Gestionale Facile Manager: dettaglio principali caratteristiche archiviazione documenti
Archiviazione ottica documenti
Il modulo di Archiviazione ottica documenti (archidoc) è il fulcro della conservazione del documenti e degli allegati di tutte le operazioni di Facile Manager:
- la ricevuta di una quietanza di pagamento,
- la scansione delle fatture di acquisto,
- la copia di un contratto
L'archiviazione dei documenti può avvenire sia allegando o importando il file già disponibile, sul proprio pc o ricevuto tramite posta elettronica, oppure effettuando la scansione in pdf.
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Archiviazione ottica documenti (archidoc)
Archidoc consente di archiviare e gestire tutta la documentazione della propria azienda importando ed allegando file di ogni tipo (la visualizzazione e la modifica è possibile se sul pc è disponibile il relativo programma che lo gestisce: ad esempio è possibile archiviare un preventivo scritto in word, ma per visualizzarlo e modificarlo occorre che sia installato il software Word.
L'archivizione dei documenti è organizzata in categorie e tipologie dei documenti con la posibilità di aggiungere una descrizione sintetica e delle note aggiuntive. Grazie a questa organizzazione è possibile catalogare i documenti secondo le proprie necessità e poi successivamente fare delle ricerche filtrando e cercando attraverso vari parametri.
Esempio: allegare una fattura in pdf alla registrazione della fattura
Per esempio, allegare il file della fattura elettronica, firmata e con bollo virtuale, come prevede la lagge, e successivamente ricercarla e visualizzarla.
Esempio: allegare una copia pdf della ricevuta di un pagamento alla registrazione in prima nota
Un altro esempio: allegare ad un'operazione di incasso di una fattura la scansione della quietanza di pagamento