatturazione se la periodicità è stata specificata, utile nella fatturazione massiva
• Aggiorna fine contratto: a seguito dell'aggiornamento della data di fine fatturazione, se questa sorpassa la data di fine contratto, è possibile aggiornare la data di fine contratto automaticamente
• Note: campo libero per eventuali note
• Oggetto del contratto: riepilogo delle opzioni selezionate, se è stato utilizzato un articolo con configuratore.

 

Categoria: utile per categorizzare i contratti ( alla categoria possono essere associate le caratteristiche per consentire l'immissione di informazioni aggiuntive e specifiche del contratto

Campi aggiuntivi contratto

Data l'estrema variabilità dei tipi di contratti esistenti e definibili, è proibitivo prevedere in anticipo tutti i campi utili, pertanto è stata sviluppata una funzionalità che consente di definire tutti i campi che riguardano un particolare tipo di contratto. Per utilizzare questa funzionalità occorre creare le Caratteristiche, (che rappresentano i campi) e associarle alla specifica Categoria di contratto. A questo punto, nella compilazione della scheda del contratto occorre selezionare la categoria creata e appariranno tutti i campi (caratteristiche) creati e associati alla categoria.

Nell'esempio che segue sono state definite le caratteristiche (i campi) di un ipotetico contratto di assistenza di un computer:

Il pulsante Aggiungi campi contratto consente di aggiungere o modificare i campi da associare alla categoria selezionata.

Anche nella stampa occorre una dinamicità che tenga conto della relativa categoria di contratto: se è un contratto di assistenza di un Computer, la stampa sarà probabilmente diversa da un contratto di assistenza di un Software ad esempio. Pertanto è possibile definire nella Personalizzazione dei report, tanti modelli di contratto da associare poi alle categorie contratto. Il collegamento viene effettuato attraverso l'uso del campo Alfa.

Se nel campo alfa della categoria associata è stato inserito un valore, questo viene riportato nel contratto e consente di selezionare automaticamente un modello di stampa diverso (se ovviamente preventivamente creato), identificato attraverso quanto scritto nel campo Alfa

 

Questo elenco comandi, visibile sia in modalità scheda contratto che in modalità elenco, consente di selezionare od operare velocemente su:

• Generare fattura o pro forma: consente, in base ai parametri impostati nella sezione economica, di generare una fattura  o una pro-forma
• Pro-forma: consente di visualizzare un'eventuale pro-forma attiva sul contratto (il pulsante non è visibile se non c'è nessuna pro-forma attiva)
• Rinnovo: consente di aggiornare le date di prossima fatturazione, senza che venga generata nessuna fattura o pro-forma
• Annullo rinnovo: annulla il rinnovo delle date di prossima fatturazione
• Moduli interventi: mostra eventuali documenti di riparazione/interventi attivi sul contratto
• Movimenti: apre l'elenco dei movimenti di magazzino con il filtro sul contratto 
• Statistica: consente di visualzzare le statistiche di movimentazione e vendita sul contratto

 

 

Prosegui con:

• Per iniziare
• Scheda contratto
• Fatturazione singolo contratto
• Fatturazione delle manutenzioni e assistenza
• Elenchi contratti
• Movimenti sui contratti
• Documenti allegati
• Attività sul contratto
• Aggiornamento massivo e veloci opzioni a valore dinamico