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Archiviazione ottica e protocollo

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L'archiviazione ottica consente la conservazione dei documenti in formato digitale per una successiva ricerca e visualizzazione. Non ci sono limiti alla tipologia di documenti che possono essere conservati.

Questa funzione si presta agevolmente per la gestione del Protocollo in azienda. Qualsiasi tipo di documento che si ritiene degno di essere conservato ed archiviato viene gestito dall'archiviazione ottica.

Un comodo pannello di ricerca consente poi di effettuare ricerche generiche e specifiche di qualsiasi documento conservato.

La funzionalità di archiviazione ottica, nel gestionale Facile Manager, può avvenire in due modalità:

  • Diretta: aprendo l'archiviazione ottica dal menu Archidoc
  • Indiretta: allegando ai Soggetti, alla Prima nota, ai Documenti, ecc..., nelle rispettive sezioni allegati tutti i documenti che si intende legare all'oggetto che si sta inserendo e/o modificando

L'archiviazione ottica in Facile Manager gestisce anche i files xml della fattura elettronica.

archidoc dettaglio

Alcune funzionalità della gestione di archiviazione ottica sono definite in Impostazioni archivio >> Archidoc.

Archiviazione ottica: per iniziare

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L'archiviazione ottica consente la conservazione in formato digitale praticamente di ogni tipo di documento e  successivamente una facile ricerca naviganto fra le categorie e tipologie utilizzate per l'archiviazione.

L'archiviazione è possibile sia allegando file già disponibili perchè ricevuti per posta elettronica o scaricati da internet oppure scansionati da documenti cartacei.

Una buona archivazione richiede una adeguata catalogazione attraverso l'uso di:

Le categorie e le tipologie sono due metodi di classificazione che agevoleranno la definizione dei crititeri di ricerca.

Inoltre con l'adozione della fattura elettronica a partire dal 1° gennaio 2019 al posta della tradizionale fattura cartacea, il modulo archidoc si è arrichito con il Registro delle fatture elettroniche: un utile strumento che in unico punto, consente di:

  • Firmare le fatture da inviare agli enti pubblici
  • Inviare massivamente le fatture
  • Controllare gli esiti  delle fatture inviate
  • Importare le fatture di acquisto ricevute

Archiviazione ottica

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