L'archiviazione ottica o digitale dei documenti consiste nell'archiviare una fattura, una ricevuta, una lettera, ecc..., in formato digitale consentendo successivamente la visualizzazione e consultazione recuperando direttamente il file desiderato ed evitando di dover ricercare e recuperare la copia cartacea.

Durante la normale gestione dell'azienda capita sempre più spesso di ricevere questi documenti già in formato digitale, per cui l'archiviazione, attraverso la Gestione documenti Archidoc, è semplice e veloce.

Nel caso invece che non si disponga di una copia digitale dei documenti, occorre procedere alla scansione e produrre un unico file da un insieme di documenti o fogli. Per poter fare questo il gestionale Facile Manager, nel menu Archidoc, mette a disposizione la procedura di Scansione documenti.

La scansione documenti, dispone di un numero di funzioni in grado non solo di digitalizzare i documenti cartacei in formato digitale ma anche di effettuare un certo numero di operazioni tra  le quali: eliminare pagine, riordinare le pagine, duplicare, ecc..., 

La maschera di scansione documenti si presenta divisa in tre aree principali: 

• In alto la barra comandi principale
• A destra pulsanti con funzioni da applicare ai documenti scansionati e presenti nell'area di lavoro
• L'area di lavoro dove vengono, via via, presentati i documenti scansionati

In alto è presente la barra comandi principale:

che rende possibili le seguenti operazioni:

•  Avvia la scansione immediata secondo le ultime impostazioni utilizzate
  
  

• Scansione: procede alla scansione mostrando i profili di scansione esistenti
•  Mostra il numero di allegati presenti nell'area di lavoro

• Profili: consente di definire diversi profili di scansioni: bianco e nero, colore, toni di grigio, diverse risoluzione e diversi gradi di liminosità
• esporta immagini: nel caso siano state scansionate immagini, consente di esportare le immagini in cartelle del proprio computer
• esporta pdf: consente di creare un unico file pdf dei documenti scansionati e salvare in una cartella del proprio computer
• ocr: consente di rendere ricercabile il testo all'interno di un pdf risultante dalla scansione
• riordina: consente il riordinamento dei documenti presenti nell'area di scansione

Per conoscere le funzioni della barra laterale a sinistra  dell'area di lavoro, portare il mouse su ogni icona e leggerne la funzionalità disponibile.